Ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính đã có quy định cụ thể về ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Anh chị tiểu thương, chủ hộ kinh doanh đọc ngay để không bỏ lỡ những quy định mới nhất.
1. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
1.1. Về ký hiệu mẫu số hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ theo điểm a, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:
| Số | Nội dung phản ánh |
| 1 | Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; |
| 2 | Hóa đơn điện tử bán hàng; |
| 3 | Hóa đơn điện tử bán tài sản công; |
| 4 | Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia; |
| 5 | Hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ; |
| 6 | Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử; |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử; |
| 8 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí; |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. |
1.2. Về ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
6 ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối năm dương lịch). Ví dụ: 2025 → 25
- Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng;
- D: Hóa đơn tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- L: Hóa đơn Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền;
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện;
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT;
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;
- X: Hóa đơn thương mại điện tử;
- Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự xác định để quản lý mẫu hóa đơn. Nếu không có nhu cầu quản lý → dùng mặc định “YY”
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Một vài ví dụ về ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:
- “1C25TAA” → HĐ GTGT có mã, lập năm 2025, do DN, tổ chức đăng ký sử dụng
- “2C25TBB” → HĐ bán hàng có mã, lập năm 2025, do DN, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký
- “1K25TYY” → HĐ GTGT không có mã, năm 2025, ký hiệu mặc định
- “1K25DAA” → HĐ GTGT không mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- “6K25NAB” → Phiếu xuất kho nội bộ, không mã, lập năm 2025 do DN, tổ chức đăng ký sử dụng
- “7K25XAB” → Hóa đơn thương mại điện tử, không mã, lập năm 2025 do DN, tổ chức đăng ký sử dụng
2. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Theo quy định tại điểm a, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 32/2025/TT-BTC:
Hóa đơn do Chỉ cục Thuế đặt in
a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chỉ cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu)
…
- Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn, gồm:
| Ký hiệu | Loại hóa đơn tương ứng |
| 01GTKT | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 02GTTT | Hóa đơn bán hàng |
| 07KPTQ | Hóa đơn bán hàng dành cho khu phi thuế quan |
| 03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 04HGDL | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
- 1 ký tự tiếp theo: Là số liên của hóa đơn, ghi bằng số 1, 2 hoặc 3 tương ứng với số liên thực tế
- 1 ký tự tiếp theo: Là dấu gạch chéo “/” dùng để phân tách phần số liên và số thứ tự mẫu.
- 3 ký tự cuối cùng: Là số thứ tự mẫu trong cùng một loại hóa đơn, có định dạng bắt đầu từ 001 đến 999.
*Lưu ý: Đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do cơ quan Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do cơ quan Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng
- Ký hiệu 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
2.2. Ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Theo điểm b, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC:
b) Ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Chi cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý
…
Cấu trúc 8 ký tự của ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in như sau:
- Hai (02) ký tự đầu tiên: Mã của Chi cục Thuế đặt in hóa đơn, được quy định tại Phụ lục I.A ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Hai (02) ký tự tiếp theo: Là chữ cái viết hoa được chọn từ 20 chữ cái sau của bảng chữ cái tiếng Việt gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Đây là phần ký hiệu do cơ quan thuế tự xác định theo nhu cầu quản lý.
- Một (01) ký tự tiếp theo: Dấu gạch chéo “/” dùng để phân cách.
- Ba (03) ký tự cuối:
- Hai ký tự đầu: Là hai chữ số cuối của năm đặt in hóa đơn (theo năm dương lịch)
- Một ký tự cuối: Chữ P, dùng thống nhất để xác định là hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in
Ví dụ ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTKT3/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/25P” => Đây là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng, gồm 3 liên, do cơ quan Thuế đặt in vào năm 2025.
2.3. Quy định về liên hóa đơn
Theo điểm c, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 3 liên sử dụng cho các mục đích khác nhau:
- Liên 1 – Lưu: Do cơ quan thuế hoặc tổ chức phát hành giữ lại
- Liên 2 – Giao cho người mua: Người nộp thuế hoặc khách hàng nhận
- Liên 3 – Nội bộ: Sử dụng trong nội bộ đơn vị phát hành hoặc đơn vị được ủy nhiệm
3. Quy định về số hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại Điều 10, Khoản 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về số hóa đơn điện tử được quy định như sau:
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:
– Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
– Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
Hiểu đúng về ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo minh bạch trong giao dịch, thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế. Để đơn giản hóa quy trình, anh chị chủ hộ có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp sẵn ký hiệu chuẩn theo quy định.
