Trong bài viết này, MISA eShop sẽ chia sẻ với bạn mẫu file Excel quản lý đơn hàng đơn giản, hiệu quả, giúp bạn quản lý đơn hàng một cách dễ dàng, từ việc theo dõi thông tin khách hàng, sản phẩm đến tình trạng thanh toán và giao hàng.
Lợi ích của việc sử dụng mẫu file Excel quản lý đơn hàng
- Tiết kiệm chi phí: Không cần phần mềm đắt tiền: Excel là công cụ miễn phí hoặc có sẵn trên máy tính của hầu hết mọi người, giúp bạn tiết kiệm chi phí so với việc đầu tư vào phần mềm quản lý đơn hàng đắt đỏ.
- Dễ tùy chỉnh: Mẫu file Excel có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu và quy mô kinh doanh của bạn, tránh phải trả phí cho các tính năng mà bạn không sử dụng.
- Linh hoạt: Dễ dàng thêm, bớt cột thông tin theo nhu cầu – từ mã đơn hàng, tên khách, đến trạng thái giao hàng.
- Tiết kiệm thời gian: So với ghi sổ tay, Excel giúp bạn tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu nhanh chóng chỉ với vài phím tắt.
Với những ưu điểm này, Excel là lựa chọn lý tưởng cho shop nhỏ, nơi số lượng đơn hàng chưa quá lớn và quy trình còn đơn giản.
>> Tải mẫu file excel quản lý đơn hàng, thay số dùng được ngay tại đây >>
Các yếu tố cơ bản cần có trong mẫu file Excel quản lý đơn hàng
Một mẫu file Excel quản lý đơn hàng hiệu quả phải có các yếu tố cơ bản để giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và xử lý các đơn hàng. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần có trong một mẫu file Excel để quản lý đơn hàng:
1. Thông tin đơn hàng:
- Mã đơn hàng: Mỗi đơn hàng cần có một mã định danh duy nhất để dễ dàng theo dõi và tra cứu.
- Ngày đặt hàng: Cột này giúp bạn theo dõi thời gian mà khách hàng đã đặt đơn hàng, giúp quản lý tiến độ giao hàng.
- Trạng thái đơn hàng: Đây là cột cực kỳ quan trọng để theo dõi trạng thái hiện tại của đơn hàng (Ví dụ: Đang xử lý, Đã thanh toán, Đang giao, Đã hoàn thành, Hủy).
2. Thông tin khách hàng:
- Tên khách hàng: Để dễ dàng nhận diện và liên lạc với khách hàng khi cần thiết.
- Địa chỉ giao hàng: Thông tin quan trọng để đảm bảo giao hàng chính xác và kịp thời.
- Số điện thoại/email: Cung cấp phương tiện liên lạc để thông báo trạng thái đơn hàng hoặc khuyến mãi.
- Ghi chú khách hàng: Có thể lưu lại thông tin đặc biệt như yêu cầu đặc biệt, giao hàng vào giờ nào, hay chế độ thanh toán.
3. Thông tin sản phẩm
- Tên sản phẩm: Để dễ dàng nhận diện các mặt hàng trong đơn hàng.
- Mã sản phẩm: Để phân biệt các sản phẩm và giúp việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn.
- Số lượng: Xác định số lượng của mỗi sản phẩm trong đơn hàng.
- Đơn giá: Ghi rõ giá của từng sản phẩm trước khi tính toán tổng giá trị.
- Thành tiền: Tính toán tự động bằng công thức đơn giá x số lượng sản phẩm.
4. Thông tin thanh toán
- Hình thức thanh toán: Ghi rõ phương thức khách hàng sử dụng để thanh toán (Ví dụ: Chuyển khoản, Thanh toán khi nhận hàng (COD), Thẻ tín dụng).
- Số tiền thanh toán: Ghi rõ số tiền mà khách hàng đã thanh toán cho mỗi đơn hàng.
- Trạng thái thanh toán: Theo dõi xem khách hàng đã thanh toán hoàn tất, chưa thanh toán, hay đang chờ xử lý.
5. Thông tin vận chuyển
- Đơn vị vận chuyển: Ghi rõ công ty vận chuyển sẽ giao hàng cho khách (Ví dụ: Giao Hàng Nhanh, Viettel Post).
- Mã vận chuyển: Cung cấp mã vận chuyển để theo dõi tình trạng giao hàng.
- Ngày giao dự kiến: Ghi ngày ước tính hàng sẽ được giao đến khách hàng.
- Trạng thái giao hàng: Theo dõi trạng thái của giao hàng (Ví dụ: Đang vận chuyển, Đã giao, Không thành công).
6. Tổng giá trị đơn hàng
- Tổng giá trị sản phẩm: Là tổng giá trị của các sản phẩm trong đơn hàng (tính theo đơn giá x số lượng).
- Chi phí vận chuyển: Cộng thêm vào tổng giá trị nếu khách hàng phải trả phí vận chuyển.
- Giảm giá/Khuyến mãi: Cập nhật các mã giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt mà khách hàng sử dụng.
- Tổng giá trị thanh toán: Tính tổng giá trị đơn hàng sau khi bao gồm giảm giá và chi phí vận chuyển.
7. Báo cáo và phân tích
- Tổng doanh thu: Cập nhật tổng doanh thu từ tất cả các đơn hàng, giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian.
- Phân tích sản phẩm bán chạy: Dựa trên số lượng đơn hàng và doanh thu từ mỗi sản phẩm, bạn có thể phân tích sản phẩm bán chạy nhất.
- Doanh thu theo thời gian: Phân loại doanh thu theo ngày, tuần, tháng để giúp bạn đánh giá được xu hướng mua sắm của khách hàng.
Đọc thêm: Hướng dẫn tạo file excel doanh thu bán hàng đơn giản (kèm file tải)
Hướng dẫn tạo file quản lý đơn hàng bằng excel
Bước 1: Tạo bảng tính mới trong Excel
Mở Microsoft Excel trên máy tính của bạn và tạo một bảng tính mới. Đặt tên cho bảng tính (Ví dụ: “Quản lý đơn hàng” hoặc “Đơn hàng tháng 10”).
>> Tải mẫu file excel quản lý đơn hàng, thay số dùng được ngay tại đây >>
Bước 2: Thêm các cột thông tin cần thiết
Tạo các cột sau trên dòng đầu tiên của bảng tính (dòng 1):
- Mã đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Tên khách hàng
- Sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Trạng thái đơn hàng
- Phương thức thanh toán
- Tình trạng thanh toán
- Đơn vị vận chuyển
- Mã vận chuyển
- Ngày giao dự kiến
- Tổng tiền thanh toán
Các cột này sẽ giúp bạn quản lý thông tin đơn hàng một cách chi tiết.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào các cột
Điền dữ liệu vào các cột tương ứng cho từng đơn hàng, ví dụ:
- Mã đơn hàng: Đơn hàng 001, Đơn hàng 002, v.v.
- Ngày đặt hàng: Ngày mà khách hàng đặt đơn hàng.
- Tên khách hàng: Tên người mua.
- Sản phẩm: Tên sản phẩm khách hàng mua (ví dụ: Áo sơ mi, Laptop, v.v.)
- Mã sản phẩm: Mã sản phẩm tương ứng.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm khách hàng đặt.
- Đơn giá: Giá của một sản phẩm.
- Thành tiền: Tính tự động bằng công thức Số Lượng x Đơn Giá.
- Trạng thái đơn hàng: Đang xử lý, Đang giao, Hoàn thành, Hủy.
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản, COD (Thanh toán khi nhận hàng), Thẻ tín dụng, v.v.
- Tình trạng thanh toán: Đã thanh toán, Chưa thanh toán.
- Đơn vị vận chuỷen: Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, Giao hàng tiết kiệm.
- Mã vận chuyển: Mã theo dõi đơn hàng của đơn vị vận chuyển.
- Ngày giao dự kiến: Ngày dự kiến giao hàng cho khách.
- Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán (bao gồm phí vận chuyển và giảm giá nếu có).
Bước 4: Áp dụng công thức tính toán
- Tính thành tiền: Trong cột Thành Tiền, sử dụng công thức
=Số Lượng * Đơn Giáđể tự động tính giá trị của từng sản phẩm trong đơn hàng. - Tính tổng tiền thanh toán: Trong cột Tổng Tiền Thanh Toán, bạn có thể tính tổng bằng cách cộng thành tiền với phí vận chuyển (nếu có) và trừ đi các khoản giảm giá.
Bước 5: Định dạng và tạo báo cáo tự động
Sử dụng định dạng có điều kiện:
Để dễ dàng theo dõi các đơn hàng cần chú ý, bạn có thể định dạng có điều kiện cho các trạng thái như “Chưa thanh toán” hoặc “Đang giao“. Ví dụ, bạn có thể dùng màu đỏ cho các đơn hàng chưa thanh toán và màu xanh cho các đơn đã giao.
Tạo bảng điều khiển báo cáo (Dashboard):
Dùng biểu đồ để theo dõi doanh thu hàng tháng, số lượng đơn hàng, hoặc tỷ lệ thanh toán thành công. Tạo bảng tổng hợp để xem tổng doanh thu theo tháng hoặc theo trạng thái đơn hàng.
Bước 6: Lọc và phân loại thông tin
Lọc đơn hàng theo trạng thái: Bạn có thể sử dụng tính năng lọc trong Excel để lọc các đơn hàng theo trạng thái như “Đang giao“, “Chưa thanh toán“, hoặc “Hoàn thành”.
Phân loại theo sản phẩm: Sử dụng tính năng lọc theo sản phẩm để xem sản phẩm nào bán chạy nhất.
[Tải miễn phí] – Mẫu file excel quản lý đơn hàng được dùng nhiều nhất 2026
Để giúp anh chị chủ shop quản lý đơn hàng một cách dễ dàng và hiệu quả, MISA eShop đã chuẩn bị sẵn một mẫu file Excel quản lý đơn hàng hoàn chỉnh. Chỉ cần tải về và điền thông tin vào, anh chị đã có thể theo dõi tình trạng đơn hàng, thanh toán, và vận chuyển một cách nhanh chóng. Hãy tải ngay mẫu file Excel miễn phí dưới đây và bắt đầu tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn
Nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý đơn hàng
Dù tiện lợi, Excel không phải là “viên đạn bạc” cho mọi chủ shop. Khi quy mô kinh doanh tăng, bạn sẽ đối mặt với những nỗi đau thực sự:
- Sai sót nhập liệu: Gõ nhầm số lượng hoặc giá, Excel không cảnh báo – bạn chỉ phát hiện khi khách phàn nàn hoặc kiểm kho lệch.
- Khó đồng bộ đa kênh: Bán trên Shopee, Lazada, Facebook, cửa hàng offline? Nhập tay từng đơn vào Excel là cơn ác mộng mất hàng giờ.
- Không theo dõi real-time: Excel không cập nhật tức thời trạng thái đơn hàng hay tồn kho – bạn dễ bán hàng đã hết hoặc quên giao đơn.
- Bảo mật kém: File lưu trên máy tính dễ bị mất nếu máy hỏng, hoặc bị sao chép nếu nhân viên nghỉ việc.
- Giới hạn quy mô: Với 50-100 đơn/ngày, Excel bắt đầu “hụt hơi” – tìm kiếm chậm, tính toán thủ công dễ nhầm, báo cáo mất thời gian.
Những vấn đề này không chỉ làm bạn tốn công sức mà còn ảnh hưởng đến uy tín shop. Vậy khi nào nên chuyển từ file excel sang phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp.
Khi nào nên chuyển từ excel sang phần mềm quản lý đơn hàng?
Dấu hiệu 1: Đơn hàng vượt 50 đơn/ngày và nhập tay không kịp
Ở mức dưới 20 đến 30 đơn/ngày, nhập tay vào Excel vẫn kiểm soát được. Nhưng khi đơn tăng lên 50, 70, 100 đơn/ngày, thời gian nhập liệu chiếm một phần đáng kể trong ngày làm việc. Chưa kể mỗi lần nhập tay là một lần có thể xảy ra sai sót: nhầm tên khách, nhầm địa chỉ, nhầm số lượng.
Khi nhân viên dành nhiều thời gian nhập dữ liệu hơn là xử lý đơn hàng, đó là dấu hiệu rõ nhất rằng công cụ đang kìm hãm năng suất.
Dấu hiệu 2: Bán trên nhiều kênh, phải gộp dữ liệu thủ công
Bán đồng thời trên Shopee, TikTok Shop, Lazada và website nghĩa là đơn hàng đến từ 4 nguồn khác nhau, mỗi nguồn có giao diện riêng, định dạng xuất file riêng. Mỗi ngày phải vào từng sàn, xuất dữ liệu, copy vào một file Excel tổng hợp — và làm lại từ đầu vào ngày hôm sau.
Quy trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro bỏ sót đơn, đặc biệt trong các đợt sale lớn khi đơn đổ về đồng thời từ nhiều kênh.
Dấu hiệu 3: Tồn kho thường xuyên không khớp với thực tế
Excel không tự động trừ tồn kho khi có đơn mới. Người bán phải tự cập nhật thủ công sau mỗi đơn, hoặc cập nhật theo lô vào cuối ngày. Kết quả là tồn kho trên file luôn có độ trễ so với thực tế.
Hậu quả thực tế: oversell vào đúng lúc hàng sắp hết, hoặc không biết sản phẩm nào đang cạn để kịp nhập thêm. Cả hai đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và doanh thu.
Dấu hiệu 4: Đối soát cuối tháng mất nhiều giờ mà vẫn không chắc số liệu đúng
Nếu mỗi tháng phải dành 3 đến 5 tiếng ngồi đối chiếu doanh thu từ nhiều nguồn, kiểm tra lại từng đơn hoàn, tính lại lợi nhuận thực sau phí sàn — và vẫn không hoàn toàn tự tin vào con số cuối cùng — thì Excel đang tạo ra chi phí ẩn rất lớn dưới dạng thời gian.
Thời gian đó hoàn toàn có thể dùng để phân tích xu hướng bán hàng, lên kế hoạch nhập hàng, hoặc chạy chiến dịch mới.
Dấu hiệu 5: Sai sót bắt đầu ảnh hưởng đến khách hàng
Giao nhầm hàng, sót đơn, xác nhận đơn chậm vì phải kiểm tra thủ công — những sai sót này khi còn nhỏ lẻ thì có thể xử lý được. Nhưng khi chúng xảy ra thường xuyên hơn, ảnh hưởng đến đánh giá shop và tỷ lệ khách quay lại, đó là lúc cần nhìn lại công cụ đang dùng.
Công cụ quản lý đơn hàng online chính xác bằng MISA eShop
MISA eShop là phần mềm quản lý đơn hàng được thiết kế dành riêng cho các chủ shop bán lẻ, giải quyết triệt để hạn chế của Excel.
- Đồng bộ đa kênh: Kết nối Shopee, Lazada, Tiki, Facebook – mọi đơn hàng tự động đổ về một nơi, không cần nhập tay.
- Cập nhật real-time: Xem ngay trạng thái đơn (đã giao, đang xử lý) và tồn kho tức thời, tránh bán “hàng ảo”.
- Quản lý vận chuyển: Tích hợp với Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm – theo dõi lộ trình giao hàng chỉ trong 1 click.
- Báo cáo thông minh: Tự động tổng hợp doanh thu, đơn hàng theo ngày/tháng, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.
- Bảo mật cao: Dữ liệu lưu trên đám mây, truy cập mọi lúc mọi nơi, không lo mất file như Excel.
Mời anh chị bấm xem giao diện tính năng quản lý đơn hàng trên MISA eShop
Dùng thử MISA eShop - Quản lý đơn hàng đa kênh
Mẫu file Excel quản lý đơn hàng là điểm khởi đầu tuyệt vời cho shop nhỏ – đơn giản, miễn phí, dễ dùng. Nhưng khi đơn hàng tăng vọt, Excel sẽ khiến bạn “đau đầu” với sai sót và mất thời gian. Đừng để công cụ giới hạn tiềm năng kinh doanh của bạn. Chuyển sang MISA eShop, bạn sẽ thấy quản lý đơn hàng chưa bao giờ dễ dàng và chính xác đến thế. Hãy thử ngay hôm nay để đưa shop của bạn lên tầm cao mới.
