Tất tần tật về dịch vụ ship COD mà bạn cần biết

Không có ship COD thì khó chốt đơn, nhưng chấp nhận ship COD lại sợ “bom hàng”, chậm tiền về. Đây có phải là nỗi trăn trở của rất nhiều anh chị khi mới bắt đầu kinh doanh online không ạ? Ship COD, hay giao hàng thu tiền hộ, vừa là “chìa khóa” chốt đơn hiệu quả, vừa là bài toán đau đầu về quản lý rủi ro. Vậy Ship COD là gì, cách tính phí chi tiết của từng đơn vị vận chuyển và đặc biệt là bí quyết đối soát tiền và giảm tỷ lệ hoàn hàng.

1. Ship COD là gì?

Ship COD (Cash On Delivery) – thanh toán khi nhận hàng hay giao hàng thu tiền hộ. Đây là dịch vụ kết nối giao hàng giữa người mua và người bán.

Nói một cách dễ hiểu: khi người mua quyết định mua một mặt hàng nào đó do người bán cung cấp, người bán sẽ thuê một đơn vị vận chuyển giao hàng hóa đến cho người mua. Đơn vị vận chuyển có nhiệm vụ thu tiền của người mua khi giao hàng, sau đó chuyển về cho người bán. Trong trường hợp khách hàng không nhận hàng, đơn vị vận chuyển sẽ hoàn lại hàng hóa đó cho chủ cửa hàng.

Hoạt động ship COD tại Việt nam có rất nhiều tên gọi như: Dịch vụ ship hàng thu tiền hộ, giao hàng nhanh COD, dịch vụ chuyển phát nhanh COD, dịch vụ giao hàng thu tiền…

Ship COD gắn liên với thanh toán COD, vậy thanh toán COD là gì? Người nnhận sẽ phải thanh toán số tiền hàng khi nhận hàng hóa, người gửi hàng sẽ phải trả chi phí vận chuyển và các khoản phí tùy theo loại hàng gửi cod. Quá trình này được gọi là thanh toán COD.

2. Quy trình ship COD

Khách hàng sẽ tiến hành đặt hàng và chọn hình thức ship COD (thanh toán khi nhận hàng). Giai đoạn này chỉ diễn ra hoạt động chốt đơn, chưa tiến hành hành toán.

Khi khách hàng xác nhận địa chỉ, cửa hàng sẽ tiến hành liên hệ với các đơn vị vận chuyển để tiến hành gửi hàng. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị vận chuyển hỗ trợ ship COD, bạn có thể đăng ký trên website hoặc vào app nhà bán hàng để đăng ký dịch vụ ship COD.

Tuy nhiên, để không mất nhiều thời gian đăng nhập trên nhiều app của nhiều đơn vị vận chuyển, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển:

• Giaohangnhanh
• GHTK
• VNPost
• ViettelPost
• Ahamove
• J&TExpress…

Bạn dễ dàng lựa chọn đơn vị vận chuyển có phí ship rẻ nhất. Đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng và giao cho khách, thu hộ tiền COD cho bạn.

Trong trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành hoàn trả đơn hàng 100% cho chủ kinh doanh online.

3. Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ ship COD

Ngày nay dịch vụ ship COD ngày càng trở nên phổ biến. Các công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử và những người tiêu dùng thường xuyên mua hàng online, hầu hết đều sử dụng hình thức ship COD.

3.1. Ưu điểm của dịch vụ ship COD 

• Đối với khách hàng:

Không phải người mua online nào cũng có sử dụng thẻ ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán trực tuyến. Chính vì vậy thanh toán khi nhận hàng sẽ thuận tiện hơn cho những tập khách hàng này.

Hạn chế rủi ro cho người mua: Không phải shop hàng online nào cũng uy tín và đảm bảo được chất lượng như khách hàng mong muốn. Ship COD sẽ tránh được tình trạng chuyển tiền cho chủ shop sau đó bị bùng hàng.

Hơn nữa, khi ship COD, người mua có thể xem hàng trước khi thanh toán và từ chối nhận hàng nếu như sản phẩm nhận được không giống như mong đợi.

Đọc thêm:
>> Phần mềm kết nối vận chuyển- Tự động cập nhật trạng thái giao hàng
>> Nên chọn đơn vị vận chuyển nào ship hàng nhanh, uy tín

• Đối với người bán:

Khi kinh doanh online, khách hàng thường hay hoài nghi về chất lượng của sản phẩm. Dịch vụ ship COD sẽ giúp khách hàng tin tưởng hơn về uy tín của shop, yên tâm mua hàng hơn.

3.2. Nhược điểm của dịch vụ ship COD

Ship COD mang lại khá nhiều rủi ro cho người bán.

• Việc khách hàng thanh toán khi nhận hàng khiến các shop trở nên bị động. Có những trường hợp khách đặt hàng, nhưng khi nhân viên bưu tá đi ship thì lại không liên lạc được với khách, hoặc khách từ chối nhận hàng. Khi đó, hàng bị hoàn lại, shop có khả năng bị mất phí vận chuyển 2 chiều.
• Khi ship COD, việc phải bỏ ra phí hoa hồng cho bên vận chuyển là điều đương nhiên. Đơn hàng thành công thì công ty vận chuyển có thể sẽ giữ tiền hàng của shop từ 3 – 10 ngày mới thanh toán trả cho shop
• Ngoài ra, còn phải kể thêm những tình huống xấu như: bên công ty vận chuyển gửi hàng chậm, thất lạc hàng hóa, hàng hóa bị ảnh hưởng do quá trình vận chuyển,…

Đối với khách hàng, khi đặt mua hàng ship COD nên chọn những shop uy tín, địa chỉ rõ ràng tránh tình trạng lừa đảo mất tiền oan.

4. Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ ship COD 

4.1. Nên chọn những công ty vận chuyển uy tín

Như đã nói ở trên, nếu vô tình chọn phải những đơn vị vận chuyển không uy tín sẽ dẫn đến việc vận chuyển hàng chậm, thất thoát hàng hóa,.. khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, khách hàng thay đổi nhu cầu và từ chối nhận hàng.

4.2. Kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi chuyển

Sẽ mất rất nhiều thời gian khi shop gửi nhầm đồ, không đúng sản phẩm khách hàng yêu cầu, sau đó lại phải chuyển lại. Chưa kể đến việc làm khách hàng khó chịu và có nguy cơ mất khách, shop lại còn phải mất thêm 2 lần chi phí vận chuyển.

Chính vì thế, hãy kiểm tra lại thật kỹ hàng hóa trước khi giao cho bên vận chuyển để tránh sai sót và nhầm lẫn hàng hóa. Nếu hàng hóa có giá trị lớn, bạn nên quay lại quá trình gói hàng và gửi shipper để  bảo vệ quyền lợi nếu có rủi ro bị đánh tráo hàng. 

Đồng thời check trước số điện thoại và địa chỉ khách hàng. Có hai trường hợp:

• Nếu chủ shop lẫn lộn hoặc in nhầm địa chỉ giao hàng thì shipper không thể liên lạc và giao hàng đến đúng địa chỉ chính xác
• Nếu số điện thoại khách hàng có dấu hiệu bom hàng (có thể check ngược trên các app giao hàng) thì bạn có thể không giao hàng cho khách hoặc cần khách hàng đặt cọc trước. Nếu ship COD rủi ro hàng hoàn quay đầu lại rất cao.

5. Thời gian ship COD thông thường là bao nhiêu lâu?

Tùy vào khoảng cách địa lý, đơn vị vận chuyển và gói vận chuyển bạn chọn, cũng như khối lượng và mặt hàng ký gửi mà sẽ có thời gian vận chuyển đến tay khách hàng khác nhau.

5.1. Chia theo khoảng cách địa lý

• Đối với ship hàng COD nội thành: Thường mất từ 2 đến 7 tiếng
• Đối với ship hàng COD ngoại thành: Muộn nhất là 12 tiếng
• Đối với ship hàng COD liên tỉnh trong khu vực: Có thể từ 8h đến 24h
• Đối với ship hàng COD liên tỉnh Bắc – Nam: từ 24 – 28 h.

5.2. Theo các gói dịch vụ

• Đối với ship hàng COD Tiết kiệm: Nhận được trong ngày hoặc hôm sau tùy thuộc vào từng vị trí địa lý.
• Đối với ship hàng COD Qua ngày: Nhận được hàng trong ngày trước 16h. Giao hàng trong ngày tiếp theo.
• Đối với ship hàng COD Giao nhanh: Nhận được hàng trước 12h hàng ngày.
• Đối với ship hàng COD Siêu tốc: Nhận được hàng từ 1- 2 tiếng sau khi thông báo

6. Giá chi phí của dịch vụ ship COD khoảng bao nhiêu?

Giá cước của dịch vụ ship COD là bao nhiêu? Thực tế, không có một mức giá chung cụ thể nào được thống nhất giữa các đơn vị vận chuyển. Mỗi đơn vị, mỗi gói dịch vụ của đơn vị đó, sẽ có những mức chi phí khác nhau. 

Thông thường, mức chi phí khi vận chuyển COD sẽ dựa theo các hình thức vận chuyển sau: Dịch vụ ship COD thông thường, ship COD nội thành, chuyển phát nhanh COD, ship COD liên tỉnh,…

Bạn có thể tra cứu cước phí vận chuyển tại các trang web hoặc nhờ các tư vấn viên của đơn vị vận chuyển giúp đỡ.

Ví dụ, khi bạn muốn tra cứu mức phí vận chuyển của Viettle Post bạn có thể truy cập vào website của Viettle post: sau đó nhập các thông tin cần thiết để tra cứu mức phí vận chuyển mình phải trả.

Chi phí ship COD được tính như thế nào?

Đây là phần quan trọng nhất mà anh/chị cần nắm rõ để tính toán lợi nhuận chính xác. Một đơn hàng ship COD không chỉ có mỗi tiền ship. Nó bao gồm nhiều loại phí khác nhau:

Cước phí vận chuyển cơ bản

Đây là tiền cước vận chuyển hàng hóa từ kho của anh/chị đến tay khách hàng. Phí này phụ thuộc vào:

• Trọng lượng và kích thước của gói hàng.
• Khoảng cách địa lý (nội thành, ngoại thành, liên tỉnh).
• Gói dịch vụ bạn chọn (giao nhanh, giao tiết kiệm, hỏa tốc).

Phí thu hộ (Phí COD)

Đây là khoản phí anh/chị trả cho đơn vị vận chuyển để họ thu tiền hộ.

• Nhiều đơn vị vận chuyển hiện miễn phí thu hộ cho các đơn hàng có giá trị dưới 3 triệu đồng.
• Với các đơn hàng giá trị trên 3 triệu, phí thu hộ thường dao động từ 0.5% – 1% trên tổng số tiền thu hộ.

Phí bảo hiểm hàng hóa (Khai giá)

• Đây là khoản phí không bắt buộc (nhưng MISA khuyến khích nên dùng với hàng giá trị cao) để đảm bảo quyền lợi khi có sự cố.
• Khi sử dụng dịch vụ này, nếu hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng, anh/chị sẽ được đền bù 100% giá trị đã khai báo.
• Mức phí thường là 0.5% – 1% giá trị đơn hàng.

Phí chuyển hoàn 

Khi khách “bom hàng”, anh/chị sẽ phải gánh thêm khoản phí này. Chính sách phí hoàn của các đơn vị rất khác nhau:

• Miễn phí hoàn hàng: Một số đơn vị như Giao Hàng Tiết Kiệm thường có chính sách miễn phí vận chuyển cho chiều trả hàng về.
• Thu 50% cước chiều đi: Một số đơn vị (ví dụ: Viettel Post) sẽ tính phí hoàn bằng 50% cước phí của chiều giao đi.
• Thu 100% cước chiều đi: Một số trường hợp hoặc đơn vị vận chuyển sẽ tính phí hoàn bằng đúng cước chiều đi.

Hãy hỏi thật kỹ chính sách về phí thu hộ và phí chuyển hoàn của từng đơn vị vận chuyển trước khi quyết định hợp tác.

7. Các đơn vị vận chuyển, ship COD uy tín hiện nay?

Khi lựa chọn các đơn vị vận chuyển, bạn có thể tham khảo những địa chỉ uy tín sau: VNpost, Giaohangnhanh, GHTK Viettle post,… Mỗi đơn vị sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng.

• Với VNPost ưu điểm là giá rẻ hơn, có đại lý rộng khắp cả nước nhưng thời gian giao hàng lâu hơn và nếu trục trặc trong quá trình phát hàng quá 2 lần, thì người nhận phải tự đến lấy hàng.
• Giaohangnhanh chiếm ưu thế là vận chuyển hàng nhanh, trong trường hợp hàng hóa hư hỏng có thể nhận được bồi thường. Tuy nhiên cước phí COD khá cao và thời gian chuyển trả tiền COD lâu.
• Giaohangtietkiem có mức giá vận chuyển hấp dẫn cùng nhiều chương trình ưu đãi nhưng chỉ nhận giao hàng trong nội thành Hà Nội, Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh…
• Viettel Post: Uy tín cao, mạng lưới phủ sóng khắp 63 tỉnh thành (bao gồm vùng sâu, vùng xa), dịch vụ COD an toàn.
• J&T Express: Tốc độ giao hàng ổn định, nhiều chương trình ưu đãi phí ship cho shop, có mặt tại nhiều sàn TMĐT.

Đọc thêm: Nên chọn đơn vị vận chuyển nào ship hàng nhanh, uy tín?

Giá ship code của các đơn vị vận chuyển uy tín hiện nay tại việt nam

Giá cước vận chuyển luôn thay đổi tùy thuộc vào chính sách của từng hãng tại mỗi thời điểm. Dưới đây là bảng giá tham khảo để anh/chị có cái nhìn tổng quan:

8. Hướng dẫn quy trình Đối soát tiền COD (Chính xác, không lo thất thoát)

Đối soát tiền COD là khâu cực kỳ quan trọng nhưng nhiều chủ shop lại hay bỏ qua, dẫn đến thất thoát không đáng có. Đây là quá trình anh/chị kiểm tra, so sánh các khoản tiền mà đơn vị vận chuyển trả lại với doanh thu thực tế của mình.

Công thức tính tiền đối soát:

Tiền đối soát nhận về = Tổng tiền thu hộ (COD) – Phí vận chuyển – Phí thu hộ – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có)

Các bước đối soát thủ công:

• Tập hợp dữ liệu: Lấy file đối soát hàng tuần/hàng tháng từ website/app của đơn vị vận chuyển.
• Đối chiếu từng đơn: So sánh mã vận đơn, tiền thu hộ, phí dịch vụ trên file đối soát với sổ bán hàng của anh/chị.

• Xác định sai lệch: Đánh dấu những đơn bị tính sai phí, trả thiếu tiền, hoặc các đơn hoàn chưa được cập nhật.
• Khiếu nại: Liên hệ với đơn vị vận chuyển để xử lý các sai lệch đã phát hiện.

Việc đối soát thủ công rất tốn thời gian và dễ sai sót, đặc biệt khi có hàng trăm đơn hàng mỗi tháng.

9. Cách giảm tỷ lệ hoàn đơn (Bom hàng) khi ship COD

“Bom hàng” là rủi ro không thể tránh khỏi hoàn toàn, nhưng anh/chị hoàn toàn có thể giảm thiểu nó bằng các biện pháp sau:

• Xác nhận đơn hàng cẩn thận: Luôn gọi điện thoại trực tiếp cho khách hàng để xác nhận lại thông tin đơn hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm) trước khi gửi đi. Việc này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa giúp lọc bớt các đơn hàng ảo.
• Thông báo rõ ràng thời gian giao hàng dự kiến: Cho khách biết khoảng thời gian họ sẽ nhận được hàng để họ chủ động sắp xếp.
• Kiểm tra lịch sử khách hàng: Một số phần mềm quản lý bán hàng hoặc các cộng đồng online cho phép kiểm tra số điện thoại của khách hàng có nằm trong “danh sách đen” hay không.
• Yêu cầu đặt cọc trước: Với những đơn hàng có giá trị cao hoặc những khách hàng có lịch sử “bom hàng”, anh/chị nên yêu cầu họ đặt cọc trước một phần (ví dụ: phí ship) để tăng trách nhiệm nhận hàng.
• Đóng gói sản phẩm đẹp và chắc chắn: Một gói hàng chỉn chu sẽ tạo thiện cảm tốt và cho thấy sự chuyên nghiệp của shop.
• Gửi tin nhắn nhắc nhở khi hàng sắp đến: Trước ngày giao hàng 1 ngày, hãy gửi một tin nhắn tự động để khách hàng nhớ về đơn hàng của mình.

Với các cửa hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng MISA eShop,chỉ cần quản lý đơn hàng, các đơn vị vận chuyển, tiền COD trên cùng một hệ thống.

Phần mềm tự động cập nhật trạng thái đơn hàng từ các đơn vị vận chuyển, ghi nhận chi phí và tiền thu hộ. Anh/chị chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể xem báo cáo đối soát chính xác, phát hiện ngay các chênh lệch mà không cần dùng đến Excel.

Anh/Chị có thể trải nghiệm hoàn toàn miễn phí những tính năng hữu ích nhất của phần mềm MISA eShop ngay tại đây:

Trên đây là tất tần tật thông tin giải đáp thắc mắc ship COD là gì mà bạn cần biết, MISA eShop hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình chọn lựa và sử dụng dịch vụ ship COD.