Mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành theo Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định từ 01/7/2026, sử dụng để thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế trong các trường hợp theo quy định. MISA eShop sẽ cập nhật mẫu mới nhất, hướng dẫn cách lập và những lưu ý quan trọng khi sử dụng.
1. Mục đích và cơ sở pháp lý của mẫu số 04/SS-HĐĐT
Mẫu số 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu dùng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử phát sinh sai sót. Doanh nghiệp, tổ chức và hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện mẫu này trong các trường hợp pháp luật quy định nhằm đảm bảo việc xử lý hóa đơn đúng quy trình.
Mẫu 04/SS-HĐĐT được căn cứ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (thay thế Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
2. Các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, kể từ ngày 01/7/2026, người bán chỉ phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thuộc trường hợp quy định.
Đối với những hóa đơn chỉ sai tên người mua, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các thông tin khác, nhưng không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập hóa đơn điện tử mới.
3. Hướng dẫn lập mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo hóa đơn điện tử lập sai tại MISA eShop
Bước 1: Liên kết MISA eShop với MISA meInvoice để đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống MISA meInvoice bằng tài khoản đang sử dụng.
Bước 3: Tại menu Xử lý hóa đơn, chọn Thông báo sai sót, sau đó tìm và chọn hóa đơn điện tử cần thực hiện thông báo.
Bước 4: Lựa chọn hình thức xử lý phù hợp (Điều chỉnh, Thay thế hoặc Giải trình), đồng thời nhập đầy đủ nội dung sai sót và lý do xử lý theo quy định.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin, thực hiện ký số và nhấn Gửi để chuyển Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
4. Cách tra cứu trạng thái Mẫu 04/SS-HĐĐT sau khi nộp
Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, kỳ hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán và mã captcha => Sau đó nhấn Tìm kiếm.
Bước 3: Kiểm tra kết quả
- Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái sẽ hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn”, đồng nghĩa hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã theo quy định.
- Nếu hệ thống thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, điều này cho thấy không tìm thấy hóa đơn phù hợp với thông tin đã nhập.
- Nếu xuất hiện thông báo “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày… Tình trạng… Cơ quan thuế tiếp nhận”, nghĩa là hóa đơn đã được gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT và cơ quan thuế đã tiếp nhận thông báo sai sót.
5. Tải nhanh mẫu số 04/SS-HĐĐT
Mẫu 04/SS-HĐĐT được ban hành để thông báo với cơ quan thuế khi hóa đơn điện tử đã lập phát sinh sai sót thuộc trường hợp phải xử lý theo quy định.
Tải ngay mẫu để sử dụng
Quản lý và lập hóa đơn điện tử dễ dàng với MISA eShop
Để giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp thực hiện lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử nhanh chóng, MISA eShop tặng phần mềm với nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Chỉ cần kết nối MISA eShop với MISA meInvoice, anh/chị có thể lập, xuất, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử ngay trên cùng một nền tảng. Dữ liệu bán hàng và hóa đơn được đồng bộ tự động, hạn chế nhập liệu nhiều lần, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Ngoài hỗ trợ hóa đơn điện tử, MISA eShop còn giúp anh/chị:
- Quản lý bán hàng, doanh thu, tồn kho và công nợ tập trung.
- Đồng bộ dữ liệu với hóa đơn điện tử và kế toán, hạn chế thao tác thủ công.
- Tra cứu hóa đơn nhanh chóng, lưu trữ an toàn và sẵn sàng xuất trình khi cần.
- Đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử và hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ phát sinh theo quy định mới.
>> Đăng ký ngay để nhận ưu đãi từ MISA eShop và trải nghiệm giải pháp bán hàng kết nối hóa đơn điện tử toàn diện.
Dùng ngay phần mềm xuất hóa đơn miễn phí
6. FQA: Giải đáp thắc mắc về mẫu số 04/SS-HĐĐT
6.1 Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào?
Theo Công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 02/08/2023 của Cục Thuế Bình Phước, thời hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể:
>>> Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn có sai sót
Nếu hóa đơn được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn đã được xử lý.
Ví dụ: Doanh nghiệp lập hóa đơn trong tháng 6 và phát hiện sai sót vào tháng 7. Nếu kê khai thuế theo tháng, hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT là 31/7; nếu kê khai theo quý, hạn cuối là 30/9.
>>> Trường hợp 2: Thực hiện theo yêu cầu của cơ quan thuế
Khi cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện hóa đơn có dấu hiệu sai sót, sẽ gửi Mẫu 01/TB-RSĐT để yêu cầu người bán rà soát. Sau khi nhận được thông báo này, người nộp thuế phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT trong thời hạn ghi trên Mẫu 01/TB-RSĐT.
Lưu ý: Ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp nên lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT sớm nhất có thể. Nếu còn hóa đơn chưa thông báo, cần bổ sung ngay để đảm bảo tuân thủ quy định.
6.2 Nộp mẫu 04/SS-HĐĐT quá hạn bị phạt bao nhiêu?
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân nộp chậm hoặc không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế có thể bị xử phạt tùy theo thời gian vi phạm:
| Thời gian chậm nộp | Mức xử phạt |
|---|---|
| Chậm từ 01–05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| Chậm từ 01–10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt từ 1 – 3 triệu đồng |
| Chậm từ 11–20 ngày | Phạt từ 2 – 4 triệu đồng |
| Chậm từ 21–90 ngày | Phạt từ 4 – 8 triệu đồng |
| Chậm từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo | Phạt từ 5 – 15 triệu đồng |
6.3 Lập hóa đơn thay thế có cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Trong đa số trường hợp, việc lập hóa đơn thay thế không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT vì hóa đơn thay thế đã thể hiện đầy đủ thông tin của hóa đơn cũ. Riêng các trường hợp được cơ quan thuế yêu cầu hoặc pháp luật quy định khác, người bán vẫn phải thực hiện thông báo.
Mẫu số 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu quan trọng khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Nắm rõ trường hợp áp dụng, thời hạn gửi và cách lập mẫu sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro và xử lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
