Khi tìm hiểu hộ kinh doanh mới thành lập cần làm gì, nhiều chủ hộ thường chỉ tập trung vào việc bán hàng mà bỏ qua các nghĩa vụ quan trọng như khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc các điều kiện kinh doanh bắt buộc. Điều này có thể dẫn đến các rủi ro về xử phạt hành chính và phát sinh chi phí không đáng có.
Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, nhiều quy định mới về thuế và hóa đơn sẽ chính thức được áp dụng. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp checklist 9 đầu mục quan trọng giúp hộ kinh doanh mới thành lập tuân thủ đúng quy định và vận hành hiệu quả ngay từ đầu.
1. Kiểm tra thông tin Giấy đăng ký hộ kinh doanh
Giấy đăng ký hộ kinh doanh là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động sau này. Vì vậy, việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các thông tin trên giấy phép cần được thực hiện ngay từ đầu để tránh phát sinh thủ tục điều chỉnh không cần thiết.
Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh
- Địa chỉ địa điểm kinh doanh
- Ngành nghề kinh doanh đã đăng ký
- Họ tên, số CCCD của chủ hộ kinh doanh
- Thông tin liên hệ (nếu có)
Trường hợp phát hiện sai sót trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ tuyệt đối không được tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa trực tiếp trên giấy chứng nhận, mà hãy liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ. Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật nội dung cần sửa đổi và cấp lại giấy chứng nhận trong thời gian khoảng 03 ngày làm việc.
Lưu ý: Không đăng ký kinh doanh có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng theo Điều 62 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
2. Đăng ký mã số thuế (MST) Hộ kinh doanh và cập nhật số định danh cá nhân
Từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân (CCCD) sẽ chính thức được sử dụng thay thế mã số thuế trong giao dịch thuế đối với cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Cục Thuế, số định danh cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế hiện hành.
Dưới đây là một số trường hợp cần cập nhật về việc đăng ký mã số thuế:
- Đối với các hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước đây: Nếu thông tin đăng ký thuế đã đồng bộ với dữ liệu dân cư, cơ quan thuế sẽ tự động chuyển đổi sang số định danh cá nhân. Người nộp thuế không cần thực hiện thêm thủ tục hành chính.
- Trường hợp thông tin chưa đồng bộ: Mã số thuế sẽ được chuyển sang trạng thái chờ cập nhật. Chủ hộ cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất cập nhật, số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế cũ.
- Đối với hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh: Từ ngày 01/07/2025, cơ quan thuế không cấp mã số thuế riêng cho từng địa điểm kinh doanh. Chủ hộ sử dụng một số định danh cá nhân duy nhất để thực hiện nghĩa vụ thuế tại tất cả địa điểm hoạt động.
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh nhanh chóng, chính xác.
Quy trình đăng ký mã số thuế
- Hộ kinh doanh đăng ký trực tuyến hoặc tại cơ quan đăng ký kinh doanh thường được cấp mã số thuế tự động cùng với Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Nếu chưa được cấp mã số thuế, chủ hộ cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
- Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 03 – 05 ngày làm việc.
- Hồ sơ cơ bản gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- CCCD/CMND của chủ hộ.
- Tờ khai mẫu 03-ĐK-TCT theo quy định.
- Danh sách địa điểm kinh doanh trực thuộc (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Các hóa đơn, chứng từ và hồ sơ thuế đã phát hành theo mã số thuế cũ vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng.
- Từ ngày 01/07/2025, người nộp thuế ghi số định danh cá nhân tại chỉ tiêu “Mã số thuế” trên các biểu mẫu, tờ khai và chứng từ thuế theo quy định.
3. Mở tài khoản ngân hàng Hộ kinh doanh & thông báo cho cơ quan thuế
Một trong những sai lầm phổ biến nhất của hộ kinh doanh là sử dụng chung một tài khoản cho cả chi tiêu cá nhân và hoạt động kinh doanh. Điều này khiến chủ hộ khó kiểm soát dòng tiền, xác định lợi nhuận thực tế và chứng minh doanh thu khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Việc mở tài khoản riêng mang lại nhiều lợi ích:
- Minh bạch doanh thu và chi phí
- Thuận tiện khi nộp thuế điện tử
- Dễ dàng thanh toán cho nhà cung cấp
- Hỗ trợ tiếp cận vốn vay ngân hàng
- Chuẩn bị nền tảng cho việc chuyển đổi lên doanh nghiệp sau này
Hồ sơ cần chuẩn bị khi mở tài khoản ngân hàng cho Hộ kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế của chủ hộ.
- CCCD/CMND của người đại diện hộ kinh doanh.
- Hồ sơ đăng ký mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng.
Theo Điều 4 Thông tư 25/2025/TT-NHNN, từ ngày 1/3/2026, tài khoản ngân hàng hộ kinh doanh phải đúng tên đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Các hộ kinh doanh bắt buộc thông báo tài khoản cho cơ quan thuế (Mẫu 01/BK-STK).
Sau khi mở tài khoản, việc theo dõi doanh thu, chi phí và lưu trữ chứng từ là yêu cầu cần thiết để phục vụ công tác thuế và quản lý tài chính. MISA eShop giúp chủ hộ theo dõi doanh thu, đối soát giao dịch tiền mặt và ngân hàng, quản lý dòng tiền tập trung và xuất báo cáo nhanh chóng, từ đó tiết kiệm thời gian quản lý tài chính và chủ động chuẩn bị dữ liệu phục vụ kê khai, quyết toán thuế.
4. Đăng ký và sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ nhằm mục tiêu quản lý thuế mà còn giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, hạn chế thất thoát và dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.
MISA tặng miễn phí Bộ Giải pháp toàn diện Bán hàng – Hóa đơn – Sổ sách – Kê khai thuế đáp ứng biểu mẫu tờ khai thuế mới theo thông tư 50. Phần mềm giúp anh chị tự động lên tờ khai thuế, tự động rà soát đối chiếu dữ liệu trước khi nộp tờ khai để hạn chế tối đa những sai sót và vi phạm.
Anh/Chị có thể trải nghiệm hoàn toàn miễn phí những tính năng hữu ích nhất của phần mềm MISA eShop ngay tại đây:
✅ Miễn phí phần mềm bán hàng và khai thuế trên mobile
✅ 50 hóa đơn điện tử
✅ 50 hóa đơn đầu vào
✅ Đầy đủ sổ sách hộ kinh doanh
✅ Lập và nộp tờ khai doanh thu
Từ ngày 15/05/2026, việc đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh sẽ được bổ sung yêu cầu xác minh danh tính bằng dữ liệu sinh trắc học. Do đó, chủ hộ nên chuẩn bị trước tài khoản và công cụ xác thực trên eTax Mobile để hạn chế gián đoạn khi thực hiện thủ tục.
5. Kê khai thuế ban đầu trước 31/7 với HKD nhóm 1 mới thành lập
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP quy định các hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không vượt quá 1 tỷ đồng/năm phải chủ động thông báo doanh thu với cơ quan thuế. Thời hạn thông báo chậm nhất là ngày 31/01 của năm liền kề sau năm phát sinh doanh thu.
Riêng hộ kinh doanh mới kinh doanh, thành lập hộ kinh doanh trong 6 tháng đầu năm 2026, thì phải thông báo doanh thu 2 lần, như sau:
- Chậm nhất ngày 31/7/2026: thông báo doanh thu thực tế phát sinh từ thời điểm bắt đầu kinh doanh đến hết ngày 30/6/2026.
- Chậm nhất ngày 31/01 của năm tiếp theo, tức ngày 31/1/2027: thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong 06 tháng cuối năm.
Như vậy, nhóm đối tượng cần thực hiện thông báo doanh thu trước ngày 31/7/2026 là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới đi vào hoạt động trong nửa đầu năm 2026 và có doanh thu thực tế từ 1 tỷ đồng trở xuống.
Tuy nhiên, đây là giai đoạn chuyển đổi lớn của chính sách thuế đối với hộ kinh doanh. Theo Nghị quyết số 198/2025/QH15 của Quốc hội, từ ngày 01/01/2026, cơ chế thuế khoán đã được thay thế bằng phương pháp kê khai nhằm tăng tính minh bạch doanh thu và đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử.
Các anh/chị có thể sử dụng Công cụ tính thuế hộ kinh doanh miễn phí của MISA để nhanh chóng xác định số thuế phải nộp và xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu hoạt động.
6. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
Đối tượng áp dụng và mục đích sử dụng sổ
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu S1a-HKD) được sử dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng và không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân.
Sổ được lập nhằm theo dõi doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, làm cơ sở xác định ngưỡng doanh thu để xem xét nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành. Đối với trường hợp thực hiện kê khai doanh thu với cơ quan thuế, sổ này còn hỗ trợ hộ kinh doanh đối chiếu và kiểm tra số liệu khi cần thiết.
Phương pháp ghi sổ
Khi ghi chép vào sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, hộ kinh doanh thực hiện như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng thực hiện việc ghi nhận doanh thu.
- Cột B: Ghi nội dung diễn giải liên quan đến doanh thu bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Có thể ghi theo từng giao dịch phát sinh hoặc tổng hợp theo từng kỳ.
- Cột 1: Ghi số tiền doanh thu tương ứng phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
7. Lắp đặt bảng hiệu đúng quy định pháp luật
Theo quy định hiện hành, bảng hiệu tại địa điểm kinh doanh cần thể hiện đầy đủ các thông tin nhận diện cơ bản, bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh đúng với nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Địa chỉ địa điểm kinh doanh
- Số điện thoại liên hệ
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có)
Về ngôn ngữ trình bày, nội dung trên bảng hiệu phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp sử dụng thêm tiếng nước ngoài, kích thước chữ nước ngoài không được lớn hơn 3/4 kích thước chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới phần tiếng Việt.
Quy định về kích thước bảng hiệu
Tùy theo hình thức thiết kế, bảng hiệu cần đáp ứng các giới hạn kích thước sau:
- Bảng hiệu ngang: Chiều cao không vượt quá 2m và chiều dài không lớn hơn chiều ngang mặt tiền.
- Bảng hiệu dọc: Chiều rộng tối đa 1m, chiều cao tối đa 4m và không được vượt quá chiều cao tầng nhà nơi lắp đặt.
Những vị trí không được phép lắp đặt bảng hiệu
Khi treo bảng hiệu, hộ kinh doanh cần đảm bảo không ảnh hưởng đến an toàn và mỹ quan đô thị. Cụ thể, các hộ kinh doanh không được:
- Che khuất lối thoát hiểm hoặc hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Lấn chiếm vỉa hè, lòng đường.
- Gây cản trở giao thông hoặc ảnh hưởng đến không gian công cộng xung quanh.
8. Xin giấy phép con/Chứng chỉ hành nghề (Nếu thuộc ngành nghề có điều kiện)
Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chủ hộ phải hoàn thành thêm các giấy phép chuyên ngành trước khi chính thức hoạt động.
Ví dụ:
- Dịch vụ ăn uống: Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
- Bán lẻ rượu bia: Giấy phép bán lẻ rượu ((áp dụng từ 01/07/2025).
- Môi giới bất động sản: Chứng chỉ hành nghề.
- Dịch vụ y tế: Giấy phép hành nghề chuyên môn.
Các bước xin giấy phép con thường gặp
- Rà soát ngành nghề kinh doanh để xác định có thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện hay không.
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan quản lý chuyên ngành tương ứng.
- Nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục thẩm định theo quy định; thời gian giải quyết thường dao động từ 05 đến 15 ngày làm việc tùy từng lĩnh vực.
Lưu ý, đa số giấy phép con đều có thời hạn hiệu lực và phải được gia hạn hoặc cấp lại khi hết hạn. Việc kinh doanh khi chưa đáp ứng đủ điều kiện hoặc sử dụng giấy phép hết hiệu lực có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng.
9. Đăng ký Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động và chủ hộ
Theo quy định áp dụng từ năm 2026, chủ hộ kinh doanh và người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Hồ sơ đăng ký thường bao gồm:
- Tờ khai tham gia BHXH của hộ kinh doanh.
- Tờ khai thông tin của người lao động thuộc diện tham gia BHXH.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xử lý trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc. Kết quả được trả theo hình thức trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính theo thông tin đăng ký.
Lưu ý, việc không tham gia hoặc chậm đóng BHXH cho người lao động có thể khiến hộ kinh doanh đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính từ 50-70 triệu đồng.
Như vậy, nội dung trên đã giải đáp được “hộ kinh doanh mới thành lập cần làm gì” để nhanh chóng ổn định hoạt động và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để cập nhật thêm kiến thức về thuế, hóa đơn điện tử, quản lý bán hàng và các chính sách mới nhất, hãy theo dõi chuyên mục chia sẻ từ MISA eShop.
Đăng ký tư vấn 1-1 hoàn toàn miễn phí với chuyên gia MISA eShop tại form bên dưới để quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đúng quy định của pháp luật.
