Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đúng chuẩn, điều kiện áp dụng và các lưu ý quan trọng tuân thủ đúng quy định.
1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Căn cứ pháp lý:
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị Định 123 (sửa đổi bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Máy tính tiền là gì?
“Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.”
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
“Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 70/2025/NĐ-CP”
Xem thêm: Công văn 3495/CT-NVT về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất từ Cục thuế
2. Quy định về xuất hóa đơn điện tử máy tính tiền hộ kinh doanh cần nắm rõ
2.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Trước đây, việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là không bắt buộc. Tuy nhiên, từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có sự thay đổi, cụ thể:
Xem chi tiết: Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP
2.2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có các thiết bị bán hàng như máy tính, máy in, máy tính tiền (POS)
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
2.3. Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:
- Cần nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc có chữ ký số
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn)
2.4. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định xuất hóa đơn từ máy tính tiền bắt buộc hóa đơn từ máy tính tiền cần có đầy đủ nội dung sau:
- Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
- Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ;
- Tên sản phẩm, dịch vụ
- Đơn giá
- Số lượng
- Giá thanh toán
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế
Lưu ý:
*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp
*Bắt buộc phải ghi thông tin địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn điện tử
Theo quy định của Tổng cục Thuế, bắt buộc phải ghi thông tin địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn điện tử nếu giao dịch được thực hiện hoặc phát sinh tại địa điểm đó. Việc hiển thị chính xác địa chỉ là bắt buộc để cơ quan thuế quản lý và truy xuất dữ liệu tự động theo khu vực.
Quy định ghi địa chỉ đối với Hộ kinh doanh
- Nếu có 1 địa chỉ kinh doanh: Hóa đơn phải ghi đầy đủ và chính xác thông tin địa chỉ đã được cấp trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Nếu có nhiều địa điểm kinh doanh: Hộ kinh doanh chỉ sử dụng chung 1 mã số thuế, nhưng bắt buộc phải ghi rõ địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh tương ứng trên từng tờ hóa đơn xuất ra cho khách hàng.
Lưu ý về cách trình bày địa chỉ
- Cấu trúc: Địa chỉ phải được ghi đầy đủ cấp hành chính theo thứ tự chuẩn: Số nhà, ngõ/đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Viết tắt: Được phép viết tắt một số từ thông dụng (như P. cho Phường, Q. cho Quận, TP. cho Thành phố, ĐS. cho Đường số…) nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin, không gây nhầm lẫn.
3. Cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh
Sau đây, là các bước hướng dẫn đăng ký, lập và phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm meInvoice Web.
Trước khi phát hành hóa đơn, bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Trước khi phát hành hóa đơn, bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Thủ tục đăng kí: Người nộp thuế truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Sau đó thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo trực tiếp từ MTT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Cục Thuế xác nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký: Sau khi nhận được đăng ký, Cổng TTĐT của Cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Thông báo này được gửi đến địa chỉ email mà người nộp thuế đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Kiểm tra và phản hồi kết quả đăng ký: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, hệ thống của Cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người nộp thuế với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh và xác thực điện tử. Sau khi đối chiếu, cơ quan thuế sẽ gửi kết quả xác nhận đăng ký cho người nộp thuế.
Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn máy tính tiền có các thông tin cần thể hiện
1. Vào mục Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn -> nhấn Thêm mới -> Chọn mẫu hóa đơn máy tính tiền cần khởi tạo.
2. Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn.
3. Thiết lập hiển thị các thông tin nêu trên tại bước Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn.
- Thông tin người bán: tích chọn hiển thị Mã cửa hàng, Tên cửa hàng.
- Thông tin người mua: tích chọn hiển thị: MSĐVCQHVNS, Họ và tên người mua hàng, Số căn cước công dân, Số hộ chiếu.
Thông tin Hình thức thanh toán, chương trình mặc định hiển thị trên mẫu hóa đơn.
4. Nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo mẫu hóa đơn.
Bước 3: Xuất hóa đơn máy tính tiền có các thông tin cần thể hiện
1. Vào mục Hóa đơn -> Hóa đơn máy tính tiền -> nhấn Thêm mới.
2. Chọn mẫu hóa đơn máy tính tiền cần phát hành.
3. Khai báo chi tiết thông tin trên hóa đơn.
4. Nhấn Lưu và phát hành để phát hành hóa đơn.
- Tích chọn Gửi hóa đơn đơn cho khách hàng: Chương trình tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi phát hành và cấp mã hóa đơn.
- Lựa chọn ký số/không ký số lên hóa đơn theo nhu cầu của đơn vị.
Nhấn Phát hành.
Lưu ý về hóa đơn máy tính tiền:
- Người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày, chi tiết xem tại đây
- Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận báo giá phần mềm quản lý bán hàng kết nối phần mềm hóa đơn điện tử xuất HĐĐT từ máy tính tiền nhanh chóng, chính xác có thể để lại thông tin tư vấn tại đây:
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế và xuất hóa đơn trên máy POS bán hàng
4. Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
Nằm trong hệ sinh thái phần mềm của Công ty Cổ phần MISA, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đã kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice hỗ trợ anh chị chủ shop xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy bán hàng cho khách hàng. Đồng thời kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123 (sử đổi và bổ sung bởi nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Quy trình bán hàng – tính tiền – xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền MISA eShop
Thu ngân ghi nhận order, tính tiền và chọn khách lấy hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm MISA eShop (đã được kết nối với MISA meInvoice) sẽ thực hiện ghi nhận thông tin phát hành hóa đơn, in và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng để khách hàng kiểm tra.
Xem thêm video hướng dẫn chi tiết xuất và phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên MISA eShop dưới đây:
Các bước xuất hóa đơn điện tử đơn giản, tinh gọn không mất quá nhiều thời gian chờ đợi ghi nhận thông tin của khách hàng. Hệ thống sẽ xuất hóa đơn điện tử sau khi bạn hoàn thành thu tiền.
Dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống, không mất thời gian xử lý và làm báo cáo của kế toán. Hạn chế được nhược điểm của việc xuất hóa đơn giấy (chi phí in ấn, dễ bị nhầm lẫn, thất thoát và khó quản lý).
Đối với trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, MISA eShop kết nối với MISA meInvoice hỗ trợ xuất hàng loạt hóa đơn bán hàng chuyển cho cơ quan thuế.
Ngoài ra, với đầy đủ tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp MISA eShop sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh hiệu quả hơn:
- Quản lý doanh thu lợi nhuận: Với hơn 40+ báo cáo tổng quan và chi tiết, bạn sẽ xem được các báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, năm, doanh thu theo mặt hàng, mặt hàng bán chạy, khung giờ cao điểm trong tuần.
- Quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu: Tổng hợp hoạt động xuất, nhập, tồn của nguyên vật liệu. Cảnh báo số lượng tồn kho tối thiểu để bạn nhập thêm hàng hoặc có hoạt động điều chỉnh kho quỹ kịp thời tránh lãng phí, tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung.
- Quản lý các chương trình khuyến mãi: Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi gia tăng doanh số.
- Quản lý khách hàng: MISA eShop giúp thu thập thông tin khách hàng, phân loại nhóm khách hàng để có những kịch bản chăm sóc phù hợp. Đa dạng kịch bản chăm sóc và cá nhân hóa khách hàng (qua sms marketing, messenger..) sẽ giúp hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.
5. Những câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của hóa đơn. Việc sử dụng chữ ký số vẫn được khuyến khích để tăng cường tính pháp lý và bảo mật cho hóa đơn.
- Khách hàng có cần đăng ký tài khoản để nhận hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?
Câu trả lời là không cần. Khách hàng không cần đăng ký tài khoản để nhận hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Hóa đơn có thể được gửi qua email, tin nhắn SMS hoặc khách hàng có thể quét mã QR Code để xem và tải hóa đơn.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường không?
Có thể. Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả hai loại hóa đơn điện tử này tùy theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thường áp dụng cho các giao dịch bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng, còn hóa đơn điện tử thông thường có thể sử dụng cho các giao dịch khác (ví dụ: bán hàng cho doanh nghiệp, xuất khẩu…).
6. Tạm kết
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ trong bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu ngày càng cao về quản lý thuế. Với nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm chi phí, thời gian, quản lý hóa đơn khoa học, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và hình ảnh chuyên nghiệp, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đang trở thành xu hướng tất yếu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop tích hợp với xuất hóa đơn điện tử là giải pháp số 1 giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh giải quyết vấn đề trên. Áp dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh bán lẻ giúp công tác quản lý vận hành dễ dàng, trơn tru, đúng pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro, sai sót.
Đặc biệt, MISA đang tặng 3 tháng sử dụng miễn phí phần mềm khai thuế và bán hàng MISA eShop cho 2 triệu hộ kinh doanh cá thể trên toàn quốc giúp bạn dễ dàng bắt đầu chuyển đổi số, quản lý kinh doanh hiệu quả và tuân thủ xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng và chính xác.
