Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC cùng các hướng dẫn liên quan, hộ và cá nhân kinh doanh thực hiện khai thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện đầy đủ 7 loại sổ sách hộ kinh doanh. Cùng khám phá chi tiết các loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập qua bài viết dưới đây.
Sổ sách kế toán hộ kinh doanh bao gồm những loại nào?
Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, có 7 loại sổ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bao gồm:
| STT | Tên sổ kế toán | Ký hiệu |
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Mẫu số S1- HKD |
| 2 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mẫu số S2-HKD |
| 3 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Mẫu số S3-HKD |
| 4 | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN | Mẫu số S4-HKD |
| 5 | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động | Mẫu số S5-HKD |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | Mẫu số S6-HKD |
| 7 | Sổ tiền gửi ngân hàng | Mẫu số S7-HKD |
Chi tiết 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kèm mẫu tải về ngay
Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện phải lập sổ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, dưới đây là những loại sổ sách cần thực hiện cùng các lưu ý quan trọng:
1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (S1-HKD)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng dùng để ghi nhận toàn bộ doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Mỗi khoản thu phải được đối chiếu đầy đủ với hóa đơn đã xuất, gồm cả số hóa đơn và ngày lập.
Trong trường hợp có các chương trình giảm thuế (như theo Nghị quyết của Quốc hội), doanh thu trên sổ vẫn cần phản ánh nguyên giá chưa giảm thuế, phần giảm sẽ theo dõi tại phụ lục kê khai riêng. Đặc biệt, doanh số trên sổ phải trùng khớp với số liệu kê khai thuế GTGT và thuế TNCN để tránh rủi ro khi đối chiếu hoặc kiểm tra.
2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD)
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD) dùng để quản lý toàn bộ việc nhập – xuất nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa. Giá trị ghi vào là tổng số tiền thực phải chi trả, bao gồm cả thuế GTGT trong trường hợp hộ không được khấu trừ.
Nếu mua hàng trực tiếp từ nông dân, ngư dân,… có thể thay thế hóa đơn bằng Bảng kê 01. Khi xuất kho, chủ hộ được lựa chọn phương pháp tính giá vốn (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc FIFO), nhưng nếu muốn thay đổi cần cân nhắc kỹ hướng chuyển đổi. Giá vốn nhất thiết phải xác định trước khi hoàn thiện tờ khai thuế và ghi sổ.
Tải ngay trọn bộ 7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh excel tại đây
3. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (S3-HKD)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh ghi nhận tất cả các chi phí sử dụng để phục vụ quá trình kinh doanh: điện, nước, viễn thông, thuê kho bãi, thuê mặt bằng, chi phí vận chuyển, nhân công,…
Lưu ý, chi phí nguyên vật liệu đã ghi ở sổ vật tư (S2-HKD) thì không lặp lại ở sổ chi phí này để tránh cộng trùng số liệu. Số liệu trên sổ chi phí cần phải đối chiếu chính xác với phần kê khai trên tờ khai thuế cuối kỳ, nếu lệch sẽ có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế.
4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (S4-HKD)
Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước ghi nhận đầy đủ các khoản thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp, đã nộp theo từng quý; bao gồm lệ phí môn bài (nộp vào đầu năm hoặc khi mới thành lập hộ).
Số liệu cần thường xuyên đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm khai thuế để đảm bảo không xảy ra sai sót. Nếu phát hiện nhầm lẫn sau khi nộp tờ khai, hộ vẫn có quyền bổ sung tờ khai theo quy định.
5. Sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương (S5-HKD)
Khi sử dụng lao động, hộ kinh doanh cần có sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương đã trả, tiền lương còn nợ cũng như các khoản trích theo lương (như bảo hiểm nếu có).
Sổ này có thể lập theo từng lao động hoặc tổng hợp theo tháng, đi kèm bảng lương, hợp đồng lao động. Việc ghi nhận này là cơ sở để cơ quan thuế xác định chi phí hợp pháp khi quyết toán.
6. Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD)
Sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương (S5-HKD) là sổ theo dõi tất cả các khoản thu, chi tiền mặt hàng ngày.
Yêu cầu quan trọng nhất là không để tồn quỹ âm tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu số tồn quỹ lớn kéo dài, nên có văn bản ghi nhận rút tiền mặt để đảm bảo hợp lý. Số liệu phải cập nhật thường xuyên nhằm cơ quan thuế kiểm tra.
7. Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD)
Sổ tiền gửi ngân hàng ghi chép biến động và số dư tài khoản ngân hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Chủ hộ nên sử dụng riêng một tài khoản cho việc kinh doanh để quản lý được minh bạch, dễ đối chiếu. Mặc dù hộ không bắt buộc phải dùng chuyển khoản cho giao dịch >20 triệu, nhưng với các khoản lớn, nên ưu tiên chuyển khoản hoặc có đầy đủ phiếu thu/chi, biên nhận để chứng minh tính hợp lệ của nghiệp vụ.
Lưu ý:
- Nếu bạn có nhiều địa điểm kinh doanh, cần mở sổ riêng biệt để theo dõi riêng cho từng nơi.
- Việc ghi chép trung thực, đầy đủ và đối chiếu chặt chẽ sẽ giúp hộ/cá nhân kinh doanh hạn chế rủi ro về thuế và pháp lý khi bị kiểm tra, thanh tra.
» Tải ngay trọn bộ 7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh excel tại đây:
Từ 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực, thay thế TT88 và chuẩn hóa lại hệ thống sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo nhóm đối tượng nộp thuế. Theo đó, hộ kinh doanh sẽ thực hiện từ 1 đến 4 sổ tùy phương pháp nộp thuế GTGT và TNCN, kèm hướng dẫn ghi sổ mới.
>> Bà con HKD xem chi tiết tại đây: [Cập nhật 2026] Các loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
Tổng hợp quy định về 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Việc tuân thủ đầy đủ các quy định, cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh dưới đây không chỉ giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn thuận lợi hơn khi thanh, kiểm tra cũng như quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.
♦ Yêu cầu về nội dung của sổ kế toán
Sổ kế toán dành cho hộ kinh doanh cần đảm bảo các thông tin tối thiểu sau:
- Tên hộ hoặc cá nhân kinh doanh.
- Tiêu đề sổ, ngày tháng năm ghi sổ.
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán liên quan.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số tiền tương ứng với mỗi nghiệp vụ.
- Số dư đầu kỳ, tổng phát sinh trong kỳ và số dư tại cuối kỳ.
- Chữ ký của người lập sổ cùng người đại diện hợp pháp của hộ/cá nhân kinh doanh.
- Đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ.
- Đánh số thứ tự từng trang.
♦ Quy định về việc mở và khóa sổ kế toán
- Thời điểm mở sổ: Phải thực hiện vào đầu kỳ kế toán năm hoặc kể từ ngày bắt đầu hoạt động với trường hợp đơn vị, cá nhân mới thành lập.
- Khóa sổ: Được tiến hành khi kết thúc kỳ kế toán, trước lúc lập báo cáo tài chính, cũng như trong những trường hợp mà pháp luật quy định.
♦ Nguyên tắc ghi chép sổ kế toán
- Ghi sổ phải tuần tự theo mốc thời gian, đầy đủ và liên tục kể từ khi mở sổ.
- Mọi thông tin cần được phản ánh trung thực, chính xác, đúng với chứng từ kế toán gốc.
- Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh được phép ghi chép bằng phương thức điện tử, nhưng phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về sổ kế toán.
♦ Lưu trữ sổ kế toán
- Sổ kế toán sau khi khóa sổ cần được in ra, đóng thành quyển riêng cho từng năm tài chính.
- Nếu chọn lưu trữ dưới dạng điện tử, phải đảm bảo tra cứu dễ dàng trong suốt thời hạn lưu trữ và tuân thủ bảo mật dữ liệu.
♦ Chỉnh sửa sổ kế toán
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 27 Luật Kế toán 2015.
Thay vì ghi chép thủ công, giải pháp hiệu quả để thực hiện 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh chính xác, dễ dàng là sử dụng phần mềm chuyên dụng. Phần mềm này sẽ tự động hóa hoàn toàn việc tổng hợp doanh thu, chi phí và lên đầy đủ các đầu sổ sách, giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro do sai sót.
Chủ hộ kinh doanh không am hiểu nghiệp vụ kế toán? Không sao, anh chị vẫn có thể dễ dàng lên sổ sách kế toán đúng quy định nhờ công cụ thông minh hỗ trợ. Bộ giải pháp quản lý bán hàng MISA eShop giúp hộ và cá nhân kinh doanh thực hiện xóa bỏ thuế khoán dễ khoán trên Mobile, quá trình: Bán hàng > Xuất hóa đơn > Khai & nộp thuế > Lên sổ sách kế toán chỉ trong 1 phần mềm duy nhất, qua vài thao tác đơn giản.
Nếu anh chị muốn thử trực tiếp xem phần mềm làm việc thế nào, hãy đăng ký dùng thử MISA eShop để trải nghiệm làm sổ sách tự động.
Dùng thử 3 tháng MISA eShop 6in1 miễn phí
Hoặc xem video hướng dẫn cách dùng phần mềm MISA eShop để Tự động hóa sổ sách kế toán theo TT 88/2021-BTC cho HKD:
Vì sao khách hàng tin dùng giải pháp của MISA?
✅ Hạn 1/1/2026 sắp tới gần, bà con hãy chuyển đổi kê khai và thực hiện khai thuế sớm cùng MISA để “không còn lúng túng, sợ sai”, được tư vấn hỗ trợ cầm tay chỉ việc, làm quen sớm với quy định khai thuế mới và cách sử dụng phần mềm, an tâm kinh doanh vào dịp cuối năm bận rộn.
✅ Chuỗi hoạt động đồng hành: Chiến dịch 60 ngày cao điểm từng tỉnh/địa phương
MISA phối hợp cùng ngành Thuế đồng loạt ra quân tại các Cục Thuế tỉnh, thành phố trên toàn quốc, trao tận tay phần mềm miễn phí đến từng hộ kinh doanh, đảm bảo 100% bà con được tiếp cận và sử dụng phần mềm đúng quy định, không phát sinh bất kỳ chi phí ẩn nào.
Trong những ngày cao điểm cận kề, MISA huy động lực lượng quy mô lớn gồm 4.000 cán bộ nhân viên, 6.000 đối tác là chuyên gia kế toán dịch vụ, đại lý thuế, cùng hàng nghìn cộng tác viên sinh viên, đoàn viên thanh niên tại các xã, phường tỏa đi từng dãy phố, khu chợ truyền thống để hướng dẫn, cài đặt và hỗ trợ bà con làm quen sử dụng phần mềm ngay tại điểm kinh doanh.
 |
 |
 |
 |
MISA cam kết đồng hành cùng HKD trong suốt hành trình phát triển
Trên đây là tất cả các thông tin về 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh cần lưu ý. Việc ghi chép chính xác, minh bạch không chỉ hạn chế các rủi ro liên quan đến thuế mà còn mang lại lợi ích lớn trong việc quản lý kinh doanh.
