Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh

Từ ngày 01/7/2025, nhiều chủ hộ kinh doanh sẽ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định mới. Vậy đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì, hồ sơ ra sao, mức đóng bao nhiêu và thực hiện theo quy trình nào? Bài viết dưới đây sẽ cập nhật đầy đủ quy định mới nhất, giúp chủ hộ kinh doanh dễ dàng thực hiện đúng thủ tục và tránh các sai sót khi tham gia BHXH.

1. Thông tin cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh cá thể

Theo điểm b khoản 4 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), chủ hộ kinh doanh tham gia BHXH bắt buộc thực hiện đóng theo quy định sau:

• Hình thức đóng: Nộp trực tiếp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
• Chu kỳ đóng: Có thể lựa chọn đóng hằng tháng, 03 tháng/lần hoặc 06 tháng/lần.
• Thời hạn nộp: Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp sau mỗi kỳ đóng.

Ví dụ: Nếu chủ hộ lựa chọn đóng BHXH theo tháng thì khoản đóng của tháng 4/2026 phải hoàn thành trước hoặc trong ngày 31/5/2026.

2. Đi đăng ký bảo hiểm xã hội cho HKD cần những gì?

Để tham gia BHXH, hộ kinh doanh cần đáp ứng một số điều kiện và chuẩn bị các thông tin sau:

• Có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh phải được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đây là căn cứ để xác định tư cách tham gia BHXH.
• Có người lao động thuộc diện tham gia BHXH: Trường hợp sử dụng lao động, người lao động phải ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên để thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định.
• Có mã số thuế hộ kinh doanh: Mã số thuế là thông tin bắt buộc khi thực hiện thủ tục đăng ký và kê khai tham gia BHXH.
• Có tài khoản giao dịch BHXH điện tử: Hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, bởi phần lớn thủ tục kê khai và nộp hồ sơ hiện nay đều được thực hiện trực tuyến.

3. Cách đăng ký BHXH cho hộ kinh doanh online

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH

Truy cập Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, sau đó nhấn “Đăng ký” để bắt đầu đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh trực tuyến.

Bước 2: Chọn loại tài khoản đăng ký

Tại giao diện đăng ký, chọn “Cơ quan/Tổ chức” là đối tượng đăng ký, sau đó bấm “Tiếp theo” để chuyển sang bước khai báo thông tin.

Bước 3: Khai báo thông tin đăng ký

Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của hệ thống khi tiến hành đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh, bao gồm:

• Cơ quan BHXH: Chọn cơ quan BHXH tỉnh/thành phố đang quản lý hộ kinh doanh.
• Tên tổ chức: Ghi đúng tên hộ kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Mã số thuế: Nhập số Căn cước công dân (CCCD).
• Mã đơn vị BHXH: Điền mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp.
• Địa chỉ liên hệ: Khai báo địa chỉ theo giấy đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ nhận kết quả qua bưu điện.
• Thông tin người liên hệ: Cung cấp đầy đủ họ tên, số điện thoại, địa chỉ và email. Trong đó, email là thông tin bắt buộc để nhận thông báo từ cơ quan BHXH.

Sau khi hoàn tất, tích chọn vào ô “Không sử dụng chứng thư số” nếu đăng ký theo hình thức này.

Bước 4: Xác nhận và gửi yêu cầu đăng ký

Tại mục Đăng ký giao dịch, chọn “Cổng thông tin điện tử của BHXH”, kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai và nhấn “Đăng ký” để gửi hồ sơ.

Bước 5: Xác thực tài khoản

Nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại đã đăng ký để xác nhận và hoàn tất quá trình tạo tài khoản.

Sau khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh thành công, hộ kinh doanh chỉ cần chờ email phản hồi từ cơ quan BHXH về việc chấp thuận sử dụng dịch vụ giao dịch điện tử.

4. Đối tượng, mức đóng và thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh

4.1 Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Theo quy định hiện hành, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh sẽ tham gia BHXH bắt buộc theo lộ trình sau:

– Từ ngày 01/7/2025: Áp dụng đối với chủ hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.

– Từ ngày 01/7/2029: Áp dụng đối với các chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh còn lại chưa thuộc diện tham gia từ ngày 01/7/2025.

Lưu ý: Trước thời điểm 01/7/2029, các chủ hộ kinh doanh chưa thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng có nhu cầu vẫn được lựa chọn tham gia BHXH tự nguyện để tích lũy thời gian đóng và hưởng các chế độ theo quy định.

4.2 Mức đóng bảo hiểm

Căn cứ điểm m khoản 1 Điều 2, điểm a khoản 4 Điều 32 và điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH theo mức quy định. Đồng thời, người lao động làm việc tại hộ kinh doanh theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Mức đóng BHXH của chủ hộ kinh doanh

Chủ hộ kinh doanh đóng 25% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, gồm 22% vào quỹ hưu trí, tử tuất và 3% vào quỹ ốm đau, thai sản. Trường hợp chưa có thẻ BHYT theo nhóm đối tượng khác thì phải đóng thêm 4,5% BHYT, nâng tổng tỷ lệ đóng lên 29,5%.

Tiền lương làm căn cứ đóng do chủ hộ tự lựa chọn nhưng phải nằm trong giới hạn do pháp luật quy định. Từ 01/7/2026, khi mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng, mức đóng được xác định như sau:

• Mức thấp nhất: 632.500 đồng/tháng (chỉ đóng BHXH) hoặc 746.350 đồng/tháng (đóng cả BHXH và BHYT).
• Mức cao nhất: 12.650.000 đồng/tháng nếu lựa chọn mức tiền lương làm căn cứ đóng tối đa.

Mức đóng BHXH đối với người lao động tại hộ kinh doanh

Người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc. Tổng tỷ lệ đóng các khoản BHXH, BHYT và BHTN là 32% quỹ tiền lương tháng, trong đó:

• Người lao động đóng 10,5%, bao gồm:
  • 8% vào quỹ hưu trí, tử tuất;
  • 1% bảo hiểm thất nghiệp;
  • 1,5% bảo hiểm y tế.
• Hộ kinh doanh (người sử dụng lao động) đóng 21,5%, gồm:
  • 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất;
  • 3% vào quỹ ốm đau, thai sản;
  • 0,5% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
  • 1% bảo hiểm thất nghiệp;
  • 3% bảo hiểm y tế.

4.3 Thủ tục đăng ký BHXH

>>> Quy trình đăng ký

Để đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh lần đầu, hộ kinh doanh có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước tiên, chủ hộ kinh doanh và người lao động (nếu có) cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu theo đúng quy định, bao gồm các biểu mẫu và giấy tờ cần thiết đã nêu ở mục trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, hộ kinh doanh nộp tại cơ quan BHXH nơi đặt địa điểm kinh doanh bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH;
• Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ trực tuyến trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (trường hợp phần mềm hỗ trợ đăng ký lần đầu và hộ kinh doanh có chữ ký số để ký xác nhận hồ sơ).

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết

Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xử lý hồ sơ và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia theo quy định.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính (VNPost) theo địa chỉ mà hộ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan BHXH.

5. Trường hợp chủ hộ kinh doanh được miễn tham gia BHXH bắt buộc năm 2026

Căn cứ khoản 2, khoản 3 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và khoản 7 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), một số chủ hộ kinh doanh không thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc, cụ thể như sau:

• Chủ hộ kinh doanh đã đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp còn thiếu không quá 06 tháng đóng BHXH để đủ điều kiện hưởng lương hưu.
• Chủ hộ kinh doanh đồng thời thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo diện khác thì không phải đóng BHXH theo tư cách chủ hộ kinh doanh mà sẽ tham gia theo đối tượng tương ứng, bao gồm:
  • Cán bộ, công chức, viên chức.
  • Công nhân quốc phòng, công nhân công an, viên chức quốc phòng và người làm việc trong tổ chức cơ yếu.
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, chuyên môn kỹ thuật thuộc Công an nhân dân.
  • Hạ sĩ quan, binh sĩ phục vụ có thời hạn trong Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân.
  • Dân quân thường trực.
  • Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước hoặc phần vốn của doanh nghiệp, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, thành viên Ban kiểm soát và các chức danh quản lý khác có hưởng tiền lương.
  • Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, bao gồm hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn.
  • Người làm việc theo hợp đồng lao động không trọn thời gian nhưng có mức tiền lương hằng tháng bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
  • Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn hoặc tổ dân phố.
  • Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước hoặc phần vốn của doanh nghiệp và các chức danh quản lý khác không hưởng tiền lương.
  • Vợ hoặc chồng của thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được cử đi công tác nhiệm kỳ và không hưởng lương từ ngân sách nhà nước nhưng được hưởng chế độ sinh hoạt phí.
  • Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Lưu ý: Nếu thuộc đồng thời nhiều đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, chủ hộ kinh doanh chỉ tham gia theo một đối tượng theo thứ tự ưu tiên được quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội, không phải đóng BHXH trùng ở nhiều nhóm đối tượng.

6. Một số lưu ý khi đăng ký BHXH cho hộ kinh doanh

Để quá trình đăng ký và tham gia BHXH diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh nên lưu ý một số vấn đề sau:

Kiểm tra mã số BHXH của người tham gia

Trước khi lập hồ sơ, cần xác minh mã số BHXH của người lao động hoặc chủ hộ kinh doanh (nếu chưa từng tham gia). Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất, vì vậy không nên đăng ký cấp mới khi đã có mã số.

Đảm bảo hợp đồng lao động đúng quy định

Đối với hộ kinh doanh có sử dụng lao động, hợp đồng lao động cần được lập đầy đủ và thể hiện rõ các nội dung như:

• Mức tiền lương;
• Thời giờ làm việc;
• Vị trí hoặc công việc đảm nhiệm.

Đây là cơ sở để xác định nghĩa vụ tham gia BHXH và mức đóng theo quy định.

Tiền lương đóng BHXH phải đúng quy định

Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa phương và phải phù hợp với quy định của pháp luật lao động.

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ sau khi tham gia

Sau khi đăng ký thành công, hộ kinh doanh cần duy trì việc tham gia BHXH đúng quy định, bao gồm:

• Kê khai tăng, giảm lao động khi có thay đổi;
• Đóng BHXH đúng thời hạn;
• Theo dõi và đối chiếu thông tin tham gia định kỳ.

Lưu giữ hồ sơ đầy đủ

Toàn bộ hồ sơ đăng ký, chứng từ đóng BHXH và các tài liệu liên quan cần được bảo quản cẩn thận để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc đối chiếu khi cần thiết.

7. Góc thắc mắc của hộ kinh doanh khi đăng ký BHXH

7.1 Khi nào chủ hộ kinh doanh phải tham gia BHXH bắt buộc?

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, từ ngày 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc theo lộ trình của Chính phủ.

7.2 Đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh mất bao lâu?

Sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, thời gian giải quyết thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu không quá 05 ngày làm việc. Hết thời hạn này, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có) và trả kết quả theo hình thức đã đăng ký.

7.3 Chủ hộ kinh doanh đã nghỉ hưu có phải đóng BHXH không?

Không. Mặc dù chủ hộ kinh doanh là một trong những đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nhưng khoản 7 Điều 2 của Luật này quy định người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hoặc trợ cấp hằng tháng không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

7.4 Không đóng BHXH thì chủ hộ kinh doanh có bị phạt không?

Theo Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc có thể bị xử phạt như sau:

• Phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75 triệu đồng) đối với các hành vi chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng thiếu người thuộc diện tham gia hoặc chiếm dụng tiền đóng BHXH.
• Phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75 triệu đồng) nếu không đóng BHXH bắt buộc cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Phạt từ 50 – 75 triệu đồng đối với hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc khi chưa đủ căn cứ để truy cứu trách nhiệm hình sự.

Việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ theo quy định của pháp luật mà còn giúp chủ hộ và người lao động được bảo đảm các quyền lợi về an sinh lâu dài. Để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh cần nắm rõ đối tượng tham gia, mức đóng, hồ sơ và quy trình thực hiện theo quy định mới nhất.