Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không? Nếu không có hóa đơn đầu vào có bắt buộc xuất hóa đơn khi bán ra không? Bài viết dưới đây MISA eShop sẽ cung cấp đầy đủ thông tin mới nhất về hóa đơn đầu vào HKD, giúp bạn hiểu rõ quy định mới, tránh rủi ro, và nắm vững quy trình quản lý chứng từ chuyên nghiệp để tuân thủ quy định.

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Các thông tin về hóa đơn đầu vào HKD

1.1 Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán hàng, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp dịch vụ xuất cho hộ kinh doanh khi có giao dịch phát sinh. Đây là căn cứ chứng minh hàng hóa có nguồn gốc hợp pháp và được sử dụng để hạch toán chi phí.

Ví dụ: Hộ kinh doanh tạp hóa nhập lô hàng từ công ty phân phối → hóa đơn VAT mà công ty xuất chính là hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh.

1.2. Các loại hóa đơn đầu vào phổ biến

Hộ kinh doanh thường nhận các loại hóa đơn đầu vào đa dạng, tùy thuộc vào đối tác giao dịch. Việc nhận đúng loại hóa đơn giúp bạn dễ dàng hạch toán và chứng minh chi phí:

• Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT): Thường do các doanh nghiệp, tổ chức lớn phát hành khi bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là loại hóa đơn quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Hóa đơn Bán hàng: Do các hộ kinh doanh khác, cá nhân kinh doanh hoặc các tổ chức nộp thuế theo phương pháp trực tiếp phát hành.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử này đang dần phổ biến. HKD sẽ nhận được khi mua các dịch vụ phục vụ kinh doanh như ăn uống, khách sạn, hoặc mua hàng tại các cửa hàng bán lẻ có sử dụng hệ thống HĐĐT MTT
• Chứng từ thay thế (Phiếu thu/Phiếu mua hàng): Được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt, chủ yếu là khi HKD mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản từ các cá nhân, hộ kinh doanh quy mô nhỏ lẻ, không có nghĩa vụ xuất hóa đơn.

Hóa đơn đầu vào ngày càng nhiều, lưu trữ thủ công dễ thất lạc, đối chiếu mất thời gian? MISA eShop giúp hộ kinh doanh quản lý hóa đơn điện tử tập trung, đồng bộ với hoạt động bán hàng, tra cứu nhanh và sẵn sàng khi cần đối soát hoặc kê khai thuế.

Đăng ký nhận miễn phí phần mềm

1.3. Tầm quan trọng của Hóa đơn Đầu vào

Hóa đơn đầu vào không chỉ là một tờ giấy mà là nền tảng cho sự minh bạch tài chính của HKD:

• Hợp pháp hóa chi phí: Giúp HKD có căn cứ vững chắc để chứng minh chi phí đầu vào là hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, hộ kinh doanh có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực về nguồn gốc, xuất xứ. Hóa đơn đầu vào chính là căn cứ xác thực nhất để thực hiện trách nhiệm này.
• Quản lý nhập – xuất hàng hóa hiệu quả, kiểm soát chi phí: Giúp HKD kiểm soát số lượng, giá cả hàng nhập một cách minh bạch, định giá sản phẩm chính xác hơn.
• Hạn chế rủi ro: Giúp HKD tránh bị quy là mua bán hàng không rõ nguồn gốc, vốn là lỗi dễ bị phạt khi có đợt kiểm tra thị trường.

1.4. So sánh Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

So sánh hóa đơn đầu vào và đầu ra

2. Hộ kinh doanh có bắt buộc lưu giữ hóa đơn đầu vào không?

Kể từ ngày 01/01/2026, 100% hộ kinh doanh trên toàn quốc sẽ chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, xóa bỏ hình thức thuế khoán. Theo đó, tất cả các HKD (không phân biệt quy mô) đều phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Thông tư số 152/2025/TT-BTC.

Điều này có nghĩa là, việc lấy và lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầu vào trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh để:

• Cơ sở để Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.
• Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa với cơ quan quản lý thị trường.

Hệ quả nếu thiếu hóa đơn đầu vào:

• Phần chi phí tương ứng sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ.
• Dẫn đến thu nhập tính thuế bị đẩy lên cao, làm tăng số thuế TNCN phải nộp.
• Có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ và kế toán.

>>> Đăng ký trải nghiệm miễn phí MISA eShop – giải pháp giúp hộ kinh doanh quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

3. Mối liên hệ giữa hóa đơn đầu vào và nghĩa vụ thuế

3.1. Hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế GTGT không?

Câu trả lời là KHÔNG. Hộ kinh doanh không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Do đó, dù HKD có đầy đủ hóa đơn đầu vào ghi rõ thuế suất GTGT, Hộ kinh doanh không có quyền khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào, phần thuế GTGT đầu vào này sẽ được tính vào chi phí giá vốn hàng bán của bạn.

3.2. Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào, có xuất hóa đơn khi bán ra không?

Căn cứ khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về nghĩa vụ lập hóa đơn như sau:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đồng thời tại điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định như sau:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để
giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để
khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng,
trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa
luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình
thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn
theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung
theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử
phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12
Nghị định này.

Theo đó, quy định pháp luật không đặt điều kiện có hay không hóa đơn đầu vào để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra. Nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra là bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào chứng từ đầu vào.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc lập hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán, trong trường hợp người mua yêu cầu thì cũng phải xuất hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Tóm lại: Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào vẫn có nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán ra.

>>Hóa đơn đầu vào có ảnh hưởng đến thuế hộ kinh doanh không?

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào ảnh hưởng TRỰC TIẾP đến số tiền thuế phải nộp, đặc biệt với hộ có doanh thu lớn.

Đối với HKD nhóm 1 (>1 tỷ) thuộc đối tượng không phải nộp thuế, do đó hóa đơn đầu vào ít ảnh hưởng, nhưng vẫn cần lưu trữ để minh bạch nguồn gốc hàng hóa.

Đối với các HKD nhóm 2,3,4 ( từ 1 tỷ trở lên) tính thuế trên thu nhập tính thuế thì hóa đơn đầu vào là yếu tố bắt buộc để được trừ chi phí.

Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các khoản chi phí chỉ được tính là chi phí được trừ khi đáp ứng đủ 3 điều kiện:

1. Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ, pháp luật về kế toán
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên theo pháp luật về thuế GTGT

Như vậy, từ 2026, tùy nhóm doanh thu mà hóa đơn đầu vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp và công tác lưu trữ chứng từ phục vụ kiểm tra, minh bạch hóa nguồn hàng. Đây là điểm thay đổi quan trọng mà mọi hộ kinh doanh cần nắm rõ để tránh bị nộp thuế “oan”.

Xem thêm: 6 thay đổi về thuế 2025 hộ kinh doanh đặc biệt lưu ý

4. Rủi ro khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Từ ngày 1.7.2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, các hộ và cá nhân kinh doanh trong một số lĩnh vực như bán lẻ hàng hóa, dịch vụ ăn uống… có doanh thu từ 1 tỉ đồng/năm trở lên sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, khởi tạo từ máy tính tiền.

Từ 01/01/2026, tất cả hộ kinh doanh trên cả nước bắt buộc chuyển sang kê khai thuế. Tuy nhiên, điều này tạo ra một vấn đề đó là nhiều hộ kinh doanh hiện vẫn còn lượng lớn hàng tồn kho được mua từ trước (ví dụ: mua từ các hộ khoán cũ) mà không có bất kỳ hóa đơn nào. Khi HKD chuyển sang sử dụng HĐĐT, số hàng tồn này sẽ trở thành điểm yếu pháp lý nếu không được xử lý hợp lệ.

Việc thiếu hóa đơn đầu vào hợp lệ không chỉ gây ra rủi ro mất chi phí mà còn ảnh hưởng đến tính pháp lý của toàn bộ hoạt động kinh doanh:

Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 16, Điều 17) và Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu không chứng minh được tính hợp pháp của hàng hóa đầu vào, hộ kinh doanh có thể:

• Mất quyền ghi nhận chi phí hợp lệ, tăng thu nhập chịu thuế 
• Bị truy thu thuế, tính tiền phạt và chậm nộp
• Bị xử phạt hành chính do vi phạm về hóa đơn, chứng từ
• Trong một số trường hợp, bị chuyển hồ sơ kiểm tra, thanh tra thuế.

>> Xem thêm video cách xử lý hàng tốn kho không có hóa đơn đầu vào

Xem thêm: Bỏ thuế khoán hộ kinh doanh: Những điều cần biết và giải pháp cho chủ hộ kinh doanh

5. Giải pháp xử lý khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào?

Để hạn chế rủi ro thuế khi bán hàng tồn không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh có thể chủ động áp dụng một số biện pháp sau:

5.1. Lập bảng kê 02/TNDN theo thông tư 20/2026/TT-BTC

Hộ kinh doanh cần lập Bảng kê theo Mẫu số 02/TNDN (ban hành kèm theo Theo thông tư 20/2026/TT-BTC). Mục đích của mẫu bảng kê này là để chuyển đổi giao dịch mua hàng không có hóa đơn thành chứng từ hợp lệ, làm căn cứ chứng minh chi phí đầu vào.

Đây là giải pháp phổ biến và được chấp nhận rộng rãi, áp dụng khi hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân trực tiếp sản xuất, hộ gia đình không kinh doanh (ví dụ: mua nông sản, phế liệu, v.v.).

Lưu ý: 

• Bảng kê cần kèm thông tin cá nhân người bán, số tiền và chữ ký xác nhận.
• Bảng kê này cần được lưu giữ cùng với các chứng từ liên quan khác (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán).

Xem thêm video chia sẻ của Bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội tư vấn Thuế Việt Nam trả lời tại Hội thảo “Quy định về chế độ hóa đơn điện tử với hộ và cá nhân kinh doanh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP” được Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA) phối hợp cùng Công ty Cổ phần MISA tổ chức

5.2. Xuất hóa đơn và kê khai đầy đủ khi bán hàng

Ngay cả khi hóa đơn đầu vào có hay không, hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn điện tử đầu ra, kê khai thuế GTGT và thuế TNCN theo đúng quy định. Nếu có giải trình và bảng kê hợp lệ, cơ quan thuế có thể chấp nhận phần chi phí tương ứng.

Hộ kinh doanh có thể chủ động liên hệ cán bộ thuế quản lý trực tiếp địa bàn để được tư vấn chính xác về các thủ tục, mẫu biểu. Đồng thời có thể sử dụng ứng dụng eTax Mobile hoặc tổng đài hỗ trợ của cơ quan Thuế để được hỗ trợ giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng.

6. Hỏi – đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn đầu vào HKD

6.1. Hộ kinh doanh nhóm 2 có doanh thu từ 1 tỷ – 3 tỷ/năm có cần lấy hóa đơn đầu vào không?

Trả lời: CÓ, RẤT CẦN THIẾT. Dù về mặt tính thuế, hóa đơn đầu vào không làm thay đổi số thuế phải nộp (vì thuế tính trên doanh thu), nhưng từ 2026, mọi HKD đều phải có sổ sách kế toán. Hóa đơn đầu vào là chứng từ gốc bắt buộc để ghi sổ, đồng thời để chứng minh nguồn gốc hàng hóa với cơ quan quản lý thị trường.

6.2. Mua hàng trên các sàn TMĐT (Shopee, Lazada…) có lấy được hóa đơn đầu vào không?

Trả lời: CÓ. Khi mua hàng từ các gian hàng chính hãng (Mall) hoặc nhà bán là công ty, họ có nghĩa vụ phải xuất hóa đơn GTGT. Anh/chị nên chủ động yêu cầu xuất hóa đơn trong quá trình đặt hàng hoặc nhắn tin cho shop.

6.3. Các chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, internet có cần lấy hóa đơn không?

Trả lời: CÓ, BẮT BUỘC PHẢI LẤY ĐẦY ĐỦ. Để được ghi nhận là chi phí hợp lệ, anh/chị phải có hóa đơn hợp pháp từ bên cho thuê và các nhà cung cấp dịch vụ. Trường hợp chủ nhà là cá nhân, anh/chị cần yêu cầu họ liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn lẻ.

6.4. Lỡ làm mất hóa đơn đầu vào thì phải xử lý thế nào?

Trả lời:

• Đối với hóa đơn điện tử: Anh/chị chỉ cần liên hệ bên bán và yêu cầu họ gửi lại file gốc (file XML).
• Đối với hóa đơn giấy (hiếm gặp): Anh/chị cần lập biên bản ghi nhận sự việc và liên hệ bên bán để họ sao chụp lại liên lưu, đóng dấu xác nhận và cung cấp cho mình.

Như vậy, trên đây là các thông tin về hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh. MISA eShop hy vọng các hộ kinh doanh có thể nắm rõ các thông tin để thực hiện đúng quy định pháp luật về xuất hóa đơn, đặc biệt trong giai đoạn chính phủ đang đẩy mạnh việc chuyển đổi từ hộ khoán lên kê khai. Để cập nhật các kiến thức mới nhất về thuế, đọc ngay “KHO TRI THỨC – KHAI THUẾ DỄ DÀNG, BÁN HÀNG AN TÂM“. 

MISA eShop giúp hộ kinh doanh và cửa hàng phát hành hóa đơn đầu ra nhanh chóng ngay trong quy trình bán hàng, đồng thời đảm bảo dữ liệu được quản lý đồng bộ và tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử. Nhờ tích hợp sẵn với hệ sinh thái của MISA, việc xuất hóa đơn trở nên đơn giản, chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian cho người bán.

Những ưu điểm nổi bật của tính năng xuất hóa đơn đầu ra trên MISA eShop:

• Kết nối trực tiếp với hóa đơn điện tử MISA meInvoice: Cho phép lập và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm bán hàng, dù sử dụng máy tính tiền hay thiết bị di động, không cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ.
• Tự động gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có thể truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan Thuế theo đúng quy định hiện hành, giúp hộ kinh doanh giảm bớt các thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
• Đồng bộ dữ liệu bán hàng theo thời gian thực: Thông tin từ đơn bán được tự động chuyển sang hóa đơn điện tử mà không cần nhập lại, đảm bảo tính chính xác và rút ngắn thời gian xử lý.
• Linh hoạt trong việc phát hành và gửi hóa đơn: Ngoài việc in hóa đơn bán hàng ngay tại quầy, phần mềm còn hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử qua Email, Zalo hoặc SMS để khách hàng dễ dàng nhận và lưu trữ.
• Đáp ứng đa dạng nhu cầu xuất hóa đơn: Hỗ trợ xuất hóa đơn cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời tích hợp tính năng ký số từ xa, giúp phát hành hóa đơn thuận tiện ở mọi lúc, mọi nơi.

Dùng thử 3 tháng miễn phí