Hóa đơn điện tử có in ra giấy được không? Nếu in thì bản in có giá trị gì và cách in hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào cho đúng?. Đây là thắc mắc phổ biến của nhiều anh chị tiểu thương/chủ hộ vì từ khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, nhiều khách hàng vẫn có nhu cầu cầm hóa đơn giấy để lưu giữ hoặc đối chiếu. Bài viết dưới đây, MISA eShop hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ hiểu và áp dụng được ngay kể cả khi anh/chị không rành công nghệ.
1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử thành hóa đơn/chứng từ giấy
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
Theo đó, việc in hóa đơn điện tử ra giấy sẽ được thực hiện khi thuộc một trong các trường hợp sau:
– Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra.
– Theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải luôn đảm bảo sẵn sàng được in ra giấy.
Hóa đơn điện tử sau khi được in ra giấy sẽ chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ chứ không có giá trị thanh toán hay giao dịch, trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn chi tiết cách in hóa đơn điện tử
Để in hóa đơn điện tử, hộ cần có:
– Về phần mềm: phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm bán hàng có kết nối phần mềm phát hành hóa đơn điện tử giúp cửa hàng lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn bằng các phương tiện điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống.
– Thiết bị in: máy in nhiệt/máy in A4, khổ giấy thường dùng.
– Kết nối internet và tài khoản đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Thực tế, việc in hóa đơn ra giấy còn tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng mà cá nhân/hộ kinh doanh đang sử dụng nhưng nhìn chung các bước cơ bản để in thường sẽ gồm:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử
– Truy cập tài khoản (ví dụ đăng nhập vào phần mềm bán hàng hộ kinh doanh MISA eShop hoặc cổng thuế điện tử)
– Xác thực quyền truy cập
Bước 2: Tra cứu hóa đơn cần in
– Tìm kiếm theo: mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành, khách hàng
– Xem chi tiết nội dung hóa đơn
Bước 3: Chọn chức năng “In hóa đơn”
– Tùy chọn in bản thể hiện hoặc tải file PDF trước khi in
– Thiết lập mẫu in (mẫu chuẩn, mẫu tùy chỉnh khổ giấy, logo…)
Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi in
– Kiểm tra dữ liệu: mã số thuế, số tiền, thuế suất, chữ ký số
– Tránh sai sót khi đối chiếu với cơ quan thuế hoặc khách hàng
Bước 5: Thực hiện in hóa đơn
– Chọn máy in và khổ giấy phù hợp
– In bản thể hiện có đầy đủ ký hiệu, mã QR theo chuẩn
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách in hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đã kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
| Bước 1 |
|
| Bước 2 |
|
| Bước 3 |
|
| Bước 4 |
|
| Bước 5 |
|
Đọc thêm: Nếu anh/chị cần tham khảo chi tiết về các mẫu hóa đơn theo quy định mới, hãy xem ngay: Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
3. Một số lỗi thường gặp khi in hóa đơn điện tử và cách khắc phục
3.1. Không in được hóa đơn điện tử
Nguyên nhân thường gặp:
– Máy in chưa kết nối với máy tính hoặc điện thoại.
– Driver máy in chưa cài đặt đúng.
– File hóa đơn ở định dạng không hỗ trợ in trực tiếp (ví dụ: XML chưa chuyển sang PDF).
Cách khắc phục:
– Kiểm tra lại kết nối máy in (USB, mạng LAN, Wi-Fi).
– Cài hoặc cập nhật driver máy in đúng phiên bản.
– Chọn đúng máy in trong phần “Cài đặt in” của phần mềm.
– Nếu là file XML, cần dùng phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử (ví dụ MISA meInvoice, MISA AMIS) để chuyển sang PDF rồi mới in.
3.2. Sai khổ giấy, mất chữ, thiếu mã QR
Nguyên nhân thường gặp:
– Chưa thiết lập khổ giấy in đúng chuẩn (A4, A5 hoặc khổ in nhiệt 80mm).
– Lề in không chuẩn, nội dung bị cắt mất.
Cách khắc phục:
– Vào phần “Thiết lập in” trong phần mềm để chọn đúng khổ giấy.
– Kiểm tra lại lề trái/phải, điều chỉnh khung in.
Với hóa đơn điện tử bắt buộc có mã QR, cần dùng máy in chất lượng tốt, tránh dùng giấy quá mỏng hoặc máy in nhiệt cũ. Một số phần mềm bán hàng như MISA eShop cho phép tùy chỉnh mẫu in để phù hợp với từng loại giấy.
3.3. Không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống
Nguyên nhân thường gặp:
– Nhập sai mã số thuế, số hóa đơn hoặc ngày phát hành khi tra cứu.
– Hóa đơn chưa được ký số/xuất bản chính thức.
– Hóa đơn đã bị hủy nhưng vẫn tìm theo số cũ.
– Lỗi đường truyền hoặc chưa đồng bộ dữ liệu với hệ thống thuế.
Cách khắc phục:
– Kiểm tra lại thông tin tra cứu (số hóa đơn, ký hiệu, ngày).
– Đảm bảo hóa đơn đã được ký số và phát hành thành công.
– Liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhà cung cấp phần mềm để tra soát. Với phần mềm MISA, có thể đồng bộ lại dữ liệu với hệ thống thuế để cập nhật đầy đủ hóa đơn.
Việc in hóa đơn điện tử/chứng từ điện tử thành hóa đơn/chứng từ giấy giúp hộ kinh doanh dễ dàng lưu trữ, đối chiếu và gửi cho khách hàng khi cần. Dù bản in không thay thế giá trị pháp lý của hóa đơn gốc nhưng vẫn là công cụ hỗ trợ quan trọng trong công tác quản lý sổ sách và giao dịch hằng ngày.
Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, anh chị chủ hộ nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử như MISA eShop. Nhờ đó, toàn bộ quy trình từ bán hàng – xuất và in hóa đơn – kê khai thuế đều được xử lý trọn vẹn trên một nền tảng, nhanh chóng, an toàn và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
