Khi đã phát hành nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, nhiều hộ kinh doanh và kế toán lúng túng không biết có được hủy không, thủ tục hủy thế nào và cần lưu ý gì để tránh bị phạt. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định mới nhất, kèm các bước thực hiện cụ thể để chủ hộ dễ dàng áp dụng.
1. Quy định pháp lý về hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hủy hóa đơn điện tử được hiểu là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng trên hệ thống, dù hóa đơn đó đã được cơ quan thuế cấp mã hoặc không cấp mã.
Các tiểu thương và chủ hộ lưu ý cần phân biệt khái niệm hủy hóa đơn điện tử với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin của cơ quan thuế và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn đã bị tiêu hủy.
| Hủy hóa đơn điện tử | Tiêu hủy hóa đơn điện tử | |
| Bản chất | Làm hóa đơn đã phát hành không còn hiệu lực sử dụng | Xóa bỏ vĩnh viễn dữ liệu hóa đơn điện tử |
| Trường hợp áp dụng | Hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, hoặc hóa đơn phát hành nhưng phát hiện không hợp lệ | Khi doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế |
| Thủ tục | Lập Thông báo 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế; thao tác hủy trên phần mềm | Thực hiện theo quy định tiêu hủy dữ liệu, có sự giám sát của cơ quan thuế |
| Giá trị pháp lý | Hóa đơn đã hủy không còn giá trị giao dịch | Dữ liệu bị xóa bỏ hoàn toàn, không thể khôi phục |
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử phổ biến gồm:
– Hóa đơn đã lập, có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua -> Được phép hủy.
– Khi hủy, bên bán cần lập Thông báo hủy hóa đơn gửi Cơ quan Thuế và lưu trữ hồ sơ kèm theo.
Như vậy, hủy hóa đơn điện tử là thao tác chính thức trên phần mềm để ghi nhận rằng hóa đơn đó không còn tồn tại hợp pháp trong hệ thống hóa đơn.
Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025 quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót chính thức bị hủy bỏ (Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Theo đó, người bán không được hủy hóa đơn điện tử đã lập kể cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, dù chưa gửi cho người mua. Cần xử lý theo hướng thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn.
2. Các lý do hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Không phải lúc nào cũng có thể hủy hóa đơn đã phát hành. Căn cứ theo quy định tại tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp được thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót , đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chưa gửi cho người mua: Người bán làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và lập hóa đơn mới
- Đã gửi cho người mua: Người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc xuất hóa thay thế mà không được hủy hóa đơn
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và thông báo với CQT về việc hủy hóa đơn.
3. Hướng dẫn chi tiết thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Để hủy hóa đơn điện tử bạn thực hiện theo 5 bước sau:
- Bước 1: Thông báo hóa đơn bị sai sót với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi CQT để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập bị sai sót để gửi cho người mua.
- Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo có sai sót
- Bước 4: Thực hiện lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra.
- Bước 5: Kiểm tra thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa cũng như tình trạng hóa đơn đó trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để chắc chắn hóa đơn đã được hủy.
*Lưu ý về thời hạn hủy hóa đơn điện tử: Cá nhân/Hộ kinh doanh cần lưu ý phải nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
4. Mức phạt khi vi phạm hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không? Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đối với hành vi vi phạm quy định hủy hóa đơn điện tử có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ngoài ra, còn bị buộc hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả. Cụ thể như sau:
| Mức phạt | Hành vi vi phạm |
| Phạt cảnh cáo | Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 5 ngày làm việc và có tình tiết giảm nhẹ |
| Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng | Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 10 ngày |
| Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng | – Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên.
– Không thực hiện hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật. – Không thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót. |
5. “60 ngày đêm không nghỉ” – MISA đồng hành cùng 2 triệu hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai
“Từ ngày nghe nói phải kê khai thuế, tôi mất ăn mất ngủ. Vừa sợ sai, vừa lo tốn tiền phần mềm.” – đó là chia sẻ thật lòng của hàng ngàn hộ kinh doanh nhỏ mà MISA gặp trong hành trình đồng hành cùng các hộ kinh doanh trên khắp cả nước.
Với chiến dịch “60 ngày đêm đồng hành cùng hộ kinh doanh”, MISA không chỉ cung cấp công cụ, mà còn trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ và đồng hành đến tận từng phường, từng hộ.
Không chỉ đến tận nơi hướng dẫn từng hộ, MISA còn tặng miễn phí phần mềm khai thuế & bán hàng cho hơn 2 triệu hộ kinh doanh. Với MISA, mục tiêu không chỉ là số hóa quy trình – mà là giúp mỗi hộ kinh doanh tự tin chuyển đổi, không ai bị bỏ lại phía sau.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cần tuân thủ đúng quy định để tránh bị phạt và đảm bảo sổ sách minh bạch. Nếu anh chị chủ hộ muốn thao tác nhanh, an toàn và dễ quản lý, sử dụng ngay phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop cho phép hủy, điều chỉnh, thay thế và gửi thông báo thuế ngay trên một nền tảng. Nhờ vậy, cá nhân/hộ kinh doanh vừa yên tâm tuân thủ pháp luật, vừa tiết kiệm thời gian quản lý hóa đơn.
