Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn có thể được khởi tạo từ máy tính tiền (đối với các trường hợp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên) hoặc cấp lẻ theo từng lần phát sinh. Dưới đây hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết nhất.
1. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
– Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản scan hoặc bản mềm để nộp qua mạng).
- Mã số thuế (MST) của hộ kinh doanh (bắt buộc).
- Thông tin chủ hộ kinh doanh: họ tên, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú/tạm trú, số điện thoại liên hệ, email.
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có, để tích hợp thanh toán và kê khai thuế).
- Hợp đồng/đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp hóa đơn điện tử máy tính tiền.
– Hạ tầng kỹ thuật:
- Máy tính/điện thoại kết nối internet để lập và phát hành hóa đơn.
- Chữ ký số (USB Token hoặc sim ký số) để ký điện tử trên hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế.
- Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc giải pháp tích hợp với phần mềm bán hàng để phát hành và quản lý hóa đơn.
2. Quy trình thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
2.1. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương thức kê khai
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh có thể thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn
Thực hiện đăng ký trên trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
- Bước 1: Đăng nhập trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Chọn ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu rồi bấm gửi.
*Lưu ý: Đối với trường hợp hộ kinh doanh đăng ký trực tiếp qua Cổng TTĐT CQT sẽ được nhận thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký.
Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại
Đối với hộ kinh doanh đã sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì thực hiện đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025 NĐ-CP.
*Lưu ý:
– Cổng TTĐT CQT gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định khi tờ khai được chấp nhận hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.
Đối với cả hai trường hợp, trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ:
- Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký.
- Phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống.
Sau khi được chấp nhận, hộ kinh doanh tiến hành cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử, ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp (nếu dùng dịch vụ bên ngoài) và phát hành hóa đơn theo quy định.
2.2. Đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh nộp thuế theo phương thức khoán
Đối với các hộ khoán việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào địa điểm hoạt động kinh doanh của hộ khoán. Cụ thể:
- Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.
- Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.
3. Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử MTT hộ kinh doanh không thể bỏ qua
Theo Nghị quyết 68-NQ/TW ngày 04/5/2025 về phát triển kinh tế tư nhân, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển từ thuế khoán sang kê khai, đồng nghĩa phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng.
Hộ kinh doanh cần phân biệt:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (cơ quan thuế cấp mã xác thực từng hóa đơn, phù hợp hộ kinh doanh nhỏ, ít xuất hóa đơn).
- Hóa đơn không có mã (doanh nghiệp lớn, phát hành số lượng nhiều, phải đáp ứng điều kiện riêng).
Với hộ kinh doanh nhỏ/lẻ, nên chọn giải pháp All in One trọn gói tích hợp bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai thuế như MISA eShop. Như vậy, khi bán hàng, hệ thống tự động sinh hóa đơn, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian.
Các trường hợp bị từ chối hồ sơ đăng ký
Cơ quan thuế sẽ không chấp nhận hồ sơ đăng ký nếu bạn gặp một trong các lỗi sau:
– Sai thông tin trong tờ khai (sai mã số thuế, địa chỉ, tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh…).
– Không đính kèm chữ ký số hợp lệ hoặc chữ ký không trùng với người đại diện theo pháp luật.
– Hồ sơ được gửi từ email không đăng ký với cơ quan thuế.
– Sử dụng mẫu tờ khai cũ không đúng theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Hệ thống của bạn không đảm bảo khả năng kết nối, truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế (nếu đăng ký phát hành qua máy tính tiền có kết nối).
Nếu rơi vào một trong những trường hợp trên, bạn sẽ nhận được thông báo từ Tổng cục Thuế và điều chỉnh, nộp lại hồ sơ.
4. Những vướng mắc thường gặp của hộ kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
4.1. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không? \
Căn cứ tại Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử như sau:
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.
Như vậy:
– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức;
– Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
4.2. Khách yêu cầu hóa đơn, hộ khoán nên xử lý như thế nào?
Hộ đang nộp thuế theo phương pháp khoán nên nếu xuất xuất hóa đơn thì sẽ phải nộp thêm phần thuế ngoài khoán, cụ thể là thuế GTGT và TNCN với tổng tỷ lệ 4,5% trên doanh thu ghi trên hóa đơn. Tuy nhiên, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như doanh nghiệp.
Nếu hộ thường xuyên có nhu cầu xuất hóa đơn, phát sinh đầu vào chịu thuế GTGT (8%), thì nên cân nhắc chuyển đổi lên doanh nghiệp để được áp dụng phương pháp khấu trừ, có thể chuyển lỗ trong 5 năm và quản lý thuế minh bạch hơn.
4.3. Hộ kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe với doanh thu > 1 tỷ đồng/năm có bắt buộc phải kê khai thuế?
Kể từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong một số ngành nghề cụ thể như ăn uống, bán lẻ… sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền. Đồng thời, cách xác định doanh thu tính thuế cũng sẽ có điều chỉnh, không giống hoàn toàn cách tính cũ của thuế khoán.
4.4. Người tiêu dùng không cung cấp thông tin cá nhân thì thông tin người mua hàng trên hóa đơn nên để như thế nào?
Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
…
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
…
Căn cứ quy định nêu trên, nội dung “tên, địa chỉ, MST, mã số định danh cá nhân/SĐT của người mua” được lập nếu người mua yêu cầu.
Trường hợp người mua không yêu cầu thì trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không cần thể hiện thông tin người mua.
Trong quá trình triển khai chính sách mới về hóa đơn điện tử và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, nhiều cá nhân, hộ cá thể vẫn còn không ít băn khoăn, đặc biệt là khi chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai.
Anh/Chị có thể theo dõi chi tiết Tổng hợp câu hỏi thường gặp về HĐĐT máy tính tiền cho hộ kinh doanh
Phần 1: Hỏi – Đáp làm rõ các quy định mới về HĐĐT MTT cho hộ kinh doanh
Phần 2: Hỏi – Đáp về HĐĐT MTT cho hộ kinh doanh ngành F&B
Phần 3: Hỏi – Đáp về HĐĐT MTT cho hộ kinh doanh ngành Bán lẻ
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ quy trình sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi làm việc với cơ quan thuế. Anh/chị có thể tham khảo thêm các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo việc quản lý hóa đơn diễn ra nhanh chóng, đúng quy định.
