Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và nộp thuế theo quy định mới. Tuy nhiên, nhiều hộ còn lúng túng khi phân biệt giữa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán hàng. Bài viết này sẽ giúp anh chị chủ hộ hiểu rõ sự khác biệt, đồng thời giới thiệu các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể để dễ dàng áp dụng đúng quy định.
1. Hóa đơn hộ kinh doanh là gì? Phân biệt hóa đơn điện tử máy tính tiền và hóa đơn bán hàng
Hóa đơn hộ kinh doanh là loại hóa đơn do cá nhân/hộ kinh doanh phát hành khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là chứng từ hợp pháp để ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế và làm căn cứ hạch toán chi phí cho bên mua.
Theo quy định hiện hành:
– Hộ kinh doanh không thuộc đối tượng khấu trừ thuế GTGT nên không được xuất hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng). Xem thêm: Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT không?
– Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn hộ kinh doanh gồm:
– Tên hộ kinh doanh
– Mã số thuế
– Địa chỉ
– Thông tin người mua (nếu có)
– Tên hàng hóa/dịch vụ
– Số lượng
– Đơn giá
– Thành tiền
– Ngày phát hành
Anh chị tiểu thương, chủ hộ có thể hiểu đơn giản, hóa đơn hộ kinh doanh chính là hóa đơn bán hàng điện tử (không phải hóa đơn VAT) được lập theo mẫu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Phân biệt hóa đơn điện tử máy tính tiền và hóa đơn bán hàng
| Hóa đơn điện tử máy tính tiền | Hóa đơn bán hàng | |
| Tiêu chí | Dành cho cá nhân, hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai. | Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. |
| Đối tượng áp dụng |
|
|
| Mẫu hóa đơn | Tuân thủ chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành và được tích hợp ngay trên phần mềm/máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. | Mẫu số 7, ban hành theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. |
| Nội dung hóa đơn |
|
|
| Kê khai hóa đơn |
Chỉ kê khai doanh thu phát sinh (đầu ra) được ghi nhận trên hóa đơn máy tính tiền. Không kê khai đầu vào (không có khấu trừ thuế GTGT). *Dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền được truyền trực tiếp lên cơ quan thuế theo thời gian thực để tính thuế. Hộ kinh doanh không phải tự lập bảng kê chi tiết thủ công như trước. |
Chỉ kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào.
Kê khai chỉ tiêu [23] trên Tờ khai 01/GTGT hoặc không cần kê khai. |
| Hạch toán | Thuế (nếu có) được cộng gộp vào nguyên giá/chi phí. | Thuế trên hóa đơn đầu vào (nếu có) được cộng vào nguyên giá tài sản. |
| Tham khảo mẫu hóa đơn |
|
|
MISA “Tặng miễn phí phần mềm khai thuế cho 2 triệu hộ kinh doanh” đầy đủ tính năng giúp HKD chuyển đổi thuế khoán lên kê khai đáp ứng quy định thuế mới mà không phải lo ngại về chi phí.
✅ Tặng phần mềm khai thuế miễn phí MISA eShop (kèm 5000 hóa đơn, 1 năm chữ ký số, 3 tháng bán hàng và lập tờ khai thuế, sổ sách miễn phí).
✅ Miễn phí tư vấn thuế từ các chuyên gia, đại lý thuế.
✅ Miễn phí hướng dẫn khai thuế (hướng dẫn ĐÚNG – ĐỦ – CẦM TAY CHỈ VIỆC, giúp bà con không sợ làm sai quy định).
Với một ứng dụng duy nhất, HKD có thể vận hành trọn quy trình bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai – nộp thuế – lên sổ sách kế toán, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tối đa rủi ro pháp lý. HKD đăng ký nhận ngay phần mềm miễn phí dưới đây👇
2. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử:
– Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
– Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh.
Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng nếu:
- Không giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.
Thời gian 12 tháng được tính từ 01/07/2022 đối với hộ kinh doanh đang hoạt động trước ngày này, hoặc từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn đối với hộ mới thành lập.
3. Các mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
Các mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể bao gồm nhiều loại phù hợp với từng phương pháp kê khai thuế và ngành nghề.
3.1. Mẫu hóa đơn/biên lai điện tử hộ kinh doanh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Danh sách mẫu hóa đơn/biên lai điện tử hộ kinh doanh được ban hành theo Phụ lục III, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
| STT | Mẫu hóa đơn/biên lai điện tử | Đặc điểm | |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) | Áp dụng cho hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng mẫu số 01. Đây là mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể phổ biến cho các giao dịch cần khấu trừ thuế. | Link tải |
| 2 | Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng | Dùng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế VAT theo hình thức trực tiếp trong các hoạt động như:
|
Link tải |
| 3 | Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho một số đơn vị đặc thù | Áp dụng cho những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng. | Link tải |
| 4 | Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ | Áp dụng cho một số đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ. | Link tải |
| 5 | Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | Link tải | |
| 6 | Hóa đơn bán tài sản công | Áp dụng trong trường hợp bán các tài sản công, tài sản của nhà nước | Link tải |
| 7 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia | Chỉ được sử dụng trong trường hợp bán vật tư, thiết bị, hàng hóa nằm trong danh mục hàng dự trữ quốc gia. | Link tải |
3.2. Mẫu hóa đơn/biên lai điện tử theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC
Danh sách mẫu hóa đơn/biên lại điện tử được ban hành theo Phụ lục I, II, Thông tư số 32/2025/TT-BTC.
| STT | Mẫu hóa đơn/biên lai điện tử | |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế | Link tải |
| 2 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Link tải |
| 3 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Link tải |
| 4 | Hóa đơn thương mại | Link tải |
| 5 | Biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế sử dụng khi thu thuế, phí, lệ phí của cá nhân | Link tải |
| 6 | Biên lai thu phí, lệ phí điện tử | Link tải |
3.3. Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể đặc thù theo lĩnh vực
Dưới đây là một số mẫu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025 được cập nhật theo quy định hiện hành. Hộ kinh doanh có thể tham khảo để lựa chọn mẫu phù hợp hoặc làm cơ sở thiết kế mẫu riêng cho hoạt động của mình.
Mỗi mẫu hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết như: tên hộ kinh doanh, mã số thuế, hàng hóa – dịch vụ bán ra, số tiền thanh toán, chữ ký điện tử… Nhờ vậy, hộ kinh doanh vừa tuân thủ đúng quy định, vừa tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch với khách hàng.
- Mẫu hóa đơn thu tiền điện
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng dùng khi thu tiền điện bao gồm các thông tin cơ bản như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số tiền thanh toán…
- Mẫu hóa đơn thu tiền nước
Tương tự như mẫu hóa đơn tiền điện, mẫu hóa đơn VAT thu tiền nước được MISA thiết kế với các thông tin cần thiết như: thông tin khách hàng, kỳ thanh toán, đồng tiền thanh toán,…
- Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh lĩnh vực dịch vụ vận tải
Khác với những mẫu hóa đơn khác, để đảm bảo tính hợp lệ, hóa đơn điện tử hộ kinh doanh dịch vụ vận tải sẽ có thêm các thông tin khác như tên tàu, Ngày đến/đi, vận đơn, quốc tịch,…
- Mẫu hóa đơn điện tử HKD dịch vụ khách sạn
Mẫu hóa đơn GTGT dịch vụ khách sạn có thêm các thông tin về ngày đến/đi, số phòng, thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Mẫu hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh đại lý vé máy bay
Với lĩnh vực kinh doanh vé máy bay qua đại lý, mẫu hóa đơn điện tử cần thêm các thông tin về tiền vé và tiền phí dịch vụ.
- Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo
Trong lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo, mẫu hóa đơn điện tử gồm các thông tin tương tự như các lĩnh vực thông thường khác. Các thông tin cơ bản cần có gồm: họ và tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán,…
- Mẫu hóa đơn GTGT chung cho nhiều lĩnh vực
Nếu dùng cho cho nhiều lĩnh vực, mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần đảm bảo đủ các thông tin cơ bản như sau:
– Họ tên người mua hàng
– Tên đơn vị
– Mã số thuế
– Địa chỉ
– Hình thức thanh toán
– Số tài khoản
– Đồng tiền thanh toán
– Thông tin hàng hóa, dịch vụ gồm: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
– Thuế suất
Trên đây là một số mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể thường dùng theo quy định hiện hành. Anh chị tiểu thương, chủ hộ có thể tham khảo để lựa chọn mẫu phù hợp hoặc tùy chỉnh linh hoạt trên phần mềm hóa đơn điện tử giúp việc xuất hóa đơn đúng chuẩn, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Và để hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng, thuân lợi cho các hộ HKD chuyển sang hình thức kê khai thuế Công ty Cổ phần MISA triển khai chuỗi hoạt động đồng hành: Chiến dịch 60 ngày cao điểm từng tỉnh/địa phương.
Theo đó, MISA phối hợp cùng ngành Thuế đồng loạt ra quân tại các Cục Thuế tỉnh, thành phố trên toàn quốc, trao tận tay phần mềm miễn phí đến từng hộ kinh doanh, đảm bảo 100% bà con được tiếp cận và sử dụng phần mềm đúng quy định, không phát sinh bất kỳ chi phí ẩn nào.
Tải ngay ứng dụng MISA eShop nhận phần mềm khai thuế miễn phí cho hộ kinh doanh về điện thoại.👇
