Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho gồm những gì?

59
hàng tồn kho là gì
hàng tồn kho là gì

Phần lớn chủ shop bắt đầu kinh doanh mà chưa từng được ai giải thích đúng hàng tồn kho là gì, gồm những gì, và tại sao nó lại ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của cửa hàng đến vậy. Bài viết này sẽ đi thẳng vào điều đó.

Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho không phải là hàng ế

Định nghĩa

Hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa đang nằm trong kho của anh chị tại một thời điểm bất kỳ, bao gồm hàng đang chờ bán, hàng vừa nhập về chưa lên kệ, và cả nguyên vật liệu hoặc bao bì nếu anh chị có đóng gói hay pha chế.

Ví dụ cụ thể:

  • Shop quần áo: toàn bộ áo, quần, phụ kiện đang có trong kho tính đến hôm nay, kể cả lô hàng mới nhập về hôm qua chưa kịp gắn tag.
  • Cửa hàng tạp hóa: tất cả mì gói, nước ngọt, bánh kẹo, hàng tiêu dùng đang xếp trong kho và trên kệ.
  • Quán cafe: cà phê hạt, sữa, syrup, ly, ống hút… tất cả những thứ anh chị đã mua về để phục vụ cho việc pha chế và bán hàng.

Tóm lại: bất cứ thứ gì anh chị đã bỏ tiền ra mua về để phục vụ cho việc kinh doanh, mà chưa bán ra hoặc chưa dùng hết, đều là hàng tồn kho.

Phá vỡ hiểu lầm phổ biến nhất: hàng tồn kho không phải là hàng ế

Đây là điểm mà rất nhiều chủ shop, đặc biệt là người mới bắt đầu, hay nhầm lẫn.

Nghe đến “hàng tồn kho”, không ít người hình dung ngay đến những thùng hàng bụi bặm nằm góc kho từ mấy tháng nay không ai hỏi đến. Cách hiểu đó không sai hoàn toàn, nhưng chỉ đúng với một phần rất nhỏ.

Thực tế, hàng tồn kho bao gồm cả những sản phẩm bán chạy nhất của anh chị. Lô áo thun vừa nhập về tối qua, dự kiến hết trong vòng một tuần, vẫn là hàng tồn kho. Thùng cà phê hạt mới về sáng nay, chưa kịp xay, vẫn là hàng tồn kho. Hàng đang trên đường vận chuyển từ nhà cung cấp về kho của anh chị, về mặt kế toán, cũng được tính vào hàng tồn kho.

Điểm khác biệt quan trọng cần nắm rõ:

Hàng tồn kho (Inventory) Hàng tồn đọng (Dead Stock)
Là gì Toàn bộ hàng hóa đang có trong kho tại một thời điểm Hàng đã nằm kho quá lâu, không có khả năng bán được trong thời gian tới
Bản chất Tài sản đang luân chuyển bình thường Tài sản đang “chết”, không sinh lời
Ví dụ 50 chiếc áo nhập về tuần trước, dự kiến bán hết trong tháng 20 chiếc áo mẫu cũ từ 6 tháng trước, không ai hỏi mua
Cần làm gì Quản lý để luân chuyển đúng tốc độ Có chiến lược xử lý: giảm giá, thanh lý, bundle

Tại sao sự nhầm lẫn này lại nguy hiểm? Vì nếu anh chị nghĩ tồn kho là hàng ế, anh chị sẽ có xu hướng nhập hàng cầm chừng, sợ tồn. Kết quả là liên tục hết hàng đúng lúc khách cần, bỏ lỡ doanh thu ngay trước mắt. Ngược lại, nếu không phân biệt được đâu là hàng đang luân chuyển tốt, đâu là hàng thực sự đang chết trong kho, anh chị sẽ không biết mình đang bị chôn vốn ở đâu.

Hiểu đúng hàng tồn kho là gì là bước đầu tiên để quản lý kho đúng cách, và quan trọng hơn, để không để tiền nằm im một chỗ mà không biết.

Hàng tồn kho gồm những gì? Phân loại để quản lý đúng chỗ

Điều thực sự giúp anh chị quản lý kho hiệu quả là hiểu được kho của mình đang chứa những loại hàng nào, mỗi loại có đặc điểm gì, và cần xử lý ra sao. Có hai cách phân loại thực tế nhất mà chủ shop bán lẻ cần nắm.

Phân loại theo trạng thái hàng hóa

Đây là cách phân loại theo vị trí và tình trạng của hàng hóa trong chuỗi từ lúc nhập về đến lúc đến tay khách.

Hàng thành phẩm chờ bán

Đây là phần chiếm tỷ trọng lớn nhất trong kho của hầu hết các shop bán lẻ. Đây là những sản phẩm đã hoàn chỉnh, đã gắn tag hoặc đóng gói xong, sẵn sàng để bán. Anh chị nhìn vào kho thấy gì nhiều nhất, đó thường là nhóm này.

Hàng đang trên đường về (hàng trên đường)

Nhiều chủ shop không tính nhóm này vào tồn kho, nhưng về bản chất, tiền đã bỏ ra rồi. Lô hàng anh chị đặt từ nhà cung cấp hôm qua, dự kiến về kho sau 3 ngày, vẫn là tài sản của anh chị. Bỏ sót nhóm này khi kiểm kê là một trong những lý do khiến số liệu tồn kho trên sổ sách không khớp với thực tế.

Nguyên vật liệu, bao bì, phụ kiện đi kèm

Nhóm này đặc biệt quan trọng với những shop có khâu đóng gói, pha chế, hoặc lắp ráp. Quán cafe cần tính cả cà phê hạt, sữa, syrup, ly, ống hút. Shop mỹ phẩm tự đóng gói cần tính cả hộp, tem nhãn, túi giấy. Đây đều là chi phí đã bỏ ra và ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán.

Phân loại theo tốc độ luân chuyển

Đây là cách phân loại quan trọng hơn với những chủ shop đang đau đầu vì vốn bị chôn trong kho. Cùng là hàng tồn kho, nhưng không phải mặt hàng nào cũng cần được đối xử như nhau.

Hàng bán nhanh (Fast-moving)

Là những mặt hàng có tốc độ luân chuyển cao, thường xuyên được khách mua. Với nhóm này, rủi ro lớn nhất không phải là tồn nhiều, mà là hết hàng đột ngột. Anh chị cần duy trì lượng dự trữ đủ để không bao giờ để trống kệ vào đúng lúc khách cần.

Hàng bán chậm (Slow-moving)

Là những mặt hàng có tốc độ luân chuyển thấp, bán được nhưng không nhiều. Với nhóm này, rủi ro lớn nhất là nhập quá nhiều so với nhu cầu thực tế, dẫn đến vốn bị chôn lâu hơn dự kiến. Không phải cứ hàng bán chậm là hàng xấu, nhưng cần kiểm soát lượng nhập chặt hơn.

Hàng tồn đọng (Dead Stock)

Là những mặt hàng đã nằm kho quá lâu mà không có dấu hiệu sẽ bán được trong thời gian tới. Mẫu cũ, hàng lỗi mốt, hàng hết hạn sử dụng, hoặc hàng nhập về nhưng thị trường không có nhu cầu đều rơi vào nhóm này. Đây là phần chết thực sự trong kho, cần có chiến lược xử lý riêng thay vì để tiếp tục chiếm diện tích và chôn vốn.

Bảng tóm tắt để anh chị dễ đối chiếu với kho của mình:

Nhóm hàng Đặc điểm Rủi ro chính Cần làm gì
Hàng bán nhanh Luân chuyển cao, bán đều Hết hàng đột ngột Duy trì mức dự trữ tối thiểu, theo dõi sát
Hàng bán chậm Bán được nhưng chậm Nhập quá nhiều, chôn vốn lâu Kiểm soát lượng nhập, không nhập theo cảm tính
Hàng tồn đọng Không có khả năng bán trong thời gian tới Vốn chết, tốn chi phí lưu kho Thanh lý, giảm giá, bundle để thu hồi vốn

Tại sao hàng tồn kho lại quan trọng đến vậy với người bán lẻ?

Hàng tồn kho ảnh hưởng đến hai thứ cốt lõi nhất trong kinh doanh bán lẻ: dòng tiền và trải nghiệm khách hàng. Bỏ qua việc kiểm soát kho, anh chị đang để hai thứ đó vận hành theo kiểu may rủi.

Hàng tồn kho chính là tiền đang nằm trong kho

Đây là điều nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng không phải chủ shop nào cũng thực sự cảm nhận được mức độ ảnh hưởng của nó.

Mỗi sản phẩm đang nằm trong kho đại diện cho một khoản tiền anh chị đã bỏ ra. Tiền đó không mất, nhưng nó đang bị “nhốt” lại, không thể dùng để nhập thêm hàng mới, không thể trả chi phí vận hành, không thể đầu tư vào marketing hay mở rộng kinh doanh. Trong tài chính, người ta gọi đây là vốn lưu động bị chôn.

Lấy một ví dụ cụ thể: anh chị có 300 triệu đồng vốn kinh doanh. Nếu 200 triệu trong số đó đang nằm trong kho dưới dạng hàng hóa chưa bán được, anh chị thực tế chỉ còn 100 triệu để xoay sở cho toàn bộ hoạt động còn lại của cửa hàng. Mỗi tháng, kho hàng đó còn phát sinh thêm chi phí: tiền thuê mặt bằng kho, điện, nhân công kiểm kho, và hao hụt tự nhiên do hàng hóa bị hỏng, lỗi mốt hoặc hết hạn sử dụng.

Tình trạng này kéo dài đủ lâu sẽ dẫn đến một vòng luẩn quẩn quen thuộc: doanh số trông ổn nhưng tiền mặt lúc nào cũng thiếu. Anh chị bán được hàng, nhưng lợi nhuận cứ biến mất không rõ lý do, phần lớn trường hợp lý do nằm ở kho.

Điều đáng lo hơn là hàng hóa không phải tài sản bất biến. Hàng thời trang lỗi mốt sau một mùa. Thực phẩm, đồ uống có hạn sử dụng. Mỹ phẩm đổi màu, biến chất nếu để quá lâu. Tức là không chỉ vốn bị chôn, mà giá trị của khoản vốn đó còn đang giảm dần theo thời gian nếu hàng không được bán ra đúng lúc.

Kho hàng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng

Nếu phần trên là câu chuyện về tiền, thì phần này là câu chuyện về khách hàng. Và trong bán lẻ, hai thứ này luôn đi liền với nhau.

Khi tồn kho quá ít, hết hàng đúng lúc cao điểm là kịch bản tệ nhất

Khách nhắn tin hỏi hàng, anh chị trả lời hết rồi. Khách đặt đơn online, hệ thống xác nhận xong mới phát hiện kho không còn. Đúng dịp lễ, dịp sale, lúc đơn hàng đổ về nhiều nhất, lại là lúc kho trống. Mỗi lần như vậy không chỉ là một đơn hàng bị mất mà còn làm khách hàng trung thành rời đi.

Trong thị trường bán lẻ hiện tại, khi khách hàng có hàng chục lựa chọn thay thế chỉ cần vài cú chạm trên điện thoại, hết hàng đồng nghĩa với mất khách vào tay đối thủ ngay lập tức.

Khi tồn kho quá nhiều, áp lực đẩy hàng sẽ bào mòn lợi nhuận

Ngược lại, khi kho chứa quá nhiều hàng chậm luân chuyển, áp lực tài chính sẽ buộc anh chị phải tìm cách đẩy hàng bằng mọi giá: giảm giá, khuyến mãi liên tục, bán lỗ để thu hồi vốn. Những đợt giảm giá không có kế hoạch này không chỉ cắt trực tiếp vào biên lợi nhuận, mà còn dần tạo ra một tâm lý không tốt trong khách hàng: họ sẽ chờ đợt giảm giá tiếp theo thay vì mua với giá gốc.

Tóm lại, kho hàng không được kiểm soát tốt sẽ đẩy anh chị vào thế bị động theo cả hai hướng: thiếu hàng thì mất doanh thu, thừa hàng thì mất lợi nhuận. Không có hướng nào có lợi.

Đây chính là lý do tại sao quản lý hàng tồn kho không phải là việc của nhân viên kho, mà là bài toán chiến lược mà người chủ cần nắm. Không cần phải làm phức tạp, nhưng cần làm đúng.

Tồn kho bao nhiêu là hợp lý? Bài toán chủ shop cần giải

Không có một con số cố định nào áp dụng được cho tất cả, nhưng có những nguyên tắc và chỉ số cụ thể giúp anh chị tự tìm ra mức tồn kho phù hợp với cửa hàng của mình.

Bẫy tồn kho chủ shop hay mắc phải

Trước khi nói đến cách tính, cần nhìn thẳng vào hai thái cực mà phần lớn chủ shop đang mắc phải, thường không phải vì cố ý mà vì chưa có hệ thống để kiểm soát.

Tồn kho quá nhiều Tồn kho quá ít
Biểu hiện Kho đầy, tiền mặt cạn dần, hàng luân chuyển chậm Liên tục hết hàng, không đáp ứng kịp đơn
Hệ quả tài chính Vốn bị chôn, chi phí lưu kho tăng, hàng hao hụt hoặc mất giá theo thời gian Mất doanh thu trực tiếp, bỏ lỡ đơn hàng
Hệ quả với khách hàng Phải giảm giá liên tục để đẩy hàng, bào mòn lợi nhuận Khách mất kiên nhẫn, chuyển sang mua chỗ khác
Nguyên nhân gốc rễ Nhập hàng theo cảm tính, không theo dữ liệu bán hàng thực tế Sợ tồn kho, nhập cầm chừng, không có mức dự trữ tối thiểu

Cả hai bẫy này đều xuất phát từ cùng một vấn đề: không có ngưỡng tồn kho được xác định trước. Anh chị nhập hàng khi thấy kho vơi, hoặc khi nhà cung cấp báo có hàng đẹp, chứ không dựa trên bất kỳ con số nào có cơ sở.

Ba chỉ số cơ bản chủ shop cần biết

Không cần học kế toán hay tài chính chuyên sâu. Ba chỉ số dưới đây đủ để anh chị bắt đầu kiểm soát kho theo cách có hệ thống.

Chỉ số 1: Mức tồn kho tối thiểu (Safety Stock)

Đây là lượng hàng tối thiểu anh chị cần duy trì trong kho để không bao giờ rơi vào tình trạng hết hàng đột ngột, kể cả khi nhu cầu tăng bất ngờ hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm hơn dự kiến.

Cách tính đơn giản nhất:

Safety Stock = (Lượng bán tối đa mỗi ngày – Lượng bán trung bình mỗi ngày) x Thời gian giao hàng của nhà cung cấp (ngày)

Ví dụ thực tế: Shop quần áo bán trung bình 10 chiếc áo mỗi ngày, nhưng vào cuối tuần hoặc dịp lễ có thể bán tới 20 chiếc. Nhà cung cấp cần 5 ngày để giao hàng sau khi đặt.

Safety Stock = (20 – 10) x 5 = 50 chiếc

Tức là kho luôn cần giữ tối thiểu 50 chiếc áo đó, không được để xuống dưới ngưỡng này.

Chỉ số 2: Điểm đặt hàng lại (Reorder Point)

Đây là ngưỡng tồn kho mà khi hàng trong kho chạm tới, anh chị cần đặt hàng nhập thêm ngay, không chờ đến khi hết hàng mới hành động.

Cách tính:

Reorder Point = (Lượng bán trung bình mỗi ngày x Thời gian giao hàng) + Safety Stock

Tiếp tục ví dụ trên: lượng bán trung bình 10 chiếc/ngày, thời gian giao hàng 5 ngày, safety stock 50 chiếc.

Reorder Point = (10 x 5) + 50 = 100 chiếc

Khi kho còn 100 chiếc áo, đó là lúc anh chị cần đặt hàng nhập thêm. Không phải khi còn 20 chiếc, cũng không phải khi hết sạch.

Chỉ số 3: Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover)

Đây là chỉ số đo lường kho của anh chị đang hoạt động hiệu quả hay không, tức là hàng hóa được bán ra và thay thế bao nhiêu lần trong một khoảng thời gian nhất định.

Cách tính:

Vòng quay tồn kho = Giá vốn hàng bán / Giá trị tồn kho trung bình

Ví dụ: Trong một tháng, shop bán ra lượng hàng có giá vốn 100 triệu đồng. Giá trị hàng tồn kho trung bình trong tháng đó là 50 triệu đồng.

Vòng quay tồn kho = 100 / 50 = 2 lần/tháng

Con số này có nghĩa là toàn bộ kho hàng được quay vòng 2 lần trong một tháng. Vòng quay càng cao, hàng luân chuyển càng nhanh, vốn càng ít bị chôn. Vòng quay thấp là dấu hiệu cảnh báo kho đang có vấn đề.

Không có một ngưỡng vòng quay chuẩn áp dụng cho tất cả, vì mỗi ngành hàng có đặc thù khác nhau. Thực phẩm, đồ uống thường có vòng quay rất cao. Hàng thời trang, đồ gia dụng thường thấp hơn. Điều quan trọng là anh chị theo dõi chỉ số này theo thời gian để nhận ra xu hướng: nếu vòng quay đang giảm dần qua các tháng, đó là tín hiệu cần xem lại chính sách nhập hàng.

Mức tồn kho hợp lý phụ thuộc vào đặc thù từng loại shop

Ba chỉ số trên là nền tảng, nhưng áp dụng cụ thể như thế nào còn phụ thuộc vào đặc thù ngành hàng của anh chị.

Shop thời trang: Yếu tố mùa vụ và xu hướng ảnh hưởng rất lớn. Hàng đúng mùa cần dự trữ đủ để không hết giữa chừng, nhưng không được nhập quá nhiều vì sau mùa, giá trị hàng giảm mạnh. Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp thường ngắn hơn so với hàng nhập khẩu, nên safety stock không cần quá lớn nếu nhà cung cấp đáng tin cậy.

Shop thực phẩm, đồ uống: Hạn sử dụng là yếu tố quyết định. Tồn kho quá nhiều không chỉ chôn vốn mà còn có nguy cơ hàng hết hạn trước khi bán được. Nguyên tắc FIFO (hàng nhập trước bán trước) cần được thực hiện nghiêm túc. Vòng quay tồn kho cần được theo dõi sát hơn so với các ngành khác.

Shop mỹ phẩm: Tương tự thực phẩm về vấn đề hạn sử dụng, nhưng thêm yếu tố xu hướng và sản phẩm mới liên tục ra mắt. Hàng cũ dễ bị tồn đọng khi có sản phẩm thế hệ mới. Cần kiểm soát chặt lượng nhập với các dòng sản phẩm có vòng đời ngắn.

Điểm chung của tất cả các loại shop là: mức tồn kho hợp lý không phải con số cố định, mà là một ngưỡng động, thay đổi theo mùa vụ, theo tốc độ bán thực tế, và theo khả năng giao hàng của nhà cung cấp.

Dấu hiệu nhận biết kho hàng đang có vấn đề

Dưới đây là những dấu hiệu cụ thể, dễ nhận ra trong thực tế vận hành hàng ngày. Anh chị càng nhận ra sớm, chi phí để xử lý càng thấp.

Dấu hiệu 1: Cuối tháng luôn thiếu tiền mặt dù doanh số không tệ

Đây là dấu hiệu phổ biến nhất và cũng dễ bị bỏ qua nhất, vì nhìn bề ngoài cửa hàng vẫn đang bán được hàng.

Nếu doanh số tháng nào cũng đạt mục tiêu nhưng tài khoản lúc nào cũng căng, tiền mặt không đủ để xoay vòng, khả năng cao là một phần lớn vốn đang bị chôn trong kho. Hàng bán ra nhưng hàng nhập vào nhiều hơn mức cần thiết, hoặc có một lượng hàng đang nằm im không luân chuyển mà anh chị chưa nhận ra.

Dấu hiệu 2: Không biết chính xác trong kho đang có bao nhiêu hàng

Nếu anh chị phải đi vào kho kiểm tra thực tế mới biết còn bao nhiêu hàng, hoặc con số trên sổ sách thường xuyên không khớp với hàng thực tế trong kho, đó là dấu hiệu rõ ràng của một hệ thống quản lý kho đang có lỗ hổng.

Tình trạng này không chỉ gây ra sai sót trong việc nhập hàng, mà còn khiến anh chị không thể đưa ra bất kỳ quyết định kinh doanh nào dựa trên dữ liệu thực. Mọi thứ đều chạy theo cảm tính.

Dấu hiệu 3: Nhập hàng theo cảm tính, không theo dữ liệu

Anh chị nhập hàng vì thấy kho vơi, vì nhà cung cấp báo có hàng đẹp, vì tháng trước bán tốt nên tháng này nhập thêm, hoặc đơn giản là theo thói quen từ trước đến nay.

Không có gì sai với kinh nghiệm, nhưng kinh nghiệm mà không có dữ liệu kiểm chứng thì rất dễ dẫn đến nhập thừa hoặc nhập thiếu. Đặc biệt khi cửa hàng có nhiều SKU, việc nhớ tốc độ bán của từng mặt hàng bằng trí nhớ là điều không thực tế.

Dấu hiệu 4: Có những mặt hàng nằm kho quá 60 đến 90 ngày chưa bán được

Mỗi ngành hàng có vòng quay khác nhau, nhưng nếu anh chị nhìn vào kho và thấy có những mặt hàng đã nằm đó hơn 2 đến 3 tháng mà chưa có dấu hiệu sẽ bán được, đó là dead stock đang hình thành.

Vấn đề không chỉ là vốn bị chôn. Những mặt hàng này còn chiếm diện tích kho, gây khó khăn cho việc kiểm kê, và nếu là hàng có hạn sử dụng hoặc dễ lỗi mốt, giá trị của chúng đang giảm dần mỗi ngày.

Dấu hiệu 5: Thường xuyên hết hàng bất ngờ với sản phẩm bán chạy

Nếu anh chị liên tục phải xin lỗi khách vì hết hàng, đặc biệt với những mặt hàng bán chạy và ổn định, đó không phải vấn đề may rủi mà là vấn đề hệ thống. Cụ thể là chưa có mức tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại được xác định rõ ràng cho từng mặt hàng.

Hết hàng một lần, khách có thể thông cảm. Hết hàng nhiều lần với cùng một sản phẩm, khách sẽ tự tìm chỗ khác mà không cần báo lại.

Dấu hiệu 6: Mỗi lần kiểm kê kho phát hiện nhiều hàng không rõ nguồn gốc

Kiểm kê kho mà thường xuyên phát hiện hàng hóa không rõ nguồn gốc, hàng hỏng không ai biết từ lúc nào, hoặc số lượng thực tế chênh lệch lớn so với sổ sách, đó là dấu hiệu kho đang vận hành mà không có quy trình kiểm soát rõ ràng.

Chênh lệch nhỏ là chuyện bình thường. Chênh lệch lớn và thường xuyên là vấn đề cần giải quyết ngay.

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chủ shop cần làm gì?

Nguyên tắc quản lý kho cơ bản

Nguyên tắc 1: Số liệu kho thực tế phải khớp với sổ sách

Đây là nền tảng của mọi thứ. Nếu số liệu trong sổ sách hoặc phần mềm không phản ánh đúng những gì đang có trong kho, mọi quyết định nhập hàng, bán hàng, hay lập kế hoạch đều sẽ bị lệch.

Cách duy trì sự khớp này là kiểm kê định kỳ, không phải đợi đến cuối năm mới kiểm một lần. Tùy quy mô cửa hàng, anh chị có thể kiểm kê toàn bộ kho mỗi tháng, hoặc kiểm kê luân phiên từng nhóm hàng mỗi tuần. Quan trọng là làm đều đặn, không phải làm một lần rồi thôi.

Nguyên tắc 2: Phân nhóm hàng theo mức độ ưu tiên

Không phải mặt hàng nào cũng cần được theo dõi với cùng mức độ chú ý. Phương pháp phân loại ABC là cách đơn giản và hiệu quả nhất để làm điều này.

Nhóm A là những mặt hàng chiếm tỷ trọng doanh thu lớn nhất, thường chỉ khoảng 10 đến 20% số lượng SKU nhưng đóng góp 70 đến 80% doanh thu. Đây là nhóm cần theo dõi sát nhất, đặt ngưỡng tồn kho tối thiểu rõ ràng, và không để hết hàng trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

Nhóm B là hàng bán ổn định nhưng không phải trọng tâm. Theo dõi định kỳ, không cần quá sát.

Nhóm C là hàng bán chậm, đóng góp ít vào doanh thu. Kiểm soát lượng nhập chặt, không để tồn quá nhiều, và có kế hoạch xử lý nếu hàng bắt đầu tồn đọng.

Nguyên tắc 3: Đặt ngưỡng tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng nhóm A

Dựa trên cách tính safety stock và reorder point đã đề cập ở phần 4, anh chị cần xác định rõ hai con số này cho ít nhất tất cả các mặt hàng thuộc nhóm A. Khi kho chạm ngưỡng reorder point, đặt hàng ngay, không chờ đến khi hết.

Làm được điều này, anh chị sẽ loại bỏ được phần lớn tình trạng hết hàng bất ngờ mà không cần phải theo dõi kho liên tục bằng mắt.

Công cụ hỗ trợ quản lý kho chính xác hiệu quả

Quản lý bằng Excel hoặc sổ tay

Phù hợp với shop mới bắt đầu, có ít SKU (dưới 50 mặt hàng), và lượng giao dịch chưa nhiều. Ưu điểm là không tốn chi phí, dễ bắt đầu. Nhược điểm là dễ sai sót khi cập nhật thủ công, không có cảnh báo tự động, và khi số lượng SKU tăng lên thì việc duy trì sẽ ngày càng tốn thời gian và kém chính xác.

Nếu anh chị đang dùng Excel, điều quan trọng nhất là phải cập nhật ngay sau mỗi lần nhập hàng hoặc bán hàng, không để dồn lại cuối ngày hay cuối tuần mới nhập. Chậm một ngày, số liệu đã có thể lệch đủ để gây ra quyết định sai.

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp kho

Đây là bước nâng cấp tự nhiên khi cửa hàng bắt đầu có nhiều SKU hơn, nhiều kênh bán hàng hơn, hoặc khi anh chị nhận ra việc quản lý kho thủ công đang chiếm quá nhiều thời gian và vẫn không chính xác.

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp kho sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho sau mỗi đơn hàng được xử lý, không cần nhập tay. Anh chị có thể đặt ngưỡng cảnh báo tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng, hệ thống sẽ tự thông báo khi hàng sắp hết. Báo cáo tồn kho theo thời gian thực giúp anh chị biết chính xác kho đang có gì, bao nhiêu, mà không cần bước vào kho kiểm tra.

Với những shop đang bán trên nhiều kênh cùng lúc như cửa hàng vật lý, Shopee, TikTok Shop, hay website riêng, phần mềm còn giúp đồng bộ tồn kho giữa các kênh, tránh tình trạng bán trùng đơn hoặc xác nhận đơn hàng mà thực tế kho đã hết.

MISA eShop là một trong những giải pháp được thiết kế cho đúng đối tượng này: chủ shop bán lẻ vừa và nhỏ cần quản lý kho, đơn hàng và doanh thu trên nhiều kênh mà không muốn đầu tư vào hệ thống phức tạp hay tốn thêm nhân sự chỉ để quản lý kho.


Bài viết liên quan
Xem tất cả