Cách gửi hàng qua bưu điện Việt Nam VNPost tại nhà, tại bưu cục

Lần đầu ra bưu cục gửi hàng, không ít chủ shop đứng ngẩn người trước tờ phiếu khai: chọn dịch vụ EMS hay bưu kiện thường? Khai giá trị hàng hóa có bắt buộc không? Tiền COD nhận lúc nào, nhận ở đâu? Những câu hỏi tưởng nhỏ nhưng nếu làm sai, anh/chị có thể mất tiền bồi thường khi hàng hỏng, hoặc bị tính phí cao hơn mức cần thiết. Bài viết này MISA hướng dẫn toàn bộ quy trình gửi hàng qua bưu điện Việt Nam VNPost từ A đến Z, kèm cách tính chi phí thực tế và những lưu ý thực chiến mà ít bài nào đề cập đến.

Gửi hàng qua bưu điện là gì? Ship COD bưu điện hoạt động như thế nào?

Quy trình ship COD bưu điện từ đầu đến cuối

Về bản chất, gửi hàng COD qua bưu điện hoạt động theo vòng khép kín:

Chủ shop mang hàng đến bưu cục → Bưu điện vận chuyển đến tay khách → Thu tiền hộ từ khách khi giao → Hoàn tiền về cho chủ shop

Điểm khác biệt lớn nhất so với GHN hay GHTK là bưu điện Việt Nam (VNPost) là đơn vị nhà nước, có mạng lưới phủ sóng toàn quốc, kể cả các xã vùng sâu, vùng xa, hải đảo mà các đơn vị tư nhân chưa với tới được. Đây chính là lý do nhiều chủ shop vẫn chọn bưu điện dù tốc độ giao không phải nhanh nhất.

Bưu điện phù hợp với chủ shop nào? Vì sao nhiều chủ shop lựa chọn?

Đơn vị Giao Hàng Nhanh GHN hay GHTK nhanh hơn, nhưng không phải lúc nào cũng giao được. Khách ở xã vùng sâu Tây Nguyên, đảo Phú Quốc, hay huyện miền núi phía Bắc, nhiều đơn vị tư nhân lắc đầu từ chối hoặc tính phụ phí vùng xa rất cao. Đó là lúc bưu điện trở thành lựa chọn duy nhất thực sự phủ sóng.

Bưu điện hiện có mặt ở tất cả các tỉnh thành, kể cả vùng sâu vùng xa, hải đảo, giúp giao hàng đến mọi nơi trên cả nước. Là doanh nghiệp nhà nước, bưu điện tạo được sự tin cậy cho cả người bán và người mua.

Ngoài ra, mức cước phí gửi bưu điện khá rẻ, phù hợp với những ai cần gửi hàng thường xuyên. Mức giá ít khi bị tác động bởi yếu tố bên ngoài, không xảy ra tình trạng thay đổi giá liên tục như một vài đơn vị khác. Khi nào chủ shop nên lựa chọn gửi hàng qua bưu điện Việt Nam?

Đọc thêm: Các đơn vị vận chuyển uy tín hiện nay cho shop bán lẻ

Bưu điện có những dịch vụ gửi hàng nào? Chọn loại nào cho đúng?

Đây là điểm nhiều chủ shop hay nhầm lẫn nhất. VNPost có 3 nhóm dịch vụ chính:

Chuyển phát nhanh EMS

• Mã vận đơn bắt đầu bằng chữ E
• Thời gian giao: 1-3 ngày tùy tuyến
• Phí cao nhất trong 3 loại
• Phù hợp: Hàng cần giao nhanh, hàng có giá trị cao cần bảo đảm

Bưu phẩm bảo đảm

• Mã vận đơn bắt đầu bằng chữ R
• Thời gian giao: 3-5 ngày
• Phí trung bình
• Phù hợp: Giấy tờ, hợp đồng, tài liệu quan trọng cần xác nhận giao nhận

Bưu kiện thông thường

• Mã vận đơn bắt đầu bằng chữ C
• Thời gian giao: 4-7 ngày
• Phí rẻ nhất
• Phù hợp: Hàng không gấp, đơn vùng xa, hàng nặng cồng kềnh

Mẹo chọn dịch vụ theo loại hàng

1. Hàng thời trang, mỹ phẩm: Dùng EMS nếu khách cần gấp hoặc đơn nội địa tỉnh lớn. Chuyển sang bưu kiện thông thường cho đơn vùng xa để tiết kiệm chi phí ship.
2. Hàng điện tử, dễ vỡ: Ưu tiên EMS và nhớ khai giá trị hàng hóa khi làm thủ tục để được bồi thường đúng mức nếu hàng hỏng trong quá trình vận chuyển.
3. Giấy tờ, hợp đồng: Luôn dùng bưu phẩm bảo đảm, có xác nhận giao nhận, tránh tranh chấp sau này.
4. Đặc sản, hàng thủ công: Bưu kiện thông thường là lựa chọn tối ưu về chi phí, phù hợp với biên lợi nhuận thấp của nhóm hàng này.

Cách gửi hàng qua bưu điện: Hướng dẫn từng bước cụ thể

Bước 1: Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn

• Để đóng gói hàng hóa đúng quy cách anh chị cần chuẩn bị:
• Hộp carton hoặc túi bưu kiện chuyên dụng
• Xốp chèn, bọt khí, giấy báo (với hàng dễ vỡ)
• Băng keo đóng gói chắc chắn
• Bút viết thông tin người nhận

Quy tắc đóng gói theo từng loại hàng:

• Hàng điện tử, dễ vỡ: Bọc ít nhất 2 lớp xốp, chèn đầy hộp để hàng không xê dịch
• Quần áo, vải vóc: Có thể dùng túi bưu kiện thay hộp để giảm thể tích
• Hàng lỏng: Bọc kín, đặt trong túi zip trước khi cho vào hộp

Ví dụ thực tế: Anh/chị gửi hộp quần áo kích thước 40x30x20cm, hàng chỉ nặng 0,5kg thực tế. Trọng lượng quy đổi = 40x30x20/6.000 = 4,8kg. Bưu điện sẽ tính phí theo 4,8kg, không phải 0,5kg. Đóng gói gọn hơn, chọn hộp vừa vặn với hàng là cách đơn giản nhất để tránh bị tính phí cồng kềnh.

Bước 2: Tìm bưu cục gần nhất

Tra cứu tại https://vnpost.vn/vi/ca-nhan/gui-tai-lieu-hang-hoa/gui-trong-nuoc/tim-kiem-buu-cuc  mục “Tìm điểm giao dịch” hoặc tìm kiếm Bưu cục gần tôi trên Google Maps.

Giờ làm việc thông thường: Thứ 2 đến thứ 6 (7h30-17h), sáng thứ 7 (7h30-12h). Một số bưu cục lớn làm cả chiều thứ 7 và chủ nhật.

Trước khi đến, anh chị nên gọi điện xác nhận giờ làm việc, đặc biệt vào dịp lễ Tết. Tránh đến vào cuối giờ chiều thứ 6 vì thường đông và nhân viên có thể không kịp xử lý đơn trong ngày.

Bước 3: Làm thủ tục tại bưu cục

Đây là bước nhiều chủ shop mới hay lúng túng nhất. Quy trình cụ thể:

1. Thông báo dịch vụ cần dùng với nhân viên bưu cục (EMS, bưu phẩm bảo đảm hay bưu kiện thường)
2. Điền phiếu gửi hàng với đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, giá trị hàng và số tiền COD cần thu hộ (nếu có)
3. Khai giá trị hàng hóa, đừng bỏ qua bước này: Bưu điện thường có chính sách bồi thường nếu hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, tùy thuộc vào điều khoản bảo hiểm và giá trị khai báo của hàng hóa. Nếu không khai giá trị, khi hàng hỏng anh/chị chỉ được bồi thường theo mức cố định rất thấp. Phí bảo hiểm thường khoảng 1% giá trị hàng hóa, rất nhỏ so với rủi ro mất hàng.
4. Giữ lại bản sao phiếu gửi hoặc chụp ảnh mã vận đơn để tra cứu và làm bằng chứng khi cần

Bước 4: Theo dõi đơn hàng

• Tra cứu trực tuyến tại vnpost.vn https://vnpost.vn/vi/ca-nhan/chuyen-phat/chuyen-phat-trong-nuoc#!?tab=tra-cuu-hanh-trinh
• Tải app My VNPost trên điện thoại để theo dõi tiện hơn
• Gọi tổng đài 8176 (miễn phí) nếu cần hỗ trợ trực tiếp

Các trạng thái thường gặp: Đã tiếp nhận → Đang vận chuyển → Đang phát → Đã phát thành công.

Phí gửi hàng qua bưu điện tính như thế nào? Tổng chi phí thực tế là bao nhiêu?

1. Cước vận chuyển cơ bản

Tính theo trọng lượng (thực hoặc quy đổi, lấy giá trị lớn hơn) và khoảng cách vùng gửi – vùng nhận. VNPost chia thành các vùng cước khác nhau.

Xem chi tiết https://vnpost.vn/vi/ca-nhan/san-pham-dich-vu/chuyen-phat-trong-nuoc/dich-vu-chuyen-phat-tieu-chuan-trong-nuoc

2. Phí thu hộ COD

Thông thường khoảng 1% giá trị đơn hàng, tối thiểu 15.000-20.000đ/đơn. Đây là khoản phí nhiều chủ shop hay quên tính vào giá bán.

3. Phí chuyển khoản tiền COD

Nếu chọn nhận tiền qua tài khoản ngân hàng thay vì ra bưu cục nhận trực tiếp, sẽ có thêm phí chuyển khoản.

4. Phụ phí phát sinh

Phụ phí khu vực xa, địa bàn khó giao

Phụ phí hàng cồng kềnh (kích thước vượt tiêu chuẩn)

Phụ phí hàng dễ vỡ, hàng đặc biệt

Ví dụ tính chi phí thực tế: Giả sử anh/chị gửi đơn hàng trị giá 500.000đ, trọng lượng 1kg từ Hà Nội vào TP.HCM bằng dịch vụ EMS:

Khi tính giá bán, hãy cộng thêm 10-15% so với bảng giá niêm yết để dự phòng các phụ phí phát sinh. Tra cứu cước chính xác tại công cụ tính cước trên vnpost.vn trước khi chốt giá với khách. Lưu ý giá trên website chưa bao gồm VAT 10%.

COD bưu điện: Nhận tiền như thế nào, bao lâu?

Đây là câu hỏi mà chủ shop nào mới dùng bưu điện cũng thắc mắc. Tiền COD không về ngay sau khi giao hàng thành công, mà cần thêm vài ngày xử lý.

2 cách nhận tiền COD

Cách 1: Nhận tiền mặt trực tiếp tại bưu cục

• Mang CMND/CCCD + bản sao phiếu gửi hàng đến bưu cục
• Không mất phí chuyển khoản
• Phù hợp với chủ shop ít đơn, bưu cục gần nhà

Cách 2: Nhận qua chuyển khoản ngân hàng

Người bán nhận tiền qua tài khoản ngân hàng, không cần ra bưu cục nhưng có phí chuyển khoản.

Nếu người bán hàng mới bắt đầu sử dụng dịch vụ ship COD của bưu điện hoặc ít gửi hàng thì bình thường sẽ phải ra bưu điện để nhận tiền. Còn nếu là khách hàng quen của đơn vị bưu điện thì có thể nhận tiền qua chuyển khoản.

Thời gian nhận tiền COD bưu điện là bao lâu?

Thời gian hoàn tiền COD của bưu điện đã được cải thiện đáng kể so với trước đây. Hiện tại, sau khi đơn giao thành công, tiền COD thường được hoàn về trong 3-7 ngày làm việc tùy bưu cục và hình thức nhận. Chủ shop mới thường phải ra bưu cục nhận trực tiếp, sau khi có lịch sử giao dịch ổn định mới được đăng ký nhận qua tài khoản.

Xử lý sự cố khi gửi hàng qua bưu điện

Khách không nhận hàng hoặc từ chối nhận

Đây là tình huống tốn kém nhất. Khi khách từ chối nhận, hàng sẽ được hoàn về địa chỉ người gửi và anh/chị phải chịu phí vận chuyển 2 chiều (đi và về).

Cách hạn chế tình trạng này:

• Xác nhận lại với khách qua điện thoại hoặc tin nhắn trước khi gửi hàng
• Mô tả sản phẩm chính xác, đúng với thực tế để tránh khách thất vọng khi nhận
• Với đơn giá trị cao, yêu cầu khách đặt cọc trước một phần

Hàng bị hỏng hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển

1. Liên hệ ngay tổng đài 8176 hoặc đến bưu cục nơi gửi hàng để trình báo
2. Cung cấp mã vận đơn và mô tả tình trạng hàng hóa
3. Mức bồi thường phụ thuộc hoàn toàn vào việc anh/chị có khai giá trị hàng hóa khi gửi hay không
4. Thời hạn khiếu nại: Làm ngay khi phát hiện, không để quá 6 tháng kể từ ngày gửi hàng

Hàng giao chậm hơn dự kiến

1. Chủ động liên hệ khách hàng trước khi khách phàn nàn, giải thích lý do và cập nhật thời gian dự kiến giao mới
2. Tra cứu trạng thái đơn trên vnpost.vn để có thông tin cụ thể báo khách
3. Nếu đơn quá hạn mà không có cập nhật trạng thái, gọi ngay tổng đài 8176 để yêu cầu xác minh

Bưu điện hay GHN, GHTK: Chọn đơn vị nào phù hợp?

Không nhất thiết phải chọn 1 trong 2. Nhiều chủ shop kinh nghiệm dùng song song cả hai: GHN/GHTK cho đơn nội thành và tỉnh lớn cần giao nhanh, bưu điện cho đơn vùng xa hoặc hàng không gấp để tối ưu chi phí ship. Chiến lược này giúp cân bằng giữa tốc độ và chi phí vận hành.

• Đọc thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng qua Giao Hàng Nhanh (GHN) tại nhà, tại bưu cục

Câu hỏi thường gặp khi gửi hàng qua bưu điện

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu?

Tùy dịch vụ: EMS mất 1-3 ngày, bưu phẩm bảo đảm 3-5 ngày, bưu kiện thông thường 4-7 ngày. Tuyến nội tỉnh thường nhanh hơn tuyến liên tỉnh.

Bưu điện có lấy hàng tận nơi không?

Có. Anh/chị gọi điện đến bưu cục gần nhất hoặc đặt lịch qua app My VNPost để nhân viên đến lấy hàng tại địa chỉ. Một số khu vực có thể tính thêm phí lấy hàng tận nơi.

Gửi hàng bưu điện có cần đăng ký tài khoản không?

Không bắt buộc. Anh/chị có thể ra bưu cục gửi trực tiếp mà không cần tài khoản. Tuy nhiên, đăng ký tài khoản trên vnpost.vn giúp tra cứu lịch sử đơn hàng và nhận tiền COD qua tài khoản tiện hơn.

Hàng bị hỏng bưu điện có đền không?

Có, nhưng mức bồi thường phụ thuộc vào việc anh/chị có khai giá trị hàng hóa khi gửi hay không. Nếu không khai, mức bồi thường rất thấp theo quy định cố định.

Gửi điện thoại, laptop qua bưu điện có được không?

Được, nhưng cần đóng gói cẩn thận, khai đúng giá trị và nên chọn dịch vụ EMS kèm bảo hiểm hàng hóa để được bảo vệ tốt nhất.

MISA eShop giúp vận đơn chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

Khi mới bắt đầu, xử lý 5-10 đơn/ngày bằng thao tác thủ công hoàn toàn ổn. Nhưng khi đơn tăng lên 30-50 đơn/ngày, bài toán quản lý giao vận trở nên phức tạp hơn nhiều: theo dõi đơn từ nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc, đối soát tiền COD, xử lý đơn hoàn, kiểm soát tồn kho… Tất cả đều ăn vào thời gian và dễ phát sinh sai sót.

MISA eShop giúp anh/chị giải quyết bài toán này:

• Đồng bộ đơn hàng từ GHN, GHTK, J&T, Viettel Post về một nền tảng duy nhất, tiết kiệm đến 40% thời gian xử lý đơn
• Tự động tổng hợp chi phí giao hàng, phí COD, đối soát dễ dàng, giảm thiểu sai sót
• Quản lý tồn kho đồng bộ theo thời gian thực, cảnh báo hàng sắp hết để nhập kịp thời
• Báo cáo hiệu quả bán hàng theo từng kênh, giúp anh/chị biết kênh nào đang sinh lời, kênh nào cần điều chỉnh

Phần mềm dễ dùng, triển khai nhanh, phù hợp từ shop mới đến chuỗi cửa hàng. Anh/chị có thể dùng thử miễn phí để trải nghiệm trước khi quyết định.

Tạm kết

Giao vận không tạo ra doanh thu, nhưng làm sai giao vận thì chắc chắn ăn vào lợi nhuận. Nắm chắc quy trình gửi hàng qua bưu điện, tính đúng chi phí, chọn đúng dịch vụ cho từng loại đơn là cách chủ shop kinh nghiệm giữ được biên lợi nhuận ổn định dù thị trường cạnh tranh đến đâu.