Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN) – Hướng dẫn chi tiết 2026

Trong hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào các hộ kinh doanh cũng mua hàng từ đơn vị có hóa đơn. Khi đó, bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn chính là căn cứ giúp kế toán hợp thức hóa chi phí được trừ khi tính thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào được lập bảng kê, mẫu 01/TNDN mới nhất và cách tải mẫu bảng kê 01/TNDN Excel/Word dễ dàng.

1. Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn là gì?

Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua hàng không có hóa đơn là một loại chứng từ được lập để ghi nhận các giao dịch thực tế mua hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp (tiểu thương, hộ dân, cá nhân kinh doanh…) không thể cung cấp hóa đơn bởi một số trường hợp đặc thù đáp ứng theo quy định của pháp luật. (Nội dung này được phân tích chi tiết ở mục 2 của bài viết).

Bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn hiện tại được sử dụng theo Mẫu 01/TNDN (căn cứ pháp lý: Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 1127/TCT-CS ngày 19/4/2011). Trong trường hợp bảng kê đáp ứng đầy đủ các tiêu chí hợp lệ theo quy định, nó được dùng làm căn cứ để ghi nhận chi phí đầu vào, làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế và kê khai thuế GTGT.

Vai trò của bảng kê:

• Hợp thức hóa chi phí đầu vào khi không có hóa đơn
• Căn cứ hạch toán và lưu chứng từ kế toán
• Hỗ trợ kê khai, quyết toán thuế đúng quy định
• Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra

Lưu ý: Bảng kê không thay thế hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Chứng từ này chỉ được chấp nhận khi đáp ứng đúng điều kiện pháp lý. Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2025), các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) được hợp thức hóa bằng bảng kê 01/TNDN phải được thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ tín dụng, v.v.) để được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Khi nào được lập bảng kê thay hóa đơn?

Mặc dù việc sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (thường là Mẫu số 01/TNDN) là giải pháp phổ biến, nhưng theo các quy định hiện hành, không phải mọi giao dịch không có hóa đơn đều được phép áp dụng.

Căn cứ khoản 1, điểm 2.4 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

” 2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

…

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sống, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phấm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

• Mua phê liệu của người trực tiếp thu nhặt;

• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Tuy nhiên theo thông tin cập nhật mới nhất, theo khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2025), các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) được hợp thức hóa bằng bảng kê 01/TNDN phải được thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ tín dụng, v.v.) để được trừ khi tính thuế TNDN.

3. Mẫu bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN)

Mẫu bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN) ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Link tải bảng kê Mẫu số 01/TNDN tại đây:

Bản word: Link tải mẫu bảng kê 01/TNDN word
Bản excel: Link tải mẫu bảng kê 01/TNDN excel

Mẫu 01/TNDN sẽ có các thông tin căn bản như sau:

• Tên bảng kê;
• Thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên, mã số thuế, địa chỉ sản xuất & văn phòng, địa chỉ nơi tổ chức thu mua, người phụ trách thu mua;
• Thời gian cụ thể mua hàng, những thông tin chi tiết về người bán và hàng hóa dịch vụ đầu vào;
• Tổng giá trị hàng hoá đầu vào;
• Thời gian lập bảng kê (ngày/tháng/năm), người lập bảng kê (ký và ghi rõ họ tên), chủ doanh nghiệp đóng dấu và ký tên.

4. Cách lập bảng kê mua hàng không hóa đơn – Mẫu số 01/TNDN

Việc lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn cần tuân thủ đúng mẫu biểu quy định tại Mẫu số 01/TNDN và đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc để được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp kế toán lập và điền mẫu bảng kê 01/TNDN đúng quy định, dễ hiểu và hạn chế sai sót nhất.

Bước 1: Xác định giao dịch cần lập bảng kê mua hàng không hoá đơn

• Xác minh giao dịch có thuộc diện được lập bảng kê hay không, tức là mua hàng từ cá nhân, hộ dân không kinh doanh, không xuất hóa đơn, hoặc có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
• Kiểm tra và thu thập đầy đủ chứng từ mua bán làm căn cứ ghi vào bảng kê (phiếu chi, biên bản giao nhận, hợp đồng, giấy nhận tiền…).

Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin sau trước khi lập bảng kê:

Thông tin chung:

• Thời gian phát sinh giao dịch (ngày/tháng/năm).
• Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và địa điểm thu mua của doanh nghiệp.
• Họ tên và chức danh của người phụ trách thu mua.

Thông tin người bán:

• Họ và tên đầy đủ.
• Địa chỉ thường trú hoặc nơi giao dịch.
• Số CMND/CCCD.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Mục đích sử dụng (phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh).

Bước 3: Tải mẫu bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN)

Trước tiên, để lập mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, chúng ta cần tải mẫu 01/TNDN bản Excel hoặc Word về máy tính.

Bước 4: Đọc kỹ mẫu bảng kê và tiến hành điền thông tin

Sau khi tải mẫu theo đúng Bộ Tài chính ban hành, chúng ta bắt đầu điền các thông tin sau một cách đầy đủ, cụ thể:

Bước 5: Ký xác nhận và hoàn thiện bảng kê

Bảng kê chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký theo quy định:

• Người lập bảng kê ký, ghi rõ họ tên.
• Người bán ký xác nhận đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu xác nhận.

Ví dụ minh hoạ: Hộ kinh doanh thu mua 10kg cá tươi từ một ngư dân địa phương với giá 500.000 đồng. Khi đó, bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn cần ghi rõ và đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày mua: 10/10/2025
• Họ tên người bán: Nguyễn Văn A
• Địa chỉ: Xã XYZ
• Số CMND/CCCD: 123456789
• Tên hàng hóa: Cá tươi
• Số lượng: 10kg
• Đơn giá: 50.000 đồng/kg
• Thành tiền: 500.000 đồng
• Chữ ký xác nhận: của cả người bán và người thu mua

Ngoài ra, các cột trong bảng kê như STT, ngày tháng, nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền, họ tên người bán, địa chỉ, số CMND/CCCD đều phải được ghi chép chính xác, rõ ràng và thống nhất. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế chấp nhận chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bước 6: Lưu trữ và tổng hợp bảng kê

• Đối với doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua, các trạm hoặc điểm thu mua lập bảng kê riêng theo từng ngày hoặc từng đợt thu mua.
• Cuối tháng, tổng hợp toàn bộ bảng kê để ghi nhận chi phí hợp lý trong sổ sách kế toán.
• Bảng kê và toàn bộ chứng từ liên quan (phiếu chi, biên bản giao nhận, hợp đồng…) phải được lưu giữ ít nhất 10 năm, để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Yêu cầu chung khi lập bảng kê

• Hàng hóa, dịch vụ kê khai phải có chứng từ mua bán giữa người mua và người bán.
• Chứng từ cần thể hiện rõ: số lượng, giá trị, ngày tháng mua hàng, họ tên, địa chỉ và số CMND/CCCD của người bán, kèm chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua ở các địa phương khác nhau, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng. Sau đó, kế toán tổng hợp chung toàn bộ bảng kê để đảm bảo thống nhất và minh bạch trong sổ sách kế toán.

5. Một số lưu ý quan trọng khi lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Để bảng kê mẫu 01/TNDN được cơ quan thuế chấp nhận và tránh các rủi ro khi quyết toán, kế toán và chủ hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý:

• Từ ngày 01/10/2025, theo quy định tại Luật Thuế TNDN mới, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, quét mã QR, hoặc các hình thức điện tử hợp pháp). Nếu thanh toán tiền mặt, chi phí này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Nếu bảng kê không hợp lệ (thiếu chứng từ thanh toán, thiếu chữ ký của người bán, hoặc không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ), cơ quan thuế có quyền loại khỏi chi phí hợp lý, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN và phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Trong quá trình lập bảng kê, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm: phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, biên lai chuyển tiền, phiếu giao nhận hàng hóa, hoặc bằng chứng thanh toán điện tử. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của chi phí khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp về bảng kê mẫu 01/TNDN

1. Nếu không có chứng từ thanh toán thì bảng kê có hợp lệ không?

Không. Theo quy định hiện hành, mọi giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt và có chứng từ kèm theo thì bảng kê mới được chấp nhận là chi phí hợp lý.

2. Lập bảng kê sai hoặc thiếu thông tin có bị phạt không?

Có. Nếu kê khai sai, thiếu thông tin quan trọng (như không có chữ ký, sai mã số thuế, thiếu chứng từ…) thì cơ quan thuế có thể loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

3. Có cần nộp bảng kê 01/TNDN lên cơ quan thuế không?

Các hộ kinh doanh không phải nộp bảng kê ngay cho cơ quan thuế, nhưng phải lưu trữ nội bộ và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

4. Có thể lập một bảng kê cho nhiều giao dịch không?

Có. Các hộ kinh doạnh có thể tổng hợp nhiều giao dịch trong cùng kỳ kế toán (thường là theo tháng) vào một bảng kê duy nhất, nhưng phải đảm bảo thông tin chi tiết từng lần mua hàng.

5. Mua hàng từ người không có CMND/CCCD thì xử lý thế nào?

Trường hợp người bán không có giấy tờ tùy thân, các hộ kinh doanh, tiểu thương cần ghi rõ họ tên, địa chỉ cụ thể, mô tả hàng hóa và lý do không có CMND/CCCD, đồng thời lưu kèm chứng từ mua bán, phiếu giao nhận hàng để làm căn cứ giải trình.

6. Làm thế nào để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí từ bảng kê?

Đảm bảo các điều kiện sau:

• Giao dịch có chứng từ thanh toán hợp lệ (ưu tiên chuyển khoản).
• Có đủ chữ ký người bán và người mua.
• Ghi đúng, đủ các thông tin bắt buộc trong mẫu 01/TNDN.
• Lưu trữ chứng từ gốc và bảng kê đầy đủ để đối chiếu khi cần.

7. 60 ngày đêm không nghỉ” – MISA tiếp sức hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai

Ngay sau khi Cục Thuế phát động “60 ngày cao điểm chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai” theo Quyết định 3352/QĐ-CT, MISA đã lập tức hưởng ứng và triển khai chiến dịch toàn quốc “60 NGÀY ĐÊM ĐỒNG HÀNH CÙNG HỘ KINH DOANH”.

Chiến dịch thể hiện tinh thần tiên phong, hành động quyết liệt, đồng hành cùng cơ quan thuế vì mục tiêu mọi hộ kinh doanh đều chuyển đổi thuận lợi, an tâm, đúng quy định.

Với khẩu hiệu “Đi từng ngõ, đến từng nhà, ra từng quầy chợ”, hàng nghìn cán bộ MISA đang trực tiếp có mặt tại 63 tỉnh, thành để hướng dẫn, tư vấn, trao tận tay phần mềm miễn phí giúp hộ kinh doanh kê khai đúng, nộp thuế chuẩn, sẵn sàng trước ngày 01/01/2026 – thời điểm chính thức xóa bỏ thuế khoán.

MISA tiếp sức 2 triệu hộ kinh doanh bằng phần mềm miễn phí, tặng kèm chữ ký số và 5.000 hóa đơn điện tử, giúp bà con bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai – nộp thuế dễ dàng trên một nền tảng duy nhất, cam kết 0 chi phí ẩn, 100% thuận tiện.

Đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí

8. Kết luận

Việc lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN là quy trình quan trọng giúp hộ kinh doanh hợp thức hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật thuế và tránh rủi ro khi quyết toán thuế thu nhập. Tuy nhiên, để bảng kê được cơ quan thuế chấp nhận, người lập cần điền đầy đủ thông tin, có chứng từ hợp lệ, chữ ký xác nhận của người bán và người mua, đồng thời lưu trữ chứng từ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Trong thực tế, việc tổng hợp, lập và lưu trữ bảng kê thủ công dễ xảy ra sai sót, mất thời gian và khó đảm bảo tính chính xác. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang ứng dụng phần mềm kế toán điện tử nhằm tự động hóa quy trình lập bảng kê, kết nối dữ liệu hóa đơn, chứng từ và hạch toán nhanh chóng.

Giải pháp tối ưu – MISA AMIS Kế Toán

MISA AMIS Kế Toán là phần mềm kế toán được phát triển bởi MISA – thương hiệu có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hiện đang được hàng trăm nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng. Phần mềm được thiết kế chuyên biệt giúp kế toán:

• Tự động cập nhật Mẫu 01/TNDN mới nhất theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Hỗ trợ lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhanh chóng, chính xác và theo đúng định dạng cơ quan thuế yêu cầu.
• Tự động hạch toán chi phí, tổng hợp dữ liệu để phục vụ công tác quyết toán thuế.
• Lưu trữ và tra cứu chứng từ điện tử, đảm bảo an toàn và dễ dàng xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Tìm hiểu thêm: Để biết chi tiết cách cập nhật Mẫu số 01/TNDN và hướng dẫn lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn trên phần mềm kế toán MISA, bạn có thể xem tại: Cập nhật mẫu số 01/TNDN trên bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Đặc biệt, MISA AMIS Kế Toán được tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đồng bộ dữ liệu doanh thu, hàng hóa, hóa đơn và bảng kê mua vào. Nhờ đó, người dùng có thể quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh – kế toán – thuế trên một nền tảng duy nhất, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

MISA eShop sẽ là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình kế toán, quản lý chứng từ và lập bảng kê nhanh – đúng – chuẩn, từ đó đảm bảo tuân thủ quy định thuế và phát triển kinh doanh bền vững.

Trong tháng 10 này, MISA triển khai chương trình đặc biệt: Tặng miễn phí phần mềm khai thuế và bán hàng cho 2 triệu hộ kinh doanh, giúp chủ hộ dễ dàng trải nghiệm trọn bộ tính năng quản lý bán hàng, xuất hóa đơn điện tử và theo dõi chi phí, lợi nhuận mọi lúc, mọi nơi. Đây là cơ hội vàng để chuyển đổi số hoàn toàn miễn phí, bắt kịp quy định thuế mới và phát triển kinh doanh hiệu quả, bền vững hơn.