Mẫu sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD: Mẫu tải, cách ghi sổ, đối tượng sử dụng

Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (tính thuế TNCN dựa trên chênh lệch doanh thu – chi phí), việc sử dụng bộ sổ kế toán gồm Sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD và S2e-HKD là bắt buộc còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế. Thấu hiểu điều đó, MISA đã tổng hợp bài viết này để hướng dẫn anh/chị chi tiết mục đích và cách ghi từng loại sổ một cách chính xác, dễ hiểu nhất.

1. Đối tượng bắt buộc sử dụng bộ sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD

Đây là điểm khác biệt cốt lõi mà anh/chị cần xác định đúng để tránh áp dụng sai quy định.

Bộ 4 sổ kế toán này được áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lựa chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai, cụ thể là:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh Nhóm 2 nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế và hộ, cá nhân kinh doanh Nhóm 3 thì bắt buộc sử dụng bộ sổ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD.

Để dễ phân biệt, anh/chị có thể xem bảng so sánh sau:

2. Mẫu Số S2b – HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ

Đây là sổ tổng hợp đầu vào, ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh của hộ kinh doanh.

2.1. Mục đích sử dụng

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì sổ này có thể mở cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT phải nộp với cơ quan thuế.

2.2. Tải Mẫu Số S2b – HKD theo Thông tư 152

Để thuận tiện cho việc ghi chép và lưu trữ, chủ hộ kinh doanh nên sử dụng các file mẫu chuẩn theo quy định. Dưới đây là Mẫu Số S2b – HKD đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

2.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2b – HKD

Phương pháp ghi số:

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ có thể theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Trên cơ sở doanh thu được xác định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT phải nộp.

3. Mẫu Số S2c – HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí

Đây là cuốn sổ cốt lõi nhất của phương pháp kê khai, giúp xác định lợi nhuận để tính thuế TNCN.

3.1. Mục đích sử dụng

Sổ S2c-HKD dùng để tập hợp và theo dõi chi tiết cả doanh thu và chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Số liệu chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí trên sổ này là cơ sở để xác định thu nhập tính thuế TNCN.

3.2. Mẫu Số S2c – HKD theo Thông tư 152

Dưới đây là Mẫu Số S2c – HKD đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Giúp chủ hộ kinh doanh thuận tiện cho việc ghi chép và lưu trữ.

3.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2c – HKD

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột 1: Ghi số tiền phù hợp với từng nội dung nêu tại cột C.
• Dòng 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Dòng 2: Ghi tổng chi phí hợp lý trên cơ sở các chi phí thực tế phát sinh tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp.

Việc xác định doanh thu, chi phí hợp lý để xác định nghĩa vụ thuế TNCN được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Lưu ý quan trọng: Chỉ các khoản chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định mới được ghi vào sổ này để được trừ khi tính thuế.

4. Mẫu số S2d – HKD: Sổ chỉ tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 

Sổ này giúp anh/chị HKD quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

4.1. Mục đích sử dụng

Sổ S2d-HKD dùng để theo dõi chi tiết tình hình Nhập – Xuất – Tồn của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Thông qua sổ này, anh/chị có thể nắm bắt được lượng hàng tồn kho, giá trị hàng tồn, làm cơ sở để lên kế hoạch nhập hàng và quản lý vốn hiệu quả.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mở sổ này để xác định nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế TNCN thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng số này để đối chiếu số thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế.

4.2. Tải Mẫu Số S2d – HKD theo Thông tư 152

Dưới đây là Mẫu Số S2d – HKD- sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đúng quy định theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

4.3. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2d – HKD

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột D: Đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, đơn giá nhập kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa căn cứ vào chứng từ mua vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo công thức sau:

Đơn giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ)/ (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

• Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
• Cột 3: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
• Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
• Cột 5: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 5 = Cột 1 x Cột 4).
• Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho.
• Cột 7: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tổn kho (Cột 7 = Cột 1 x Cột 6).

5. Mẫu Số S2e – HKD: Sổ Chi Tiết Tiền

Đây là sổ quản lý dòng tiền ra vào của hộ kinh doanh.

5.2. Mục đích sử dụng

Sổ S2e-HKD dùng để theo dõi tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc ghi chép sổ này giúp anh/chị kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tránh thất thoát và nắm rõ tình hình tài chính.

5.3. Mẫu Số S2e – HKD theo Thông tư 152

(Mẫu sổ S2e-HKD theo thông lệ kế toán sẽ có các cột: Ngày tháng ghi sổ, Chứng từ (thu/chi), Diễn giải, Số tiền thu, Số tiền chi, Tồn.)

5.4. Hướng dẫn cách ghi Sổ S2e – HKD

Nguyên tắc ghi sổ:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải mở sổ chi tiết tiền để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi để thanh toán) trong tài khoản của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại các ngân hàng và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo quy định của pháp luật.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể mở sổ này chi tiết theo từng loại tiền (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn).

Đối với tiền gửi không kỳ hạn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể theo dõi riêng số tiền gửi tại từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Phương pháp ghi sổ:

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
• Cột 1, 2: Ghi số tiền thu, chi tiền mặt hoặc số tiền gửi không kỳ hạn gửi
  vào, rút ra.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền mặt thu, chi, tồn quỹ và số tiền gửi không kỳ hạn gửi vào, rút ra, dư cuối kỳ.

6. Tải trọn bộ sổ sách kế toán HKD theo phương pháp kê khai (Excel)

Để giúp anh/chị tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, MISA đã biên soạn sẵn trọn bộ 7 mẫu sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC dưới dạng file Excel. Anh/chị có thể tải về hoàn toàn miễn phí.

➡️ [TẢI NGAY TRỌN BỘ 4 MẪU SỔ KẾ TOÁN KÊ KHAI EXCEL TẠI ĐÂY]

7. Ghi chép sổ sách kế toán HKD: Đâu là giải pháp tiện lợi, hiệu quả.

Việc chuyển đổi sang chế độ kế toán mới theo Thông tư 152 đòi hỏi các chủ hộ kinh doanh phải nắm vững cách sử dụng các mẫu sổ như Sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD và S2e-HKD. Ghi chép đúng và đủ không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để quản trị tài chính, kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận.

Tuy nhiên, việc ghi chép thủ công bằng giấy, Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót nghiêm trọng:

• Rủi ro về dữ liệu: Việc nhập liệu lặp đi lặp lại trên nhiều sổ khác nhau rất dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn hoặc bỏ sót dữ liệu. Một con số sai trên sổ kho có thể kéo theo sai lệch về giá vốn, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.
• Rủi ro về thất thoát: Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực và thiếu tính liên kết khiến việc phát hiện chênh lệch tồn kho hoặc thâm hụt quỹ tiền trở nên rất khó khăn và chậm trễ.
• Rủi ro về pháp lý: Việc tính toán giá vốn xuất kho và xác định chi phí hợp lệ một cách thủ công có thể không tuân thủ chính xác các quy định của pháp luật về thuế, dẫn đến nguy cơ bị truy thu và xử phạt khi thanh tra.
• Lãng phí nguồn lực: Toàn bộ quy trình đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự tập trung cao độ, làm giảm hiệu suất và lấy đi thời gian mà đáng lẽ anh chị nên dành cho việc phát triển kinh doanh.

Để giải quyết triệt để vấn đề này, việc ứng dụng phần mềm quản lý là xu hướng tất yếu.

Giải pháp ghi chép sổ sách bằng phần mềm mang lại những lợi ích vượt trội, giải quyết triệt để các rủi ro của phương pháp thủ công:

✅ Độ chính xác và tin cậy cao: Loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người. Hệ thống được lập trình sẵn các nguyên tắc kế toán và thuế theo đúng Thông tư 152, đảm bảo số liệu luôn chính xác.

✅ Kiểm soát thất thoát theo thời gian thực: Mọi biến động về hàng tồn kho và dòng tiền đều được ghi nhận ngay lập tức, giúp anh chị dễ dàng phát hiện và xử lý các vấn đề bất thường, ngăn chặn gian lận hiệu quả.

✅ Tối ưu hóa thời gian và hiệu suất: Giải phóng đến 90% thời gian so với việc ghi chép thủ công, giúp anh chị tập trung vào các hoạt động chiến lược như marketing, chăm sóc khách hàng và mở rộng kinh doanh.

✅ Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Hệ thống sổ sách, báo cáo và tờ khai luôn được MISA cập nhật tự động theo các quy định mới nhất của cơ quan thuế, giúp anh chị kinh doanh an tâm và bền vững.