Top 7 phần mềm quản lý công nợ dễ dùng dành cho shop bán lẻ

Kinh doanh luôn đi đôi với công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Việc quản lý công nợ luôn là mối bận tâm lớn của những làm kinh doanh và được giao trọng trách cho những người “tay hòm chìa khóa” uy tín. Bài viết dưới đây, MISA eShop sẽ chia sẻ những kiến thức xoay quanh quản lý công nợ cửa hàng bán lẻ sao cho khoa học, hiệu quả và đúng quy trình.

1. Tại sao quản lý công nợ bằng Excel, sổ sách không còn hiệu quả với shop bán lẻ?

Ghi chép thủ công có thể hiệu quả khi cửa hàng của anh chị chỉ có vài giao dịch nợ mỗi tháng. Nhưng khi quy mô lớn hơn, lượng khách hàng và nhà cung cấp tăng lên, phương pháp thủ công này sẽ bộc lộ ngay những điểm yếu chí mạng:

• Dễ sai sót, nhầm lẫn: Một lần nhập sai số, một lần quên ghi chép có thể dẫn đến việc thu thiếu tiền của khách hoặc trả thừa tiền cho nhà cung cấp, gây thất thoát trực tiếp.
• Mất quá nhiều thời gian: Cuối ngày, cuối tháng, anh chị phải tự cộng trừ, đối chiếu hàng loạt con số. Thời gian đó đáng lẽ nên được dùng để lên chiến lược bán hàng hay chăm sóc khách hàng.
• Khó theo dõi nợ quá hạn: Không có hệ thống cảnh báo tự động, anh chị rất dễ bỏ quên các khoản nợ khó đòi, làm ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh.
• Không thể xem báo cáo tức thì: Muốn biết “Tháng này tổng nợ phải thu là bao nhiêu?” hay “Khách hàng nào đang nợ nhiều nhất?”, anh chị sẽ phải ngồi lọc và tính toán thủ công rất phức tạp.
• Rủi ro mất dữ liệu: Sổ sách có thể bị mất, bị ướt. File Excel có thể bị lỗi, bị virus hoặc vô tình xóa mất. Toàn bộ dữ liệu công nợ có thể bay màu trong tích tắc.

Sử dụng Excel hay sổ sách để quản lý công nợ giống như đi bộ trong khi đối thủ đang đi xe máy. Anh chị vẫn có thể đến đích, nhưng sẽ chậm hơn, mệt mỏi hơn và đầy rủi ro.

2. 5 tiêu chí chọn phần mềm quản lý công nợ cho shop bán lẻ

Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với cửa hàng của anh chị. Để không lãng phí tiền bạc và thời gian, hãy dựa vào 5 tiêu chí cốt lõi sau đây, được đúc kết từ kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn chủ shop:

1. Giao diện phải đơn giản, cho người không biết kế toán:

Chủ shop cần một công cụ nhìn vào là hiểu, thao tác được ngay mà không cần đọc hướng dẫn dài cả trang giấy. Hãy ưu tiên các phần mềm có giao diện trực quan, ngôn ngữ gần gũi với người bán hàng.

2. Phải tích hợp được với quy trình bán hàng:

Phần mềm lý tưởng là phần mềm cho phép ghi nợ ngay trên màn hình bán hàng, tự động trừ vào công nợ khi khách thanh toán. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi phải nhập liệu ở hai nơi khác nhau.

3. Phải có cảnh báo & nhắc nợ tự động:

Đây là tính năng ăn tiền. Thay vì anh chị phải tự nhớ, phần mềm sẽ tự động cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn. Nhiều phần mềm còn cho phép gửi tin nhắn nhắc nợ tự động đến khách hàng qua Zalo/SMS, cực kỳ chuyên nghiệp.

4. Phải có báo cáo công nợ trên điện thoại:

Là một chủ shop năng động, anh chị không thể lúc nào cũng ngồi ở cửa hàng. Một phần mềm tốt phải cho phép xem báo cáo công nợ mọi lúc mọi nơi ngay trên chiếc điện thoại của mình.

5. Phải phân loại được các loại công nợ khác nhau:

Cửa hàng thường có nhiều loại công nợ: công nợ khách mua lẻ, công nợ đại lý/khách sỉ, công nợ nhà cung cấp, công nợ đối tác giao hàng (COD)… Phần mềm quản lý công nợ phải giúp anh chị quản lý tách biệt và rõ ràng các khoản này.

3. Top 7 phần mềm quản lý công nợ được dùng phổ biến cho hộ kinh doanh

3.1. Phần mềm quản lý công nợ MISA eShop 

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần MISA, hơn 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm

Phù hợp với: Chủ shop bán lẻ, cửa hàng tạp hóa, shop thời trang, mỹ phẩm, đại lý phân phối, shop bán hàng đa kênh (online + offline), chuỗi cửa hàng vừa và nhỏ.

MISA eShop là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp công nợ, giúp tự động đồng bộ đơn hàng, theo dõi tình trạng thanh toán và kiểm soát công nợ chi tiết theo từng khách hàng.

Điểm mạnh nhất của MISA eShop nằm ở khả năng xuất hóa đơn điện tử ngay từ máy tính tiền, hỗ trợ nhắc nợ tự động và báo cáo công nợ theo từng khách hàng. Giao diện thân thiện, có thể sử dụng dễ dàng ngay cả với người không rành công nghệ.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý công nợ sàn TMĐT & Đơn vị vận chuyển

Phần mềm tự động tải báo cáo từ sàn về, thống kê chính xác những đơn hàng nào đã giao thành công nhưng sàn chưa thanh toán tiền về ví. Hệ thống sẽ phân loại rõ các khoản đã đến hạn và quá hạn để chủ shop kịp thời khiếu nại.

Kiểm soát chặt chẽ luồng tiền mặt mà shipper đã thu của khách. Phần mềm tự động gạch nợ những vận đơn đã được hãng vận chuyển đối soát chuyển tiền, làm nổi bật những đơn chưa được thanh toán để tránh thất thoát.

• Quản lý công nợ phải thu từ khách hàng và đại lý

Mỗi khách hàng, đại lý có một hồ sơ công nợ riêng biệt. Chủ shop có thể xem toàn bộ lịch sử mua chịu, lần thanh toán gần nhất và số tiền còn nợ hiện tại chỉ với một cú click. Hệ thống tự động cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn, hỗ trợ gửi tin nhắn nhắc nợ đến khách hàng chuyên nghiệp mà không mất thêm thời gian.

• Xuất hóa đơn điện tử ngay từ máy tính tiền

Tích hợp hóa đơn điện tử chuẩn quy định ngay trong quy trình bán hàng không cần chuyển sang phần mềm khác, không cần nhập liệu lại. Đây là điểm khác biệt lớn nhất mà các phần mềm khác chưa làm được. iPos, KiotViet hoặc SAPO đều xuất hóa đơn qua phần mềm thứ 3, không xuất trực tiếp trên phần mềm bán hàng như MISA eShop.

• Tích hợp tốt với phần mềm kế toán, bán hàng, hóa đơn điện tử.

MISA eShop kết nối liền mạch với hệ sinh thái MISA, giúp dữ liệu bán hàng và công nợ được đồng bộ tự động tiết kiệm thời gian đối chiếu cuối kỳ.

Chi phí:

• Miễn phí trọn đời cho hộ kinh doanh doanh thu <= 1 tỷ đồng/năm.
• Miễn phí 3 tháng dùng thử cho hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm. Chi phí những tháng tiếp theo chỉ từ 100.000 đồng/tháng.

Đăng ký dùng thử MISA eShop

3.2. Phần mềm quản lý công nợ KiotViet

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo

Phù hợp với: KiotViet là một trong những phần mềm bán hàng phổ biến, đặc biệt phù hợp với các shop nhỏ, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini. Phần mềm cung cấp tính năng theo dõi công nợ đơn giản nhưng hiệu quả, dễ thao tác cho chủ shop.

Người dùng có thể xem danh sách khách hàng còn nợ, theo dõi thời gian và số tiền cụ thể cần thu, đồng thời phần mềm sẽ hiển thị thông báo nhắc nợ nếu đến hạn. KiotViet cũng hỗ trợ kết nối với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và có thể tích hợp cùng phần mềm kế toán nếu cần. Tuy nhiên, tính năng báo cáo công nợ còn ở mức cơ bản và khó tùy biến sâu theo nhu cầu nâng cao.

Một số tính năng nổi bật:

• Theo dõi công nợ phải thu đơn giản, hiển thị tổng hợp và chi tiết theo từng khách.
• Giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh cho chủ shop không chuyên công nghệ.
• Tích hợp với máy POS, hỗ trợ nhiều thiết bị phần cứng.
• Dễ dùng cho nhân viên, thao tác nhanh trên cả máy tính và điện thoại.

Hạn chế:

• Tính năng báo cáo tài chính và quản lý công nợ chuyên sâu chưa mạnh bằng MISA hoặc Fast.
• Chủ yếu phù hợp cửa hàng bán lẻ, không phù hợp doanh nghiệp lớn.

Giá tham khảo: Từ 250.000 VNĐ/1 chi nhánh/tháng.

3.3. Ứng dụng quản lý công nợ Sapo

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo

Sapo là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh đặc biệt được ưa chuộng trong lĩnh vực thời trang và thương mại điện tử. Phần mềm cung cấp chức năng quản lý công nợ dưới dạng đơn giản, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng (website, Facebook, Shopee…) về một giao diện duy nhất.

Ưu điểm của Sapo là có giao diện hiện đại, vận hành trên cả web và mobile. Chủ shop có thể theo dõi các khoản công nợ đang tồn, phân loại khách hàng trả chậm hoặc đã thanh toán.

Một số tính năng nổi bật:

• Quản lý bán hàng đa kênh, đồng bộ công nợ từ website, Facebook, Shopee.
• Theo dõi công nợ khách hàng cơ bản, hiển thị lịch sử thanh toán.
• Có phiên bản dùng thử miễn phí 7 ngày, phù hợp cho shop mới bắt đầu.

Giá tham khảo: Từ 249.000VNĐ/tháng.

3.4. Phần mềm công nợ Suno 

Nhà cung cấp: Công ty CP CÔNG NGHỆ SUNO

Suno là phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, phù hợp với các hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ. Giao diện dễ hiểu, nhân viên không cần đào tạo nhiều vẫn có thể sử dụng. Mặc dù tính năng công nợ chưa sâu như các phần mềm quản lý công nợ bán hàng khác nhưng với shop quy mô nhỏ, đây là lựa chọn hợp lý.

Một số tính năng nổi bật:

• Tự động ghi nhận và theo dõi công nợ khách hàng sau mỗi giao dịch.
• Quản lý công nợ theo hóa đơn bán hàng, dễ truy xuất và đối chiếu.
• Đồng bộ đơn hàng từ cửa hàng đến sổ công nợ, hỗ trợ nhắc nợ tự động.

Giá tham khảo: Khoảng 220.000 VNĐ/1 cửa hàng/tháng.

3.5. Phần mềm quản lý công nợ Maybanhang.net

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần giải pháp EZ.

Maybanhang.net là một lựa chọn tiết kiệm cho các shop nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh bán lẻ. Phần mềm gọn nhẹ, hỗ trợ in hóa đơn, xuất báo cáo đơn giản và ghi nhận công nợ ngay khi bán hàng. Tuy hạn chế về tính năng nâng cao nhưng đây là giải pháp đủ dùng cho các cửa hàng nhỏ lẻ.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi công nợ khách hàng theo từng giao dịch.
• Tự động cập nhật trạng thái thanh toán, cảnh báo quá hạn.
• Tích hợp bán hàng – công nợ – hóa đơn trong cùng hệ thống

3.6. POS Ebiz – Quản lý bán hàng và công nợ đa kênh

Điểm nổi bật:

• Là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, tích hợp quản lý công nợ, kho, bán hàng, CRM, marketing… trên cùng một nền tảng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính năng đa dạng và chi phí hợp lý (~199.000 ₫/tháng).

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể cần một giải pháp gọn nhẹ, dễ dùng với đủ các chức năng từ bán hàng đến quản lý công nợ, marketing, CRM.

3.7 Ứng dụng quản lý công nợ Sổ Bán Hàng

Các tính năng quản lý công nợ nổi bật của Sổ Bán Hàng:

Ứng dụng cung cấp giao diện ghi nợ tối giản. Người bán có thể ghi nhận nhanh các khoản nợ khách hàng và nợ nhà cung cấp ngay trên điện thoại di động chỉ với vài thao tác chạm, thay thế hoàn toàn sổ tay vật lý.

Gửi tin nhắn nhắc nợ tự động: Đây là tính năng được đánh giá cao của Sổ Bán Hàng. Ứng dụng tích hợp sẵn các mẫu tin nhắn nhắc nợ lịch sự, thân thiện. Chủ shop có thể gửi trực tiếp thông báo nhắc nợ này kèm theo chi tiết đơn hàng qua Zalo, Facebook Messenger hoặc SMS cho khách hàng.

Báo cáo công nợ trực quan: Cung cấp các biểu đồ thống kê cơ bản, giúp người dùng theo dõi nhanh tổng số tiền khách đang nợ, số tiền đã thu hồi và khoản tiền còn phải trả cho mối sỉ.

Đối tượng: Dành cho các cá nhân mới tập tành kinh doanh hoặc mở tiệm nhỏ, quy mô công nợ siêu nhỏ.