Cập nhật quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giao hàng nhiều lần, xuất hóa đơn ban đêm, mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm và cách kiểm soát bằng phần mềm hóa đơn điện tử.
1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Từ ngày 01/7/2026, thời điểm xuất hóa đơn theo quy định mới nhất tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể cho từng loại giao dịch như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu, xây dựng, bất động sản và một số trường hợp đặc thù khác.
1.1. Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất như sau:
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
1.2. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ
Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về thời điểm phải lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ như sau:
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
>>> ĐỪNG BỎ QUA: Nhận miễn phí 5000 hóa đơn điện tử ngay
1.3. Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng hoặc bàn giao theo từng lần
Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn được quy định như sau:
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
1.4. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp cụ thể
Đối với một số lĩnh vực và hoạt động đặc biệt, thời điểm lập hóa đơn được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP như sau:
| STT | Loại hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| 1 | Dịch vụ phát sinh thường xuyên, khối lượng lớn cần đối soát (logistics, điện, viễn thông, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, taxi công nghệ, suất ăn công nghiệp…) | Sau khi các bên hoàn tất đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất đến ngày 07 của tháng kế tiếp hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước | Điểm a khoản 4 |
| 2 | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dịch vụ dữ liệu có đối soát giữa các đơn vị | Khi hoàn thành việc đối soát cước theo hợp đồng, tối đa 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước | Điểm b khoản 4 |
| 3 | Bán thẻ viễn thông trả trước hoặc thu phí hòa mạng (khách không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin) | Được lập 01 hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc theo định kỳ trong tháng | Điểm b khoản 4 |
| 4 | Xây dựng, lắp đặt | Khi công trình, hạng mục hoặc khối lượng công việc được nghiệm thu và bàn giao | Điểm c khoản 4 |
| 5 | Kinh doanh bất động sản, hạ tầng, nhà ở (chưa chuyển quyền sở hữu/quyền sử dụng) | Lập hóa đơn theo từng lần thu tiền hoặc theo tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng | Điểm d.1 khoản 4 |
| 6 | Kinh doanh bất động sản đã bàn giao quyền sở hữu/quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định chung về bán hàng hóa tại khoản 1 Điều 9 | Điểm d.2 khoản 4 |
| 7 | Dịch vụ vận tải hàng không đặt mua qua website hoặc nền tảng TMĐT | Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ khi chứng từ điện tử được phát hành trên hệ thống | Điểm đ khoản 4 |
| 8 | Bán dầu thô, condensate và sản phẩm chế biến từ dầu thô | Khi hai bên xác định được giá bán chính thức | Điểm e khoản 4 |
| 9 | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống | Khi xác định được sản lượng khí giao trong tháng, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế tháng | Điểm e khoản 4 |
| 10 | Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Theo thời điểm đối soát thanh toán theo hợp đồng hoặc quy định của Bộ Công Thương, nhưng chậm nhất vào ngày cuối kỳ kê khai thuế tháng | Điểm g khoản 4 |
| 11 | Bán lẻ xăng, dầu | Lập hóa đơn ngay sau khi hoàn tất từng giao dịch bán hàng | Điểm h khoản 4 |
| 12 | Dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm thực hiện thông qua đại lý | Sau khi hoàn tất đối soát dữ liệu, nhưng không quá ngày 10 của tháng kế tiếp | Điểm i khoản 4 |
| 13 | Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng | Theo thời điểm thu lãi theo hợp đồng; nếu chưa thu được thì lập khi thu được tiền; trường hợp trả trước hạn thì lập khi thu lãi trước hạn | Điểm k khoản 4 |
| 14 | Taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Khi kết thúc chuyến xe | Điểm l khoản 4 |
| 15 | Cơ sở khám, chữa bệnh sử dụng phần mềm quản lý | Khách không yêu cầu hóa đơn: lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày. Khách yêu cầu: lập ngay khi phát sinh. Thanh toán BHXH: lập khi quyết toán | Điểm m khoản 4 |
| 16 | Thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng (ETC) | Theo ngày phương tiện qua trạm hoặc lập định kỳ, chậm nhất vào ngày cuối tháng kèm bảng chi tiết từng lượt | Điểm n khoản 4 |
| 17 | Kinh doanh bảo hiểm (trừ các trường hợp đặc biệt) | Khi doanh thu được ghi nhận theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm | Điểm o khoản 4 |
| 18 | Hợp đồng đồng bảo hiểm | Theo thời điểm nhận phí bảo hiểm; trường hợp thu hộ, chi hộ thực hiện theo nội dung ủy quyền | Điểm o khoản 4 |
| 19 | Bán vé xổ số truyền thống | Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ và chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo | Điểm p khoản 4 |
| 20 | Casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu | Điểm q khoản 4 |
| 21 | Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho cá nhân tiêu dùng (ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, TMĐT, taxi, vé xem phim, trông giữ xe…) có phần mềm quản lý giao dịch | Chuyển dữ liệu giao dịch chi tiết đến cơ quan thuế theo định dạng quy định; người bán chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác và lưu trữ dữ liệu | Điểm r khoản 4 |
1.5. Quy định thời điểm xuất hóa đơn mới nhất vào ban đêm
Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/ND-CP, đối với các giao dịch phát sinh trong khung thời gian từ 22:00 đến 06:00 sáng hôm sau, quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất được xác định theo phương thức vận hành doanh nghiệp.
- Trường hợp sử dụng phần mềm tự động phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát hiện nghĩa vụ theo từng loại giao dịch.
- Trường hợp chưa được áp dụng phần mềm lập trình hóa đơn tự động, hóa đơn phải được lập trình chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi giao dịch phát sinh.
2. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được thực hiện theo Nghị định số 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Tùy vào tính chất hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm, tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể bị áp dụng hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền theo các mức quy định dưới đây.
3. Những câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn
3.1. Có được phép lập hóa đơn điện tử lùi ngày hay không?
Không. Theo quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không được phép lập hóa đơn điện tử lùi ngày so với thời điểm phải xuất hóa đơn. Nếu hóa đơn được lập không đúng thời điểm theo quy định, người bán có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
3.2. Có thể giao hàng trước rồi mới xuất hóa đơn điện tử không?
Không, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc giao hàng hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ nhưng không lập hóa đơn đúng thời điểm được xem là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
4. Đơn giản hóa việc xuất hóa đơn điện tử với MISA eShop tích hợp meInvoice
Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, việc xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng định dạng và hạn chế sai sót là yêu cầu quan trọng đối với cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Thay vì phải thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau, MISA eShop tích hợp meInvoice giúp đồng bộ toàn bộ quy trình từ bán hàng đến phát hành hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng. Mọi dữ liệu bán hàng được kết nối xuyên suốt, giúp người bán tiết kiệm thời gian, giảm nhập liệu thủ công và đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật.
Tính năng nổi bật khi MISA eShop kết nối meInvoice
Xuất hóa đơn điện tử ngay từ giao dịch bán hàng
Sau khi hoàn tất giao dịch trên MISA eShop, người bán có thể khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm mà không cần đăng nhập thêm hệ thống khác. Dữ liệu như thông tin khách hàng, hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế được tự động chuyển sang meInvoice, giúp rút ngắn thời gian lập hóa đơn và hạn chế sai sót khi nhập liệu.
Đồng bộ dữ liệu bán hàng và hóa đơn tự động
Mọi hóa đơn được phát hành đều được liên kết với đơn bán hàng trên MISA eShop. Điều này giúp người dùng dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch, đối chiếu doanh thu và kiểm soát số liệu mà không cần tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.
Hỗ trợ xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định
MISA eShop hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch. Đối với các đơn vị sử dụng quy trình bán hàng liên tục, việc kết nối với meInvoice giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế tình trạng xuất hóa đơn chậm hoặc quên lập hóa đơn – nguyên nhân có thể dẫn đến vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Quản lý tập trung toàn bộ hóa đơn điện tử
Người dùng có thể theo dõi trạng thái của từng hóa đơn như đã phát hành, đã gửi cho khách hàng hay đã được cơ quan thuế tiếp nhận ngay trên hệ thống. Khi cần tra cứu hoặc đối chiếu, chỉ cần tìm kiếm theo mã hóa đơn, số hóa đơn, khách hàng hoặc thời gian phát hành mà không mất nhiều thời gian.
Trên đây là những quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt không đáng có. Nếu còn mất nhiều thời gian trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử, MISA eShop tích hợp meInvoice sẽ giúp bạn xuất hóa đơn nhanh chóng, đúng quy định và quản lý bán hàng hiệu quả trên cùng một nền tảng.
