Xuất gộp hóa đơn điện tử có được không? Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ hộ kinh doanh, đặc biệt là các HKD bán lẻ thắc mắc. Hãy đọc ngay bài viết dưới để hiểu rõ các trường hợp được và không được xuất gộp hóa đơn và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
1. Hóa đơn điện tử có được xuất gộp không?
Việc có thể xuất gộp hóa đơn điện tử hay không được quy định rõ ràng dựa trên thời điểm lập hóa đơn, tùy thuộc vào từng loại hình hàng hóa, dịch vụ và đối tượng khách hàng. Theo Điều 9 và Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế, một số loại hình dịch vụ đặc thù hoặc các giao dịch phát sinh thường xuyên có thể được phép lập hóa đơn tổng hợp.
Như vậy, các hộ kinh doanh có thể xuất gộp hóa đơn điện tử trong một số trường hợp nhất định. Ngược lại, việc xuất gộp không đúng quy định sẽ là hành vi trái pháp luật và có thể bị xử lý.
2. Thời điểm lập hóa đơn là khi nào?
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn bán hàng như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng
…
Như vậy, khi bán hàng, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, cụ thể như sau:
- Đối với bán hàng hóa thông thường: Thời điểm lập hóa đơn là ngay khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không quan trọng việc bạn đã nhận được tiền hay chưa. Mỗi lần giao hàng là một lần phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn tương ứng.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Thời điểm lập hóa đơn do bên bán chủ động xác định, nhưng phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa đã được thông quan theo quy định hải quan.
- Đối với giao hàng nhiều lần: Nếu quá trình giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ được chia thành nhiều giai đoạn, bạn phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao tương ứng với khối lượng và giá trị đã thực hiện.
Tóm lại, từ ngày 01/06/2025, theo quy định mới, các giao dịch bán hàng hóa không được phép gộp chung thành một hóa đơn duy nhất để xuất vào cuối tháng.
Hộ kinh doanh có trách nhiệm lập và xuất hóa đơn ngay sau mỗi lần giao dịch, chuyển giao hàng hóa. Nếu vi phạm, hành vi này có thể bị xem là lập hóa đơn sai thời điểm và phải chịu các mức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Những trường hợp được phép xuất gộp hóa đơn điện tử
Dưới đây là các trường hợp phổ biến mà các hộ kinh doanh và doanh nghiệp được phép xuất gộp hóa đơn khách lẻ hoặc các giao dịch có tính chất đặc thù.
3.1. Hóa đơn cho dịch vụ đặc thù (viễn thông, y tế, ngân hàng,…)
Đây là các loại hình dịch vụ có tính chất phát sinh thường xuyên, liên tục và cần có thời gian đối soát dữ liệu. Theo quy định, các đơn vị kinh doanh thuộc nhóm này có thể lập hóa đơn gộp theo kỳ đối soát, nhưng không chậm quá 07 ngày của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin:
– Trường hợp 1: Phải đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
– Trường hợp 2: Bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng cho khách hàng không yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp thông tin.
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử:
Đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không có nhu cầu lấy hóa đơn, đơn vị có thể xuất hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối tháng dựa trên dữ liệu chi tiết của từng giao dịch phát sinh.
- Dịch vụ khám, chữa bệnh:
Như vậy, nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thể căn cứ vào thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử gộp cho các dịch vụ y tế trong ngày.
3.2. Hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ giá trị nhỏ (dưới 200.000 đồng)
Trước đây, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng và người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì bên bán được lập bảng kê và xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày. Tuy nhiên, quy định này đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
Hiện nay, theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên bán phải lập hóa đơn để giao cho bên mua và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn.
4. Những trường hợp không được phép xuất gộp hóa đơn
Bên cạnh các trường hợp được phép, có những tình huống mà việc xuất gộp hóa đơn bị cấm hoàn toàn.
4.1. Xuất gộp hóa đơn cuối tháng trên sàn thương mại điện tử
Theo Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa là hóa đơn phải được lập ngay khi đơn hàng được giao thành công đến tay khách hàng.
Do đó, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử không được phép xuất gộp hóa đơn điện tử dồn theo cuối ngày hay cuối tháng. Mỗi đơn hàng là một giao dịch độc lập và cần được lập hóa đơn riêng biệt ngay khi hoàn thành.
4.2. Xuất gộp hóa đơn biếu, tặng số lượng lớn
Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng. Do đó, các món quà tặng cũng cần được xuất hóa đơn như việc bán hàng bình thường.
Với trường hợp biếu, tặng cho nhân viên nội bộ, doanh nghiệp có thể tập hợp lại và xuất chung một hóa đơn, nhưng phải kèm theo danh sách nhân viên và có chữ ký người nhận để làm căn cứ.
Xem thêm: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số? Giải đáp nhanh cho Hộ kinh doanh
5. Hướng dẫn lập bảng kê khi xuất gộp hóa đơn điện tử
Đối với các trường hợp được phép xuất gộp hóa đơn, việc lập bảng kê là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế.
Căn cứ theo điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, người bán được sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn nếu thuộc các trường hợp như cung cấp các dịch vụ đặc thù (điện, nước, viễn thông…), khám chữa bệnh, hoặc khi danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài không thể ghi hết trên hóa đơn. Bảng kê này phải được lưu giữ cùng với hóa đơn.
Lưu ý quan trọng khi lập bảng kê:
- Trên hóa đơn đính kèm bảng kê cần có ghi chú nội dung: “kèm theo bảng kê số/ngày/tháng/năm”.
- Bảng kê phải có đầy đủ thông tin: Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày lập; tên và chữ ký người lập.
- Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp với số tiền trên hóa đơn.
6. Mức xử phạt khi xuất gộp hóa đơn sai quy định
Việc vi phạm các quy định về xuất gộp hóa đơn có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức xử phạt hành vi về xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy theo mức độ vi phạm, như sau:
| Hành vi vi phạm | Mức xử phạt |
| Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây chậm trễ trong nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. | Phạt cảnh cáo |
| Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp thuộc diện phạt cảnh cáo). | Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. | Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
Nếu cơ quan thuế phát hiện bạn đã xuất gộp hóa đơn không đúng quy định, bạn có thể phải đối mặt với các khoản phạt nặng, chưa kể đến việc ảnh hưởng đến uy tín và niềm tin của khách hàng.
6. Giải pháp tối ưu cho Hộ kinh doanh
Thực tế cho thấy, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn có thể trở thành một thách thức lớn đối với nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là khi phải quản lý hàng trăm, hàng nghìn giao dịch nhỏ mỗi ngày.
Việc xuất gộp hóa đơn là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng cần nắm rõ. Mặc dù pháp luật cho phép trong một số trường hợp, nhưng việc làm sai quy định có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
Để tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm gánh nặng về thủ tục hành chính, hộ kinh doanh có thể sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, để việc quản lý và xuất hóa đơn cho các giao dịch nhỏ lẻ trở nên dễ dàng đơn giản hơn.
Với giải pháp này, từng giao dịch đều được ghi nhận và cấp mã của cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà không cần phải in hóa đơn giấy cho từng khách hàng. Cuối ngày, hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu để lập hóa đơn điện tử gộp.
Nếu còn băn khoăn và thắc mắc về việc xuất gộp hóa đơn cũng như các vấn đề khác liên quan đến thuế và hóa đơn, quản lý bán hàng,…hộ kinh doanh có thể liên hệ ngay cho MISA eShop để được tư vấn nhanh nhất.
