Tổng hợp mẫu đề nghị thanh toán công nợ chuẩn áp dụng cho shop, cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ. Tải file Word Excel miễn phí có hướng dẫn điền chi tiết.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ là gì?
Giấy đề nghị thanh toán công nợ là văn bản do bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ lập ra, gửi đến bên mua hoặc bên sử dụng dịch vụ nhằm yêu cầu thanh toán khoản tiền còn nợ đã đến hạn hoặc quá hạn theo thỏa thuận. Văn bản này khác với hóa đơn ở chỗ hóa đơn ghi nhận giao dịch phát sinh, còn đề nghị thanh toán là bước tiếp theo khi khoản tiền đó chưa được tất toán. Nó cũng khác với biên bản đối chiếu công nợ vốn chỉ xác nhận số dư, hay giấy nhắc nợ thường mang tính thông báo đơn thuần.
Văn bản này thường được sử dụng trong ba tình huống chính: khi công nợ đã quá hạn thanh toán, khi cần nhắc nhở định kỳ theo chu kỳ đối soát, hoặc khi doanh nghiệp chuẩn bị tiến hành các bước xử lý pháp lý nếu bên nợ tiếp tục trì hoãn.
Tại sao cần có văn bản đề nghị thanh toán công nợ?
✅ Có bằng chứng bằng văn bản khi xảy ra tranh chấp
Khi bên nợ phủ nhận hoặc trì hoãn, một văn bản đề nghị thanh toán đúng chuẩn sẽ là cơ sở pháp lý rõ ràng để anh chị đối chiếu, khiếu nại hoặc khởi kiện nếu cần thiết. Nhắc nợ bằng miệng hay tin nhắn không chính thức rất dễ bị phủ nhận và không có giá trị pháp lý khi đưa ra tòa.
✅ Thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính
Việc gửi văn bản chính thức cho thấy doanh nghiệp của anh/chị có quy trình rõ ràng, nghiêm túc trong việc theo dõi và xử lý công nợ. Điều này không chỉ tạo ấn tượng tốt với đối tác mà còn giúp anh/chị kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn về lâu dài.
✅ Nhắc nợ đúng cách, không làm mất lòng đối tác
Thay vì gọi điện trực tiếp có thể gây khó xử cho cả hai bên, một văn bản lịch sự, đầy đủ thông tin sẽ truyền đạt thông điệp một cách chuyên nghiệp hơn. Anh/chị vừa đòi được nợ, vừa giữ được mối quan hệ hợp tác lâu dài.
✅ Cơ sở để đối chiếu, cấn trừ hoặc khởi kiện nếu cần
Văn bản đề nghị thanh toán là nền tảng để anh/chị tiến hành đối chiếu công nợ, thực hiện cấn trừ hoặc leo thang lên các bước xử lý pháp lý nếu tình huống không được giải quyết. Không có văn bản này, mọi bước tiếp theo đều thiếu căn cứ và rất khó thực hiện.
Với các chủ shop bán lẻ, quán ăn hay quán cafe đây là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ thiết thực để tránh mất tiền oan chỉ vì thiếu bằng chứng.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ chuẩn 2026 (kèm file tải)
Tùy theo tính chất khoản nợ và quy mô giao dịch, anh/chị có thể lựa chọn một trong ba mẫu dưới đây cho phù hợp với thực tế của mình.
Mẫu 1 – Đề nghị thanh toán công nợ thông thường (dùng cho shop, hộ kinh doanh)
Mẫu này phù hợp với các giao dịch thông thường giữa hai bên đã có quan hệ mua bán, khoản nợ chưa quá hạn lâu và hai bên vẫn đang duy trì hợp tác tốt.
[Tên cửa hàng/công ty]
Địa chỉ: …
Điện thoại: …
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ
Kính gửi: [Tên bên nợ / tên công ty đối tác]
Địa chỉ: …
Căn cứ vào hợp đồng/hóa đơn số … ngày …/…/…, [Tên cửa hàng/công ty] trân trọng đề nghị Quý [công ty/cửa hàng/anh/chị] thanh toán khoản công nợ còn tồn đọng với các thông tin cụ thể như sau:
Số tiền còn nợ: … đồng (Bằng chữ: …)
Hạn thanh toán đề nghị: ngày …/…/…
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản / Tiền mặt
Thông tin tài khoản (nếu chuyển khoản): Ngân hàng … Số tài khoản … Chủ tài khoản …
Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía Quý [công ty/anh/chị]. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến khoản công nợ trên, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.
Trân trọng,
[Họ tên người ký] – [Chức vụ]
[Chữ ký và dấu (nếu có)]
Mẫu 2 – Đề nghị thanh toán công nợ quá hạn (có tính lãi)
Mẫu này được dùng khi khoản nợ đã quá hạn từ 30 ngày trở lên và anh/chị cần thể hiện rõ ràng hơn về hậu quả pháp lý nếu tiếp tục chậm trễ. Nội dung tương tự mẫu 1, nhưng bổ sung thêm hai phần quan trọng sau:
Phần tính lãi: “Theo thỏa thuận tại hợp đồng số …, khoản nợ quá hạn sẽ chịu lãi suất …%/tháng kể từ ngày …/…/… Tính đến ngày lập văn bản này, tổng số tiền lãi phát sinh là … đồng. Tổng số tiền đề nghị thanh toán (gốc + lãi): … đồng.”
Phần cảnh báo: “Trong trường hợp không nhận được phản hồi hoặc thanh toán trước ngày …/…/…, [Tên cửa hàng/công ty] buộc phải áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành”
Mẫu 3 – Công văn đề nghị thanh toán (dành cho doanh nghiệp)
Mẫu này áp dụng cho các giao dịch B2B, khi cả hai bên đều là doanh nghiệp và cần văn bản có đầy đủ tiêu đề, số hiệu công văn, dấu đỏ theo chuẩn hành chính. Cấu trúc bao gồm: quốc hiệu tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu công văn, địa danh và ngày tháng, trích yếu nội dung, phần kính gửi, nội dung chính và phần ký tên đóng dấu theo đúng quy định.
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Số: …/CV-[Tên viết tắt công ty]
V/v: Đề nghị thanh toán công nợ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
Kính gửi: [Tên công ty đối tác]
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Căn cứ Hợp đồng kinh tế số … ký ngày …/…/… giữa [Tên công ty anh/chị] và [Tên công ty đối tác], [Tên công ty anh/chị] trân trọng đề nghị Quý Công ty thanh toán khoản công nợ còn tồn đọng với các nội dung cụ thể như sau:
1. Thông tin khoản công nợ
Nội dung Chi tiết
Căn cứ phát sinh Hợp đồng số …, Hóa đơn số … ngày …/…/…
Tổng giá trị hợp đồng … đồng
Số tiền đã thanh toán … đồng
Số tiền còn nợ … đồng (Bằng chữ: …)
Hạn thanh toán theo HĐ Ngày …/…/…
Tình trạng Quá hạn / Sắp đến hạn
2. Đề nghị thanh toán
[Tên công ty anh/chị] đề nghị Quý Công ty thanh toán toàn bộ số tiền còn nợ nêu trên trước ngày …/…/…, theo hình thức chuyển khoản vào tài khoản sau:
Tên tài khoản: …
Số tài khoản: …
Ngân hàng: … Chi nhánh: …
3. Lưu ý về lãi suất chậm thanh toán (điền nếu có thỏa thuận trong hợp đồng)
Theo Điều … Hợp đồng số …, trường hợp thanh toán chậm quá ngày …/…/…, [Tên công ty anh/chị] sẽ tính lãi suất chậm thanh toán là …%/tháng trên số tiền còn nợ, kể từ ngày đến hạn cho đến ngày thanh toán thực tế.
[Tên công ty anh/chị] rất mong nhận được sự hợp tác từ phía Quý Công ty. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung công văn này, đề nghị Quý Công ty liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại … hoặc email … để được hỗ trợ kịp thời.
Trân trọng.
Nơi nhận:
Như kính gửi (để thực hiện); Lưu VT.
[CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
[Họ và tên]
Mẫu 4 – Mẫu đề nghị thanh toán công nợ bằng Tiếng Anh
Place, day….month…..year…..
CONFIRMATION OF PUBLIC DEBT
No: ……
Based on the commercial contract number ………., Was signed on …….between:
Buyer:………
Address:………
Phone number: ………
Represent: ………
Position: ………
Seller: ………
Address:………
Phone number: ………
Represent: ………
Position: ………
Based on the payment terms of the contract:
Payment in advance ……… the day after signing the contract.
Payment ……… remaining of the contract before delivery.
Today, …at ………., We would like to confirm that we received 50% prepayment for this contract on ……for the amount of ………
The remaining payment of the contract will be notified by us when the goods have been prepared.
Our company deeply thanks for the cooperation from your company in the past.
| Nhấn để tải các mẫu đề nghị thanh toán công nợ về máy👇 |
Hướng dẫn cách viết đề nghị thanh toán công nợ đúng chuẩn
Có mẫu sẵn là một chuyện, nhưng điền đúng và viết đúng lại là chuyện khác. Rất nhiều văn bản đề nghị thanh toán công nợ bị bên nợ phủ nhận hoặc kéo dài xử lý chỉ vì thiếu một vài thông tin quan trọng hoặc dùng ngôn ngữ không phù hợp. Phần này sẽ hướng dẫn anh chị từng bước để đảm bảo văn bản vừa đúng chuẩn vừa có giá trị pháp lý cao nhất có thể.
Các thông tin bắt buộc phải có
Văn bản đề nghị thanh toán công nợ đúng chuẩn đều phải đảm bảo đầy đủ sáu nhóm thông tin sau:
| Thông tin | Mô tả chi tiết |
|---|---|
| Tên và địa chỉ hai bên | Ghi rõ tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp) của cả bên gửi lẫn bên nhận. Tránh dùng tên viết tắt hoặc tên thường gọi dễ gây nhầm lẫn khi có nhiều đối tác cùng tên tương tự. |
| Số tiền công nợ | Ghi cả bằng số lẫn bằng chữ. Ví dụ: 15.000.000 đồng (Mười lăm triệu đồng chẵn). Việc ghi bằng chữ giúp loại bỏ tranh chấp về con số khi văn bản được in ra và lưu hồ sơ. |
| Căn cứ phát sinh nợ | Đây là thông tin quan trọng. Anh/chị cần ghi rõ số hóa đơn, số hợp đồng, ngày giao dịch hoặc ngày giao hàng cụ thể. Không có căn cứ này, bên nợ hoàn toàn có thể phủ nhận khoản nợ hoặc yêu cầu đối chiếu lại từ đầu. |
| Hạn thanh toán | Ghi ngày cụ thể theo định dạng ngày/tháng/năm. Tuyệt đối không dùng các cụm từ mơ hồ như “trong thời gian sớm nhất”, “khi có điều kiện” hay “trong tháng này” vì những cụm từ này không có giá trị ràng buộc pháp lý. |
| Hình thức thanh toán | Ghi rõ chuyển khoản hay tiền mặt. Nếu chuyển khoản, cần cung cấp đầy đủ tên tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng để bên nợ không có lý do trì hoãn vì “chưa có thông tin tài khoản”. |
| Chữ ký và dấu | Người ký phải là người có thẩm quyền, thường là chủ cửa hàng, giám đốc hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Với doanh nghiệp, cần đóng dấu đỏ để tăng giá trị pháp lý. |
Những lỗi thường gặp khi viết đề nghị thanh toán
❌ Không ghi rõ căn cứ phát sinh nợ → dễ bị phủ nhận
Đây là lỗi nghiêm trọng. Khi văn bản chỉ ghi đề nghị thanh toán số tiền còn nợ mà không dẫn chiếu hóa đơn hay hợp đồng cụ thể, bên nợ hoàn toàn có thể nói chúng tôi không biết khoản nợ này từ đâu ra và yêu cầu đối chiếu lại. Điều này làm chậm toàn bộ quá trình thu hồi và tạo kẽ hở để kéo dài thời gian.
❌ Không ghi hạn thanh toán cụ thể → bên nợ kéo dài vô thời hạn
Khi không có ngày cụ thể, bên nợ không vi phạm bất kỳ cam kết nào dù trì hoãn nhiều tuần. Anh/chị cũng không có cơ sở để tính lãi suất chậm thanh toán hay tiến hành các bước xử lý tiếp theo.
❌ Dùng ngôn ngữ cảm tính, thiếu chuyên nghiệp → mất uy tín
Những câu như anh/chị nợ mãi không trả, chúng tôi rất bức xúc hay nếu không trả sẽ hối hận không chỉ làm giảm uy tín của người gửi mà còn có thể bị coi là đe dọa, gây căng thẳng không cần thiết và ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác lâu dài.
❌ Không lưu bản gốc có chữ ký → mất bằng chứng
Gửi đi mà không giữ lại bản có dấu xác nhận của bên nhận là sai lầm nghiêm trọng về mặt pháp lý. Khi xảy ra tranh chấp, anh/chị cần chứng minh rằng bên nợ đã nhận được văn bản và biết rõ nghĩa vụ của mình. Không có bằng chứng này, mọi lập luận đều rất khó bảo vệ.
Ngôn ngữ & cách hành văn phù hợp
Lần nhắc đầu tiên nên mang giọng văn thân thiện, lịch sự và mang tính nhắc nhở. Anh/chị có thể mở đầu bằng việc cảm ơn đối tác vì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, sau đó nhẹ nhàng đề cập đến khoản nợ đến hạn. Mục tiêu ở bước này là nhắc nhở, không phải gây áp lực.
Lần nhắc thứ hai, nếu không có phản hồi sau 7 đến 14 ngày, giọng văn cần rõ ràng và trực tiếp hơn. Anh/chị nên nêu lại số tiền, hạn thanh toán đã qua và đề nghị phản hồi trong một khoảng thời gian cụ thể. Có thể đề cập nhẹ đến việc lãi suất chậm thanh toán sẽ bắt đầu tính nếu có thỏa thuận trong hợp đồng.
Lần nhắc thứ ba trở đi, nếu vẫn không có phản hồi, văn bản cần thể hiện rõ mức độ nghiêm túc. Anh/chị nên nêu cụ thể các bước xử lý tiếp theo như hòa giải thương mại hoặc khởi kiện, đồng thời đặt ra thời hạn cuối cùng rõ ràng. Giọng văn vẫn cần giữ sự chuyên nghiệp, tránh đe dọa trực tiếp, nhưng phải đủ cứng rắn để bên nợ hiểu rằng anh/chị sẵn sàng đi đến cùng.
Nguyên tắc xuyên suốt là: lịch sự nhưng không mơ hồ, cứng rắn nhưng không mất kiểm soát. Cách tiếp cận theo từng bước này vừa bảo vệ quyền lợi tài chính của anh/chị, vừa giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và thị trường.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Đề nghị thanh toán công nợ có giá trị pháp lý không?
Có, miễn là văn bản đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản gồm tên và địa chỉ hai bên, số tiền nợ, căn cứ phát sinh và chữ ký của người có thẩm quyền.
Câu hỏi 2: Gửi đề nghị thanh toán qua email có hợp lệ không?
Hoàn toàn hợp lệ, với điều kiện hai bên đã thỏa thuận sử dụng email làm kênh giao tiếp chính thức trong hợp đồng hoặc trong quá trình hợp tác. Anh/chị nên lưu lại toàn bộ chuỗi email, bao gồm cả phần tiêu đề, ngày giờ gửi và phản hồi của bên nhận, để làm bằng chứng khi cần. Nếu bên nợ không phản hồi email, anh/chị vẫn có thể dùng email đã gửi như một bằng chứng cho thấy đã thực hiện nghĩa vụ thông báo.
Câu hỏi 3: Nếu bên nợ không phản hồi thì làm gì?
Trước tiên, anh/chị nên gửi lần hai bằng văn bản có dấu, ghi rõ thời hạn phản hồi cuối cùng và nêu cụ thể hậu quả nếu tiếp tục không có phản hồi. Nếu sau thời hạn đó vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào, anh/chị có thể tiến hành hòa giải thương mại thông qua Trung tâm Hòa giải Thương mại hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.
Câu hỏi 4: Có cần công chứng không?
Thông thường là không cần, trừ khi giá trị khoản nợ rất lớn và hai bên có thỏa thuận riêng về việc công chứng các văn bản giao dịch. Với phần lớn các giao dịch thông thường của shop bán lẻ, quán ăn hay doanh nghiệp nhỏ, văn bản có chữ ký và dấu của người có thẩm quyền là đủ để sử dụng làm bằng chứng.
Tạm kết
Qua toàn bộ bài viết, có một vài điểm cốt lõi anh/chị cần ghi nhớ. Thứ nhất, chọn đúng mẫu cho đúng tình huống: mẫu thông thường cho khoản nợ chưa quá hạn, mẫu có tính lãi khi nợ đã trễ hạn, và công văn chính thức khi giao dịch B2B cần văn bản có dấu. Thứ hai, đảm bảo đầy đủ sáu nhóm thông tin bắt buộc, đặc biệt là căn cứ phát sinh nợ và hạn thanh toán cụ thể, vì đây là hai điểm dễ bị bỏ sót và cũng gây hậu quả nặng nề nếu thiếu. Thứ ba, điều chỉnh giọng văn theo từng giai đoạn: lịch sự ở lần đầu, rõ ràng hơn ở lần hai và cứng rắn đúng mức từ lần ba trở đi. Thứ tư, luôn lưu bản gốc có chữ ký xác nhận, vì đây là bằng chứng có giá trị khi tranh chấp xảy ra.
Tuy nhiên, dùng mẫu giấy chỉ là giải pháp tình thế. Khi số lượng khách hàng và đối tác tăng lên, việc theo dõi thủ công sẽ ngày càng dễ sai sót và tốn thời gian. Phần mềm quản lý công nợ giúp anh/chị tự động hóa toàn bộ quy trình theo dõi công nợ, từ ghi nhận phát sinh, cảnh báo đến hạn cho đến tổng hợp báo cáo theo từng khách hàng, tất cả trong một nền tảng duy nhất mà không cần mở thêm bất kỳ file Excel nào.
Anh chị có thể tham khảo phần mềm quản lý công nợ và bán hàng MISA eShop – phần mềm do Tập đoàn MISA phát triển.
